Acara tersebut diadakan di depan posko putri kelompok 239 (Dharma Prajna) yang merupakan rumah dari Kepala Dusun Sumberkajar. Para warga sekitar posko dan Karang Taruna pun turut hadir dalam acara tersebut.
Persiapan acara terbilang cukup matang karena para warga dan anggota kelompok 239 telah mulai menyiapkan alat panggang, bahan makanan, bahan minuman dari pagi hari. Bahan makanan terdiri dari ayam, ikan, jagung, sosis, dan dumpling. Sementara bahan minuman adalah sirup marjan, susu kental manis, air, agar-agar, dan buah-buahan seperti melon, semangka, dan mangga.