Timeline untuk mendapatkan beasiswa G2G sudah ditulis lengkap di website kedutaan. Sedangkan untuk U2U, memang sedikit remang-remang.
Hampir semua beasiswa MEXT U2U dimulai pada fall semester (Oktober), oleh karena itu, biasanya pembukaan aplikasi beasiswa dilakukan setahun sebelumnya atau lebih awal, sekitar musim panas akhir (Agustus-September). Deadline pengumpulan dokumen pun beragam, kebanyakan di akhir Desember-Januari tahun berikutnya. Namun tidak pernah saya temui aplikasi beasiswa MEXT U2U yg terbuka sampai Februari, karena Maret adalah batas penominasian mahasiswa dari universitas kepada pihak MEXT.
Biasanya, pihak universitas akan memberitahukan kepada mahasiswa pelamar bahwa mereka telah berhasil dinominasikan kepada MEXT untuk mendapatkan beasiswa yang dimulai Oktober tahun itu. Namun ini bukan berarti mahasiswa telah mendapat beasiswa tersebut, karena pemberitahuan resmi dari MEXT kepada universitas akan dilakukan sekitar akhir Juni-Juli. Pengalaman berbicara bahwa mahasiswa yang dinominasikan lewat jalur U2U memiliki kesempatan yang lebih besar untuk mendapat beasiswa ketimbang nominasi embassy, apalagi bila universitas yang menominasikan adalah universitas ternama.
Satu hal yang tidak kalah pentingnya adalah, setelah dinominasikan oleh universitas, mahasiswa pelamar tidak boleh mengikuti proses seleksi beasiswa MEXT melalui G2G, karena mereka akan langsung didiskualifikasikan.
Pada bulan Juli, pemberitahuan resmi dari MEXT terhadap kandidat yang berhasil lolos seleksi akan dikirim secara langsung melalui email dan surat. Pada saat itulah, kita boleh menghela nafas sedikit, sebelum perjalanan panjang di Jepang dimulai :)
contoh timeline U2U Tokodai (Tokyo Institute of Technology) Integrated Doctoral Program http://www.gakumu.titech.ac.jp/nyusi/igp/a_2012_guide/top_2012a.html
berdasarkan pengalaman saya 2010-2011 kemarin :)
Agustus -- pembukaan pendaftaran beasiswa untuk fall semester tahun berikutnya,
*deadline Desember
September -- mencari profesor yang mau menampung di lab. beliau
*jangan kirim email permohonan ke lebih dari satu prof. sekaligus, karena akan canggung bila dua2nya mau menerima sehingga kita harus menolak salah satunya, lebih baik mengirim kepada satu professor terlebih dulu, tunggu hingga satu minggu, bila tidak ada balasan, kirim email lagi ke professor tersebut sambil mengingatkan bahwa kalian pernah mengirim email sebelumnya dan kalian akan menunggu sehari dua hari lagi, apabila belaiu tidak menjawab email dlm jangka waktu itu, mohon maaf karena akan mencari professor lain
Oktober -- melengkapi dokumen2 persyaratan
*untuk iBT TOEFL alhamdulillah sudah punya dan masih berlaku sehingga tidak perlu lagi tes, bagi yg belum punya, sebaiknya tes dalam jangka waktu 1-2 bulan sebelum deadline, karena hasil skor baru keluar paling cepat 15 hari kerja, dan pendaftaran ditutup seminggu sbelum tanggal yg ditentukan, padahal dalam satu bulan hanya ada satu atau dua kali tanggal tes resmi, intinya: JANGAN DITUNDA2!
*menentukan tanggal wawancara dengan professor
November -- (almost) finishing touch
*wawancara dengan professor berjalan lancar kemudian bisa lanjut dengan mendiskusikan research proposal yg akan ditulis di lembar aplikasi MEXT
*apabila wawancara tidak berhasil, ulangi tahap mencari professor T.T
Desember -- finishing touch, kirim dokumen
*perhatikan deadline! Ingat, pengiriman dokumen melalui EMS membutuhkan setidaknya 3-4 hari kerja, mau pakai yg lebih mahal seperti DHL atau FedEx, paling cepat 2 hari, jadi sebaiknya dokumen PALING LAMBAT dikirim 1 minggu sebelum deadline, dokumen biasanya diberi tracking number, sehingga dapat dilacak keberadaannya
Januari akhir -- rapat penentuan nominee tingkat department
*sensei mengirim email, memberitahu bahwa saya akan dinominasikan oleh universitas TAPI saya harus berjanji untuk tidak melamar graduate school lain lewat jalur MEXT yang lain (G2G) karena begitu MEXT tahu, akan langsung didiskualifikasikan
Maret awal -- Letter of Acceptance dikirim oleh Tokodai lewat surat
*dengan surat ini, apabila saya tidak mendapat beasiswa MEXT sekalipun, saya tetap dapat masuk IDP Tokodai dengan biaya sendiri (- -''')
Juli awal -- email dari International student office masuk, pemberitahuan resmi sebagai penerima beasiswa MEXT lewat university recommendation ^.^v
