ADM dan Cetak Adminduk Sendiri, Inovasi Layanan Dukcapil di Masa Pandemi

Oleh: Reza Fahlevi -- Direktur Eksekutif The Jakarta Institute

HAMPIR satu dasawarsa yang lalu, seorang kepala daerah di sebuah kota di Jawa Tengah menjadi sorotan atas berbagai inovasi dan gebrakannya.
Salah satu terobosan yang dilakukan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi ialah pelayanan pembuatan KTP (saat itu belum berlaku KTP elektronik).

"Saya optimis birokrasi kita masih bisa diperbaiki. Birokrat kita itu pintar- pintar kok, cuma manajemennya saja yang tidak benar," demikian dikatakan sang Walikota yang menjadi pembicaraan media-media nasional saat itu dalam sebuah kesempatan diskusi nasional di Kampus UI Depok, (8/12/2011) silam.

Ya, Kepala Daerah produk sukses Pilkada langsung tahun 2005 itu bernama Joko Widodo. Pria asal Solo yang saat ini menjadi orang nomor satu di Republik ini tengah menjalani periode keduanya sebagai Presiden. Saat menjadi Walikota Solo di tahun 2011, ia bercerita bagaimana membersihkan rumitnya birokrasi di Solo.

Dulu, kata Jokowi yang masih menjabat Walikota Solo, untuk membuat KTP dibutuhkan satu sampai empat minggu. Itu pun tergantung berapa besar 'amplop' yang diserahkan.

"Saya tanya kepada programmer, berapa waktu tercepat membuat KTP. Dia jawab delapan menit. Dan saya tetapkan pengurusan KTP di Solo harus selesai dalam waktu satu jam," ujarnya saat menjadi orang nomor satu di Solo untuk periode keduanya.

Rencana tersebut sempat ditentang beberapa lurah dan camat. Mereka mangatakan bahwa waktu satu jam untuk membuat KTP itu mustahil tercapai.

"Berniat saja mereka tidak mau, besoknya saya copot semua lurah dan camat itu," tegas Jokowi sembilan tahun silam.

Baru tujuh tahun kemudian sejak Jokowi telah membuat pembuatan KTP di Solo tak lebih dari satu jam, tepatnya tahun 2018, terbit Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 19 Tahun 2018 tentang Peningkatan Kualitas Layanan Administrasi Kependudukan dan peraturan Presiden (Perpres) Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil yang telah membuat Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) tak perlu lagi surat keterangan RT/RW dan Kepala Desa/Lurah. Di tahun 2018 itu pula, Presiden Jokowi meminta pelayanan pembuatan KTP elektronik paling lama satu jam.

Sejak itu, pelayanan Dukcapil di seluruh Indonesia mulai berbenah. Yang sebelumnya dilakukan secara manual dan bisa berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun tidak jadi, sekarang pembuatan KTP El bahkan sudah bisa dicetak di mesin bernama Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM) yang harapannya bisa mencetak administrasi kependudukan (Adminduk) semudah bertransaksi di ATM. Lebih hebatnya lagi, sekarang masyarakat bisa mencetak sendiri di rumah.

Semangat Dukcapil Kemendagri untuk berinovasi dalam memberikan yang terbaik dalam urusan pelayanan publik di masa pandemi Covid-19 ini, direspon dengan mewujudkan digitalisasi pelayanan Adminduk yang terus bergerak maju. 

Bermula dari Dukcapil Go Digital dengan meluncurkan tanda tangan elektronik (TTE) pada tanggal 8 Februari 2020, Direktorat Jenderal Dukcapil Kemendagri tak bosan mengajak jajarannya untuk berlari--malah terkadang melompat--mengembangkan pelayanan Adminduk online sebagai pengganti layanan manual tatap muka yang banyak terkendala di masa pandemi Covid-19 yang belum mereda ini.

Menurut Dirjen Dukcapil Zudan Arif Fakrulloh Selasa (7/7/2020), di era digital seperti sekarang ini, semua urusan sebaiknya bisa diurus dari genggaman tangan. Kehadiran teknologi membuat segala hal jadi lebih mudah, murah, dan cepat karena tak lagi terhalang ruang dan waktu. Cukup menyentuh layar smartphone, urusan bisa dikerjakan dan diselesaikan dengan mudah.

Momentum itulah yang dimanfaatkan Ditjen Dukcapil Kemendagri dengan membuka layanan online melalui WhatsApp dan Website untuk urusan dokumen Dukcapil.

Bahkan layanan Dukcapil kini sudah merambah aplikasi mobile yang bisa diunduh di Playstore atau lewat ADM. Filosofinya, kata Dirjen Zudan--tak bosan mengulang narasi besarnya--adalah untuk memberikan layanan Adminduk yang membahagiakan masyarakat.

Inovasi dan terobosan seperti inilah yang satu tarikan nafas dengan semangat penyederhanaan Regulasi birokrasi yang menjadi salah satu program prioritas Nasional Presiden Jokowi di periode keduanya.

