Strategi E-Procurement di University of California

University of California (UC) menggunakan KPMG Consulting untuk melakukan penilaian keuntungan dan kemungkinan penggunaan e-pembelian secara luas di UC, termasuk di seluruh kampus, laboratorium nasional dan pusat medis. Pada waktu itu UC mempunyai beberapa 8 kampus yaitu di Los Angeles, Santa Barbara, Santa Cruz, Irvine, Davis, San Diego, Riverside, dan Berkeley sedangkan 2 pusat medis berada di San Diego dan 2 laboratorium nasional berada di Lawrence dan Livermore. Kampus di Los Angeles mempunyai mahasiswa kurang lebih sejumlah 10.100 graduate, Santa Barbara mempunyai 14.100 graduate, Santa Cruz 8.600 mempunyai graduate, Irvine mempunyai 10.800 graduate, Davis mempunyai 11.400 graduate, San Diego mempunyai mahasiswa graduate sebanyak 11.500 orang, di Riverside sebanyak 7.600 orang, dan di Berkeley sebanyak 8.300 graduate.

Atas dasar penunjukan ini, KPMG melakukan studi kelayakan dan usulan-usulan yang diselesaikan pada tanggal 29 Juni 2001. Hasil dari studi kelayakan tersebut disampaikan sebagai laporan terakhir kepada University of California Office of the President dengan judul ‘System Wide E-Procurement Assessment and Strategy Recommendation’.

Dalam penelitian dan pengumpulan informasi yang dijalankan selama proyek, dapat diperoleh gambaran umum mengenai lingkungan dan sistem yang sedang digunakan oleh lingkungan UC. Untuk itu akan disampaikan mengenai hal ini, yaitu

1)pengeluaran dan komoditas,

Dari jumlah pembelian dalam sistem UC sebesar $ 2.8 miliar, pengeluaran dari masing-masing institusi UC berkisar antara $ 38 juta sampai $ 670 juta. Barang yang dibeli sangat bervariasi, termasuk jasa. Meskipun ada beberapa jenis barang yang sangat spesifik seperti barang-barang farmasi, tetapi cukup banyak barang yang sama yang dibeli oleh berbagai kampus dan laboratorium.

2)sumber pembelian dan kontrak pembelian,

Metoda strategic sourcing digunakan di seluruh jajaran UC dan mereka memang membedakan strategic sourcing dengan transactional sourcing. Namun karena UC dianggap perlu sensitif dan memperhatikan juga pedagang kecil, maka usaha untuk mengecilkan dan membatasi jumlah pemasok tidak sepenuhnya dapat dijalankan. Tantangannya ialah bagaimana mencari keseimbangan antara mengendalikan jumlah pemasok yang terbatas dan memberikan kesempatan cukup pada golongan usaha lemah dan kurang beruntung. Usaha bersama antara pimpinan UC dan bagian pembelian telah berhasil meluncurkan progam khusus untuk golongan yang disebutkan terakhir ini, yaitu yang dinamakan Planned Purchasing Program (PPP), yang menghasilkan 140 kontrak yang digunakan untuk seluruh UC . Pembelian dengan PPP ini mencakup nilai sebesar antara 3%-38%, dimana pembelian oleh kampus lebih banyak menggunakan program ini dibandingkan dengan pembelian oleh laboratorium. Pembelian melalui koperasi juga dilakukan di UC namun jumlahnya tidak cukup besar.

3)metoda pembelian,

Pada dasarnya metoda pembelian di UC adalah secara sentral, khususnya menyangkut HVP. Sedangkan pembelian LVP dilakukan secara lokal. Oleh karena itu pusat pembelian UC sangat sibuk dengan negosiasi mengenai barang-barang penting. Para pemakai barang menggunakan prosedur permintaan pembelian apabila menginginkan pembelian barang HVP. Penggunaan P-card sangat populier di gunakan di seluruh institusi UC dan tidak hanya terbatas pada pembelian

dibawah $ 2.500. Tahun 2000, pembelian dengan menggunakan P-card mencapai $ 113 juta, yang merupakan 4% dari seluruh harga pembelian. UC memiliki beberapa gudang untuk melayani para pemakai barang. Blanket purchase order juga banyak digunakan khususnya untuk pembelian dengan program PPP. Pembelian lokal untuk barang-barang LVP dilakukan dengan cukup fleksibel, yaitu dapat dengan pembelian langsung, dapat secara lisan dan dapat pula dengan menggunakan internet.

4)pedoman proses dan kebutuhan,

Pedoman akuntansi untuk pembayaran meskipun ada, tetapi cukup bervariasi di lingkungan UC. Pembayaran hanya dilakukan apabila telah ada konfirmasi bahwa barang sudah diterima. Beberapa institusi telah melaksanakan konfirmasi mengenai penerimaan ini secara online, beberapa masih belum. Agaknya masih diperlukan proses yang terintegrasi mengenai penerimaan ini dalam sistem pembelian secara keseluruhan. Dalam usaha untuk memperlancar proses pembelian, banyak kampus telah berusaha mengurangi jumlah persetujuan yang diperlukan untuk melakukan pembelian. Pembelian dengan tanpa menggunakan P-Card memerlukan waktu otorisasi antara 1,5 hari sampai 24,6 hari, tergantung besarnya nilai pembelian. Makin besar nilai pembelian, makin lama waktu persetujuannya.

5)teknologi dan tingkat otomatisasi pembelian.

