Kelurahan Waioti Kini Memiliki Email Baru: Mahasiswa PPM-UGM Melakukan Pendampingan Pembuatan Email di Kelurahan Waioti

Pada tanggal 30 Januari 2025 Kelurahan Waioti memiliki Email baru. Email baru ini merupakan hasil dari upaya pendampingan KKN-PPM UGM (Kuliah Kerja Nyata - Pembelajaran Pemberdayaan Masyarakat Universitas Gadjah Mada) di Kelurahan Waioti. Kegiatan yang dilakukan dalam pendampingan ini adalah (1) Mensosialisasikan alamat Email dan kata sandi yang telah dibuatkan, (2) Mensosialisasikan cara merubah recovery Email, (3) dan terakhir mensosialisasikan fitur-fitur Gmail sebagai perangkat pembantu penyuratan dan perpindahan dokumen dengan efektif.Upaya pendampingan ini merupakan program lanjutan dari program kerja "Sosialisasi Pendampingan Pengelolaan Arsip di Keluarahan Waioti" yang dilaksanakan oleh saya dan Dihya Ustman Kodaruslan (21) dari Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi. Setelah melaksanakan pendampingan pengelolaan arsip, dari penataan hingga penyusunan berkas menggunakan aplikasi Microsoft Excel, kami mengidentifikasi bahwa Kelurahan Waioti tidak memiliki Email karena Email terdahulu yang dimiliki nya telah hilang.

Dari permasalahan tersebut pendampingan pembuatan Email dilakukan. Jenis Email yang dipilih untuk pendampingan ini adalah Gmail (Google Mail). Gmail adalah layanan email berbasis web gratis yang menyediakan penyimpanan pesan sebesar 15 GB untuk pengguna dan kemampuan untuk mencari pesan tertentu (Hanna,2022). Penyimpanan ini tidak hanya digunakan untuk menyimpan pesan. Akan tetapi, juga dimanfaatkan untuk menyimpan data keluar dan masuknya surat dan dokumen resmi Kelurahan Waioti. Pendataan keluar-masuk surat ini dicapai dengan Gmail dengan cara menggunakan aplikasi web Google Form dan Google Sheets.

Bapak Alwi selaku Lurah Waioti mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada KKN-PPM UGM, telah menata kembali arsip dan membuatkan email resminya. Bapak Alwi mengatakan bahwa beliau telah menunggu lama ada seseorang untuk dapat membantu dalam pengarsipan dan mengembalikan sistem pengarsipan digital yang pernah dimiliki Kelurahan Waioti yang lama ditinggalkan karena pandemi Covid 19. Menurutnya pembuatan Email dan sosialisasi ini dapat menjadi langkah awal mengembalikan masa kejayaan kelurahan Waioti. Dimana semua persuratan dan dokumen tersimpan dan terintegrasikan secara digital dengan baik. Berikut adalah Email barunya Kelurahan Waioti: KelurahanWaioti10@gmail.com.