Teknologi cloud bukanlah barang baru di dunia IT. Teknologi ini sudah diperkenalkan di publik sejak perusahaan penjualan online, amazon.com memperkenalkan Elastic Compute Cloud pada tahun 2006. Penggunaan teknologi cloud juga sudah memasyarakat. Beberapa raksasa dibidang IT telah menyediakan fasilitas penyimpanan data dalam bentuk cloud dengan gratis. Sebutlah Microsoft dengan Sky drive, Google dengan Google docs, Dropbox, dan masih banyak perusahaan-perusahaan yang namanya jarang terdengar telinga orang awam seperti Rackspace.
Teknologi cloud, atau ada juga yang menyebutnya cloud computing adalah komputasi berbasis internet di mana kelompok besar server terpisah berada dalam sebuah jaringanyang memungkinkan berbagi tugas pengolahan data, penyimpanan data terpusat, dan akses online untuk layanan komputeratau sumber daya. Cloud dapat dikategorikan sebagai milik publik, swasta atau hibrida.Secara singkat dapat dikatakan bahwa teknologi cloud memungkinkan pengguna layanan IT dapat menjalankan sebuah software tanpa meng-install software tersebut di perangkat kerasnya masing-masing. Software yang dijalankan dioperasikan dan berada dibawah tanggung jawab penyedia layanan teknologi cloud.
“Informasi adalah sumber pembelajaran. Tanpa diatur, diolah, dan berada pada orang yang tepat dalam pengambilan keputusan, hal itu adalah beban, bukan manfaat”, kata William Pollard, seorang tokoh spiritual dari Inggris. Salah satu pusat informasi dalam sebuah perusahaan adalah divisi SDM. Divisi SDM, yang seringkali popular dengan sebutan HRD memiliki tanggung jawab cukup besar dalam mengelola informasi tentang perusahaan.
Informasi yang dimiliki HRD berupa data berbentuk dokumen asli (hardcopy) maupun dalam bentuk aplikasi perangkat lunak (softcopy). Semakin melek teknologi suatu perusahaan, segala macam informasi hardcopy akan diolah menjadi softcopy agar mudah diatur. Hal itu tentu juga mengurangi beban biaya yang muncul dari proses administrasidokumen-dokumen hardcopy. Informasi sensitif seperti perjanjian kerja dan perjanjian legal lainnya akan merepotkan apabila tersedia hanya dalam bentuk asli tanpa softcopy, meskipun perjanjian seperti itu juga harus memiliki dokumen asli.
HRIS, singkatan dari Human Resourse Information System adalah solusi yang diambil sebuah perusahaan dalam mengelola dokumen-dokumen perusahaan terkait SDM. Sistem tersebut memungkinkan seorang pengambil keputusan dapat mengakses dokumen-dokumen SDM dengan mudah dan cepat. Bukan hanya pengambil keputusan, seorang karyawan pun bisa juga mengakses informasi tentang dirinya sendiri yang tersimpan dalam sistem tersebut.
Efektivitas dan efisiensi adalah kunci dalam penerapan teknologi di sebuah perusahaan, termasuk HRIS tersebut. Ujung-ujungnya tentu untuk mengurangi biaya. Pihak HRD pun dapat meningkatkan perannya di sebuah perusahaan. Bukan hanya sebagai business support, tapi juga mampu berperan sebagai business partner. Pada level ini, seorang manajer HRD bisa fokus pada manajemen bakat (talent management), tidak lagi banyak sakit kepala dengan urusan administrasi.
Teknologi terus berkembang. Perubahan terus terjadi. Perangkat lunak dalam sebuah HRIS masih membutuhkan proses instalasi ke perangkat keras masing-masing karyawan. Pengelolaan data dan informasi ternyata mengeluarkan biaya tersendiri apabila tidak ditangani dengan baik. Seorang pegawai HRD dituntut untuk menguasai keterampilan dibidang IT untuk mengelola informasi tersebut. Tidak heran apabila dalam sebuah perusahaan, staf divisi HRD ada yang memiliki latar belakang IT. Hal ini tentu menjadi kendala bagi perusahaan kecil dan menengah dimana divisi HRD hanya terdiri dari beberapa orang yang bisa dihitung dengan jari tangan kanan.
Teknologi cloud menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang baru tumbuh dan berkembang namun memiliki visi efektivitas dan efisiensi dengan penggunaan teknologi. Perusahaan-perusahaan raksasa juga tidak kalah berhasrat dalam menerapkan teknologi cloud. Teknologi ini memungkinkan seorang karyawan dapat mengakses data perusahaan kapan saja dan dimana saja asalkan ada koneksi internet. Pernerapan teknologi cloud oleh divisi HRD memungkinkan divisi tersebut tetap dapat berperan sebagai business partner, fokus pada SDM, bukan pada dokumen-dokumen SDM. Tidak perlu merekrut staf HRD dengan latar belakang IT, sehingga jumlah staf di divisi HRD bisa ditekan. Efektivitas dan efisiensi, dua kata itulah yang otomatis didapatkan apabila menerapkan teknologi cloud dalam sebuah perusahaan, terutama divisi HRD.