UC telah menggunakan solusi otomatis untuk mendukung kelancaran proses pembelian. Misalnya, kampus dan laboratorium menggunakan kurang lebih 10% - 20% dari jumlah surat pesanannya kepada pemasok secara elektronik. Bahkan di salah satu pusat medis, angka ini telah mencapai 50%.

konsultan memberikan beberapa rekomendasi sebagai alternative mengenai arsitektur dan solusi e-procurement yang dapat dipilih oleh manajemen. Disamping dikemukakan penjelasan teknis dan arsitektur yang logis, dikemukakan juga hal-hal yang bersifat operasional dan manajemen. Garis besar dari rekomendasi 124 ini menyarankan solusi yang cocok untuk kebutuhan dan model usaha yang khas yang dilakukan ole sistem UC. Pilihan yang diberikan di dalamnya termasuk :

• Cetak biru lingkungan dan komponen arsitektur.

Ini dipengaruhi oleh kebutuhan dan proses bisnis di antara kampus, laboratorium dan pusat medis. Perbedaan-perbedaan yang begitu besar menuntuk pengembangan arsitektur yang fleksibel, namun tetap diusahakan agar potensi keuntungan dari penggunaan e-procurement tetap dapat diperoleh. Sistem UC terdiri dari institusi yang sangat banyak yang masing-masing mempunyai kebutuhan implementasi yang unik. Oleh karena itu sistem yang direkomendasikan

terdiri dari 2 tingkat usaha implementasi. Tingkat pertama termasuk elemen umum dari suatu arsitektur. Tingkat kedua termasuk kebutuhan implementasi khusus yang dibutuhkan oleh masing-masing institut.

• Strategi katalog.

e-Catalog adalah hal yang dianggap paling kritis dalam e-procurement yang memberikan pengaruh secara maksimal pada seluruh sistem. e-Catalog berdasarkan internet dibutuhkan oleh pengguna barang secara langsung. Dengan pedoman yang jelas e-Catalog akan memberikan keleluasaan dan fleksibilitas untuk para pengguna atau pemakai barang, sehingga memungkinkan pembelian yang cepat dan terkonsolidasi.

• Strategi manajemen yang berkaitan dengan isi katalog.

Melalui sistem e-Catalog yang baik, dengan mudah, cepat dan akurat pengguna barang dapat menseleksi dan memesan barang. Barang-barang yang ada di catalog telah ditentukan harga dan waktu penyerahannya melalui perundingan dan negosiasi sebelumnya.

• Hal-hal yang masuk dalam e-procurement UC.

• Memicu fungsi yang terkait.

Estimasi biaya dan potensi keuntungan

Beberapa alternative pembiayaan program e-procurement disampaikan, karena pembiayaan merupakan hal yang sangat penting dan sangat menentukan dalam menjalankan suatu proyek apalagi proyek besar. Biaya yang perlu dikeluarkan dan keuntungan yang mungkin diperoleh sangat berbeda dari kampus satu ke kampus lain. Jadi ada 3 hal yang akan dibicarakan di sini yaitu :

• Perkiraan biaya.

• Potensi Keuntungan.

Disamping memberikan proyeksi biaya selama lima tahun, konsultan juga membuat kalkulasi proyeksi penghematan dan potensi kenaikan pendapatan selama kurun 131 waktu yang sama, sehingga diperoleh jumlah penghematan untuk lima tahun. Perhitungan didasarkan atas perhitungan 5 kampus, yang merupakan tempat di mana proyek e-procurement akan didahulukan.

• Model dan alternatif pembiayaan.

Setiap organisasi tentu akan mengalami kesulitan dalam mencari dan menentukan pembiayaan suatu proyek seperti e-procurement ini. Dengan perkembangan yang begitu cepat dalam bidang e-procurement, agaknya cara pembiayaan yang ditawarkan oleh perusahaan penjual 132 perangkat lunak dan perangkat keras. Ada 3 sumber pembiayaan yang dapat digunakan untuk maksud ini, yaitu perusahaan sendiri yang akan menggunakan sistem e-procurement, perusahaan perangkat lunak atau pihak ke tiga.

Pertimbangan-pertimbangan implementasi

Faktor yang mempengaruhi berhasil tidaknya penggunaan e-procurement ini sangat tergantung pula pada kesediaan pemakai untuk menggunakan. Teknologi itu sendiri bukan jaminan suksesnya suatu proyek. Dalam hal UC, beberapa kebiasaan lama dan prosedur lama harus dirubah, dengan tujuan utama demi kepentingan UC.

Rencana Implementasi

Rencana yang disarankan mempertimbangkan juga sektor publik, best practice di perguruan tinggi yang menggunakan e-procurement. 135 Rencana harus jelas, berbeda (distinct), berjangka pendek dan berjangka panjang. Disamping itu, beberapa asumsi sebagai berikut ikut dipertimbangkan.

• Arsitektur mengenai sistem keseluruhan sudah ditentukan secara final.

• Model pembiayaan yang digunakan sudah ditentukan.

• Anggaran implementasi sudah disetujui dan disiapkan.

• Mitra implementasi, kalau ada, harus sudah ada gambaran.

• Mitra implementasi akan diikutsertakan dalam setiap langkah implementasi proyek.

• Fokus utama pada Tingkat-1 adalah fungsi e-catalog sedangkan solisitasi merupakan fokus utama pada Tingkat-2.

Berdasarkan pertimbangan dan asumsi di atas, konsultan mengusulkan 5 tahan implementasi yang sungguh berbeda. Lima tahap ini meliputi

1) fokus dan merencanakan,

2) membuat desain perincian solusi,

3) membangun dan mentest,

4) penyebaran, dan

5) perbaikan.

KETERANGAN

Strategi e-procurement dalam universitas ini menggunakan system tender dimana digunakan untuk mendapatkan barang-barang yang mereka perlukan.