Saat masih aktif sekolah maupun kuliah, saya kadang mengikuti training yang diselenggarakan oleh sekolah/perguruan tinggi ataupun kakak tingkat. Jenis training bermacam-macam, mulai dari doktrin agama sampai training peningkatan kualitas diri. Biasanya kegiatan ini dilaksanakan diluar jam kuliah. Karena kgiatan semacam ini dianggap masih merupakan ekstra kurikuler, walaupun sekarang kegiatan siswa/mahasiswa sudah masuk dalam kurikulum resmi.
Pada saat mengikuti pelatihan manajemen, saya tertarik pada istilah POAC. Istilah ini merupakan singkatan dari P = programming, O = organizing, A = administrasi dan C = controlling. Dikatakan oleh instruktur maupun pembicara bahwa jika kalian ingin melaksanakan sebuah aktifitas (sendirian maupun berkelompok), dan supaya tujuan dapat dicapai maka gunakanlah rumus POAC.
Programming . Segala sesuatu harus diprogam atau direncanakan. Jangan asal jalan. Dengan perancanaan yang tepat dan terukur, maka sebanarnya Anda sudah menempuh setengah perjalanan.
Organizing. Setelah program ditentukan, segeralah mengatur strategi dan menyiapkan sarana penunjang. Bila kegiatan yang akan ditempuh mengharuskan dengan rekan, maka bagilah tugas dengan kawannya. Pembagian tugas pekerjaan disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki. Dengan demikian pekerjaan tidak berat dipikul sendiri, sebab masing-masing telah memperoleh tugasnya.
Administrasi. Perencanaan dan pengorganisasian saja tidaklah cukup. Perlu ada sebuah sarana untuk menghubungkan dua indikator itu, yaitu administrasi. Pencatatan, adalah kamus yang berisi kesepakatan dalam pembagian tugas. Kegiatan yang memakan waktu lama dan melibatkan banyak orang, catatan menjadi sumber dan alat rujukan dalam setiap langkah.
Controlling. Setelah setapak jalan terlaksana, perlu ada control atau evaluasi agar tapak berikutnya berjalan dengan efektif dan efisien. Sistim control berlaku untuk individual maupun kelompok. Dengan melakukan control secara rutin, diharapkan aktifitas akan berjalan sesuai dengan yang diprogramkan.
Sayang seribu sayang, indicator control masih menjadi anak tiri dari empat kaki sebuah bangunan yang bernama “manajemen peningkatan”.
Kita senang sekali membuat program, membentuk kepanitiaan, membuat planning sampai pada kegiatannya sampai begitu mendetail. Namun begitu aktifitas usia, fungsi control/evaluasi menjadi makhluk hantu yang ditakuti. Mungkin diantara kita paling malas kalau membuat laporan. Kalaupun laporan dibuat, masih sebatas pada kewajiban laporan tertulis, dibaca awalnya dan kesimpulannya terus ditumpuk dengan dokumen yang lain. Saat tahun berikutnya menyelenggarakan lagi, kita buat panitia lagi, program lagi, tak pernah sedikitpun menengok evaluasi kegiatan yang lalu.
