Di tengah pesatnya perkembangan dunia informasi dan teknologi saat ini, maka semakin berkembang pula kesadaran masyarakat luas akan pentingnya penggunaan teknologi di dalam berbagai bidang kehidupan. Masyarakat kini cenderung berpikir pragmatis, dengan penekanan bahwa kesesuaian fungsi suatu teknologi haruslah mempunyai nilai bagi efektifitas dan efisiensi segala urusan.
Berkaitan dengan hal tersebut, masyarakat memiliki persepsinya masing-masing tentang hal yang perlu ditingkatkan maupun dirubah dalam sistem manajemen terkait dengan hajat hidup orang banyak. Salah satunya adalah kegiatan perdagangan atau bisnis. Dalam kegiatan tersebut, tentunya dikelola oleh berbagai macam subjek, baik perseorangan maupun diwadahi oleh suatu perusahaan. Bagi perseorangan, urusan bisnis yang dikelola sendiri akan menjadi lebih efektif dan efisien apabila mampu ditangani dengan baik secara seorang diri maupun setidaknya dibantu oleh sedikit orang, maksimal dua atau tiga orang. Tetapi di dalam sebuah perusahaan yang memiliki banyak sekali individu dengan berbagai karakter dan kemampuan yang berbeda, maka perlu ada suatu manajemen khusus dalam pengelolaan sumber daya manusia tersebut.
Pengelolaan ini erat kaitannya dengan apa yang disebut sebagai Sumber Daya Manusia atau Human Resource dalam bahasa inggrisnya. Manajemen sumber daya manusia ini dimaksudkan untuk mengelola sebaik mungkin berbagai individu yang ada di dalam perusahaan untuk dapat bekerja sebaik dan semaksimal mungkin. Sehingga, Human Resource yang terwadahi dalam HR Division di tiap-tiap perusahaan, memiliki tugas berat dalam pengelolaan sumber daya manusia ini. Tugas tersebut, selain harus memilih individu seperti apa yang akan dipekerjakan dalam suatu perusahaan, HRD juga harus memikirkan langkah-langkah ke depan untuk mengembangkan kemampuan dari individu tersebut sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya di dalam perusahaan. Selain itu, HRD sendiri memiliki tugas untuk memberikan reward and punishment sesuai dengan prestasi kinerja ataupun pelanggaran yang dilakukan oleh tiap individu sesuai perannya sebagai karyawan atau employee.
Tentunya penanganan yang sangat kompleks dan selalu berkesinambungan ini sulit dilakukan apabila tidak diiringi dengan profesionalisme para ahli HR di dalamnya. Oleh karenanya, diperlukan pula suatu dukungan bagi para HR dalam menjalankan tugasnya agar lebih optimal, sehingga berdampak baik pula bagi keberlangsungan suatu perusahaan untuk menjalankan bisnisnya yang menyangkut hajat hidup orang banyak tersebut. Terkait dengan pesatnya perkembangan informasi dan teknologi sesuai dengan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka sangat memungkinkan untuk melakukan integrasi ataupun “persilangan” antara dua ilmu pengetahuan yang secara kasat berbeda “jalur” menjadi suatu ilmu baru yang dapat membantu mengatasi stagnasi, bahkan degradasi, yang terjadi dalam pengelolaan berbagai urusan manusia secara manual atau full man power.
Kenyataan yang terjadi saat ini, sebagai pengerucutan dari berbagai penjelasan sebelumnya, adalah secara konkret berlaku bagi pengelolaan sumber manusia atau HR. HR sendiri tidak mungkin dikelola secara penuh dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang kita tahu bersama memiliki keterbatasan dalam menjalankan tugasnya. Sumber daya manusia yang direpresentasikan dalam individu yang menjalankan tugasnya di HR Division perlu didukung oleh suatu system terkini yang mampu memberikan dorongan untuk efektifitas dan efisiensi bagi kinerjanya.
Maka, lahirlah suatu sistem baru bernama Human Resource Information System atau HRIS yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Sistem ini, atau dapat juga dikatakan sebagai bidang ilmu pengetahuan yang baru, adalah suatu persilangan antara bidang keilmuan Human Resource dengan Information System yang merupakan hasil dari pengembangan informasi dan teknologi dengan berbasis pada modernisasi yang aktual.