Terlebih, di masa Pandemi ini, Dukcapil menyediakan layanan online sehingga semua layanan dokumen kependudukan bisa dikirimkan langsung ke warga dalam bentuk file PDF lewat smart phone atau Email. Penduduk tak perlu antre mengurus akta kelahiran, akta kematian, surat pindah, atau kartu keluarga di kantor Dinas Dukcapil. Dari file PDF itu warga bisa mencetak dokumen kependudukan minus e-KTP dan KIA secara mandiri yang dibutuhkan dari rumah dengan menggunakan kertas HVS warna putih ukuran A4 80 gram.

Apresiasi tinggi layak diberikan kepada Dirjen Dukcapil yang berhasil menerjemahkan arahan Mendagri Muhammad Tito Karnavian yang meminta agar seluruh jajaran Dukcapil memberikan pelayanan dengan mudah. Jangan sampai mempersulit layanan. Dukcapil harus bisa merubah paradigma, yaitu memberikan pelayanan yang mudah, cepat dan terukur.

Dulu kalau Kartu Keluarga hilang, warga harus buat lagi datang ke kantor Dinas Dukcapil. Akta kelahiran hilang harus antre lagi ke Dukcapil. 

Sekarang akta lahir hilang, KK hilang tinggal cetak lagi dirumah, bisa cetak sendiri, sepanjang yang bersangkutan masih punya file PDF atau link-nya dan yang penting tidak ada elemen datanya yang berubah. Bila ada elemen data yang berubah maka harus diupdate Kembali melalui dinas Dukcapil, demikian dijelaskan Prof. Zudan.

Seluruh dokumen kependudukan (kecuali KTP-el dan KIA) yang bisa dicetak dengan kertas putih HVS tadi hanya bisa terwujud berkat digitalisasi dan TTE yang diterapkan Dukcapil secara massif sejak periode awal 2019. 

Sebenarnya upaya untuk membuat pelayanan Adminduk secara online sudah diawali dengan Permendagri nomor 9 tahun 2016 yang mengatur tentang percepatan penerbitan akta kelahiran dan diawali oleh Bapak Presiden Jokowi tahun 2018 dengan Launching Akta Kelahiran

Online di Seoul Korea Selatan. Inilah awal dimulainya tradisi dokumen kependudukan dengan kertas putih biasa.

Dokumen yang dicetak di atas kertas HVS 80 gram tersebut dijamin memilik kekuatan hukum sama dengan dokumen kependudukan yang dimasa lalu dicetak dengan kertas security.

Perubahan ini diatur dalam Pasal 12 dan 21 Permendagri nomor 109 tahun 2019 tentang Formulir Dan Buku Yang Digunakan Dalam Administrasi Kependudukan.

Cek Keaslian

Untuk mengecek dokumen kependudukan asli atau tidak, maka dokumen tersebut dapat dipindai menggunakan QR (quick response) scanner pada aplikasi di smartphone. Kode QR pada dokumen di kertas HVS ini sebagai ganti tanda tangan dan cap basah yang dulu dicetak dengan security printing. Jadi sekarang sangat mudah untuk mengetahui keaslian dokumen kependudukan yang dengan tanda tangan elektronik.

Pengecekan keaslian dokumen dilakukan dengan scan QR Code dokumen tersebut. QR Code akan merujuk atau mendirect web site dukcapil untuk menampilkan informasi dokumen dukcapil yang dipindai.

Oleh karena itu berbagai Lembaga yang berkepentingan dengan keaslian dokumen tersebut tidak sulit untuk mengetahui dokumen tersebut asli atau tidak. QR Code Reader tersebut dapat diunduh dari smartphone. 

Bila dokumen tersebut asli maka dalam hasil pindai akan muncul tanda centang warna hijau dan tertulis dokumen aktif, NIK pemohon, nama pemohon dan nomor dokumen. Bila dokumen tersebut palsu atau tidak sesuai dengan yang ada dalam data base maka akan muncul centang warna merah.

Hemat Anggaran & Cegah Pungli

Sejumlah keuntungan atas Permendagri 9 Tahun 2016 dan Permendagri 109 Tahun 2019 adalah proses pelayanan administrasi kependudukan bisa lebih mudah dan cepat karena dinas Dukcapil tidak perlu lagi melakukan pengadaan untuk blanko kartu keluarga, blanko akta kelahiran, blanko akta kematian dan blanko akta perkawinan. 

Lelang pengadaan barang tersebut tidak perlu diadakan karena cukup dengan kertas HVS berwarna putih.

Keuntungan bagi negara adalah dilakukan PENGHEMATAN ANGGARAN. Dengan cara mengganti security printing menjadi kertas putih biasa, negara pun bisa menghemat Rp450 miliar di tahun 2020. Setiap tahun, bisa dilakukan penghematan anggaran Rp. 450 Milyar.

Dan yang tak kalah penting, karena pencetakan dokumen kependudukan bisa dilakukan penduduk dengan mudah secara mandiri di rumah melalui layanan online atau melalui ADM, maka otomatis bakal meminimalkan PRAKTIK PUNGLI dan PERCALOAN.