Pengelolaan Arsip di Desa Pandanrejo yang Dilakukan Oleh Mahasiswa KKN UM 2021

Anggota Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Negeri Malang (UM) di Desa Pandanrejo melangsungkan kegiatan Program Kerja yang salah satunya yaitu Pengelolaan Arsip. Pengelolaan arsip yang dimaksud yaitu penataan file berupa data yang masih dalam buku atau berupa print out yang kondisinya acak dan tidak menurut jenis dan tahun pengeluaran.

Maka dari itu Tim KKN UM melakukan penataan ulang arsip di Balai Desa Pandanrejo dengan bimbingan oleh Ibu Dr. Siti Mas’ula, M.Pd. sebagai Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) KKN UM Desa Pandanrejo.  Tercatat file tahun 1985 hingga 2020 dalam keadaan acak namun ada yang sudah menurut jenis dan tahun pembuatan. Dengan banyaknya file arsip yang berada di Balai Desa Pandanrejo, maka Tim KKN UM membutuhkan waktu yang cukup lama , pengelolaan arsip dilaksanakan selama kurang lebih 2 minggu, dimulai pertengahan bulan juni 2021 hingga akhir bulan juni 2021 pelaksanaan pengelolaan, yaitu tanggal 15 Juni - 29 Juni 2021. Pengelolaan dilaksanakan setiap hari kerja dimulai dari pukul 09.00 hingga 15.00. Kegiatan yang ditempuh memerlukan waktu yang cukup lama mengingat file yang disusun cukup banyak. Pengelolaan arsip ini ditujukan untuk memudahkan pencarian data, mengantisipasi kehilangan dokumen/file,mendukung keberhasilan organisasi dan apabila diperlukan data lama dapat dicari atau digunakan kembali.

proses pengelolaan penataan arsip

Pengelolaan arsip di Desan Pandanrejo bukan tanpa hambatan, Tim KKN UM sempat kebingungan dengan penempatan file arsip yang sudah ditata, namun Balai Desa Pandanrejo mengatakan bahwa almari atau tempat penyimpanan arsip masih dalam proses pengajuan di pusat jadi harus sedikit menunggu lebih lama, dan saat ini file arsip yang sudah ditata dan diurutkan ditempatkan di kardus dan diletakkan di ruang arsip desa.

hasil pengelolaan arsip yang telah dipilah