Kehadiran HRIS sendiri dimanfaatkan untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan dalam bentuk pegawai. Implikasi HRIS dalam mendukung kinerja dari HR Division dapat terlihat dari semakin banyaknya modul yang dikembangkan dari HRIS untuk mengelola sumber daya manusia yang ada beserta alat pendukungnya. Sifat efektif yang dapat dilihat dari penggunaan HRIS adalah semakin meningkatnya kualitas sumber daya manusia yang direkrut oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan ketelitian dalam memilih sumber daya manusia yang ada, tersedia manajemen seleksinya di HRIS sehingga dapat mengurangi alfa atau kesalahan ketika mengadakan sistem rekrutmen. Selain itu, ketelitian dalam soal penghitungan gaji maupun kehadiran dari pegawai sendiri dapat dilihat dengan tidak dapat dimanipulasi berbagai situasi yang direkayasa baik sengaja maupun tidak.
Kemudian efisiensi yang terlihat dari HRIS ini adalah ketepatan dalam penyesuaian kondisi pegawai, baik keperluan untuk pengembangan selanjutnya bagi karier pegawai tersebut, maupun ketepatan dalam hal manajemen kualitas dan kuantitas pegawai itu sendiri. Kualitas yang dimaksud adalah cara perusahaan menilai kemampuan pegawai yang dilatarbelakangi oleh banyak hal, baik bakat maupun minat secara pribadi untuk bekerja di perusahaan tersebut, maupun latar belakang pendidikan dari pegawai yang bersangkutan. Sehingga untuk menempatkan orang yang berkualitas di suatu bidang pekerjaan, perlu mempertimbangkan berbagai aspek yang ada. Untuk itu diperlukan sistem rekrutmen yang tepat bagi seleksi calon pegawai.
Sedangkan dari segi kuantitas, perusahaan perlu mengakumulasi kuota atau alokasi individu dengan jumlah yang tepat agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan secara kuantitas. Perlu ada perhitungan yang pas untuk melaksanakan rekrutmen, diantaranya kesesuaian individu yang direkrut menjadi pegawai dengan jabatan atau tugas yang kelak akan diemban. Penyesuaian tersebut tentunya tidak dapat dilakukan penuh secara manual, karena factor ketelitian manusia yang terbatas. Oleh karenanya, dukungan HRIS dalam menyediakan penghitungan yang tepat bagi penentuan jumlah pegawai adalah hal yang mendasari penggunaan HRIS di masa kini dan masa yang akan dating.
Ke depan, penggunaan HRIS akan terus dikembangkan, terutama karena berbagai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat membutuhkan inovasi yang kreatif serta kritis dalam menghadapi kehidupan yang sangat dinamis. Sangat dimungkinkan HRIS ini menjadi suatu tren baru dalam membuat “afiliasi” antar satu ilmu pengetahuan dengan ilmu pengetahuan yang lainnya. Bahkan berbagai pengalaman yang tentunya belum tentu diakui sebagai ilmu pengetahuan, dapat disumbangkan secara massif bagi perkembangan HRIS ini.
Setelah efektifitas dan efisiensi yang dapat dicapai oleh HRIS dijelaskan, maka akan menjadi indikasi baru bagi pentingnya HRIS bagi dukungan “berharga” untuk perusahaan. Pengembangan kemampuan karyawan menjadi skala prioritas apabila ingin meningkatkan mutu sumber daya manusia di suatu perusahaan, yang imbasnya akan menjaga keberlangsungan perusahaan itu sendiri. Perusahaan harus memikirkan langkah yang tepat untuk menjamin sumber daya manusia yang ada di dalamnya dapat terus berkarya untuk kemajuan perusahaan itu sendiri. Tidak akan mungkin didapat individu yang berkualitas, apabila terhenti begitu saja kemampuan yang dimiliki pegawai perusahaan tanpa adanya peningkatan kualitas yang ada. Dengan hadirnya HRIS, tidak ada alasan lain bagi perusahaan untuk melakukan manajemen secara total kepada setiap individu agar dapat mengembangkan kualitas kemampuannya masing-masing.
