Tujuannya adalah untuk mendapatkan izin dari pemerintah desa untuk mengadakan event di wilayah mereka. Biasanya dilakukan dengan mengajukan proposal event yang mencakup detail seperti tanggal, lokasi, jenis event, dan estimasi jumlah peserta. Perizinan untuk penggunaan tempat, izin keamanan, izin lingkungan (jika diperlukan), dan regulasi terkait lainnya. Jadi, ketika sebuah prganisasi akan mengadakan sebuah acara atau event, PR perlu berkomunikasi dengan pemerintah desa untuk mendapatkan izin penggunaan area / wilayah, izin untuk mengadakan acara di tempat terbuka, serta memastikan keamanan dan ketertiban umum terjamin.
2. Negosiasi dengan Karang Taruna
Melalui pertemuan langsung dengan perwakilan Kartar untuk membahas persyaratan dan biaya yang terkait dengan penggunaan area parkir dan administrasi perizinan. Membahas biaya sewa area parkir, layanan administratif yang diberikan oleh Kartar (seperti pengurusan perizinan dan koordinasi dengan pihak terkait), serta syarat dan ketentuan penggunaan area parkir. Setelah negosiasi, Kartar menawarkan paket yang mencakup area parkir tertentu untuk pengunjung event Anda, serta mengurus semua perizinan terkait seperti izin parkir sementara dan izin lain yang diperlukan dari pihak berwenang.
Yang harus diperhatikan adalah :
- Proposal Event: Persiapkan proposal yang detail dan jelas tentang event yang akan Anda adakan, termasuk manfaat yang akan diperoleh oleh pemerintah desa atau Kartar dari event tersebut.
- Komunikasi Efektif: Jaga komunikasi yang baik dengan pihak-pihak terkait selama proses negosiasi untuk memastikan semua detail terkait izin dan biaya sudah tercakup dengan jelas.
- Kesepakatan Tertulis: Setelah negosiasi selesai, pastikan untuk memiliki kesepakatan tertulis yang mencakup semua persyaratan, biaya, dan jangka waktu penggunaan tempat atau area parkir.
Dengan prosedur yang sistematis dan persiapan yang matang, sebuah organisasi dapat meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan persetujuan dan izin yang diperlukan untuk mengadakan event dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
