Tahapan pertama yaitu perencanaan dan pembuatan bot Layanan MINTO. Pada tahap ini, tim mahasiswa melakukan rapat bersama pihak administrasi desa dan membahas mengenai perencanaan pembuatan bot MINTO. Dalam rapat tersebut tim mahasiswa mengusulkan aplikasi bot Administrasi Tunjungtirto (MINTO) yaitu aplikasi pengajuan pembuatan surat secara online untuk warga Desa Tunjungtirto. Media yang digunakan adalah Aplikasi Telegram. Dalam pembuatan layanan tersebut tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang bekerja sama dengan tim PMM dari Universitas Muhammadiyah Malang.
Setelah rencana pembuatan Layanan MINTO disetujui oleh pihak desa, selanjutnya tim mahasiswa memasuki tahap perancangan dan pembuatan Layanan MINTO. Dalam pelaksanaan pembuatan Layanan MINTO, mahasiswa membagi tugasnya ke dalam 2 bagian.
Tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang bertugas untuk merancang aplikasi bot telegram, sedangkan tim PMM Universitas Muhammadiyah Malang bertugas untuk membuat sistem pemrograman berbasis Google form dan Spreadsheet yang nantinya akan dihubungkan dengan bot telegram yang telah dirancang oleh mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang. Dalam proses pembuatan bot MINTO ini, ada beberapa tahap yang dilakukan oleh mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang yaitu sebagai berikut:
- Pertama, tim mahasiswa masuk ke Aplikasi Telegram.
- Setelah masuk ke Telegram, dilanjutkan dengan masuk ke father bot Aplikasi Telegram untuk pembuatan bot baru.
- Di dalam father bot selanjutnya memilih option “buat bot baru”
- Setelah memilih option bot baru, langkah selanjutnya yaitu mendesain tampilan dari isi bot ketika membuka Layanan MINTO yang meliputi biografi bot, nama bot , dan tampilan awal bot Telegram.
- Setelah desain awal Layanan MINTO selesai dibuat, selanjutnya menyusun isi dari bot Telegram tersebut. Isi bot terdiri dari daftar jenis surat yang akan dicantumkan di Layanan MINTO, persyaratan untuk mengajukan surat, dan tautan Google form yang sebelumnya telah dibuat oleh tim PMM Universitas Muhammadiyah Malang.
Setelah prototype Layanan MINTO selesai dibuat, selanjutnya tim mahasiswa mempresentasikan prototype tersebut kepada seluruh perangkat desa. Setelah mendapatkan masukan dari kepala desa dan jajarannya, selanjutnya tim mahasiswa melakukan revisi pada prototype.
Setelah aplikasi MINTO selesai direvisi, tahap selanjutnya dilakukan proses demonstrasi akhir dari penggunaan Layanan MINTO dihadapan kepala desa dan seluruh jajarannya.
Dari revisi tersebut, pihak desa kemudian menyetujui Layanan MINTO yang telah dibuat dan direvisi. Selanjutnya tim mahasiswa mulai memberikan pelatihan kepada perangkat desa tentang proses penggunaan aplikasi MINTO tersebut.
Tahap selanjutnya adalah sosialisasi Layanan MINTO yang dihadiri ketua dari setiap RW di Desa Tunjungtirto. Sosialisasi ini telah dilaksanakan pada Sabtu (8/10/2022) di Bumdes Maju Bersama. Dalam sosialisasi ini dilakukan pengenalan Layanan MINTO serta petunjuk penggunaannya, yaitu sebagai berikut:
- Buka aplikasi “Telegram” di smartphone.
- Ketik “MINTO (Admin Tunjungtirto)” pada pojok kanan atas layar.
- Klik “MINTO (Administrasi Tunjungtirto) pada tampilan berikon lambang Desa Tunjungtirto.
- Klik start atau mulai.
- Pilih dan klik jenis surat yang ingin dibuat.
- Persiapkan dokumen persyaratan yang dibutuhkan, kemudian klik link Google form yang telah tersedia.
- Masuk dengan email yang Anda miliki, kemudian masukkan data dan dokumen persyaratan sesuai arahan.
- Setelah semua data yang diperlukan terisi, klik tombol submit atau kirim.
- Data permohonan surat akan diverifikasi oleh admin. Lebih lanjut, surat yang telah resmi dikeluarkan dapat diterima melalui email maupun diambil langsung di kantor desa pada pukul 08.00-15.00 WIB di hari kerja.
Adapun selama dalam proses kegiatan, terjadi beberapa hambatan seperti tim mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang yang bertugas saat ini tidak satupun memiliki spesialisasi pada bidang teknologi maupun pengembangan aplikasi. Hal ini tentunya menjadi kesulitan tersendiri saat pelaksanaan kegiatan. Selain itu, aparatur dan sebagian besar masyarakat di Desa Tunjungtirto yang awam dengan digitalisasi.
Adapun upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang ada yaitu dengan adanya kolaborasi bersama pihak lain yang membantu kelancaran kegiatan. Dalam hal ini mahasiswa MBKM-MD Universitas Negeri Malang berkolaborasi dengan pihak PMM UMM dan Aparatur Desa Tunjungtirto dalam pengembangan layanan, melaksanakan sosialisasi Layanan MINTO kepada Aparatur Desa Tunjungtirto, dan mengenalkan cara penggunaan Layanan MINTO kepada masyarakat Desa Tunjungtirto.
Dengan hadirnya Layanan MINTO, diharapkan dapat membawa manfaat bagi seluruh masyarakat Desa Tunjungtirto. Layanan yang bebasis online yang artinya dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih dalam jam kerja kantor Desa Tunjungtirto.
