Paling baik memang sebuah notula rapat atau acara dibuat oleh notulisa yang memahami materi, namun jika belum dapat dilakukan dengan pemahaman materi kegiatan dengan membaca Kerangka acuan kegiatan/ term of reference, mencari referensi mengenai kegiatan termasuk siapa/apa penyelenggara, siapa saja yang hadir (baik pembicara, fasilitator/moderator/pimpinan rapatt maupun peserta), istilah/singkatan/akronim yang umum dipergunakan pada tema tersebut.
Karena itu sebaiknya lalukan diskusi pra-kegiatan dengan Panitia / Penanggung Jawab Kegiatan, Leader Kegiatan (Pimpinan Rapat, Moderator, Fasilitator).
Tidak kalah penting, datang lebih awal pada saat acara, memeriksa tempat /lokasi, mendapatkan tempat paling starategis dan nyaman untuk mendengarkan dan melihat selama acara berlangsung, Â termasuk tempat untuk memperoleh power supply untuk laptop dan meletakkkan alat perekam untuk membantu memperbaiki notula jika ada yang tertinggal.
Pesan sayaJangan Lupa"Bawa bekal air minum" , konyol memang tetapi kurang cairan dapat membuat tingkat konsentrasi menurun, apalagi notulis seringkali berada di tempat duduk yang terpisah dan seringkali terlupakan keberadaannya. Panitia sering lupa memberi supply konsumsi.
Perlengkapan juga tidak kalah penting yakni Laptop/Notebook, Pensil/Pena, buku catatan, Recorder digital, meski handphone dapat merekam, saya tidak menyarankan karena jika telpon masuk rekaman akan terhenti dan mengganggu.Â
Handphone juga sering dileakakkan denkat kita sehigga bunyi ketukan pada keyboad menjadi dominan dan sangat mengganggu ketika didengar ulang, maka sebaiknya sipakan recorder digital khusus, letakkan dengan speaker dan pastikan powernya full. Juga Kabel ekstension, notulis itu seringkali dianggap antara ada dan tiada, karena listrik adalah kebutuhan utama, jadi sebaiknya disiapkan dari awal kabel ekstension memastikan ada colokan listrik buat notulis.
Selain itu, seorang notulis juga sebaiknya memiliki kapasitas Memahami gaya bahasa, narasumber dan peserta kegiatan, juga memiliki kemampuan  membuat Mind-map,  Menulis Singkatan dan Mengetik Cepat.
Dengan perkembangan kemajuan teknologi seperti sekarang, seorang notulis akan sangat terbantukan termasuk intepreter dari suara menjadi tulisan, tetapi notula bukan hanya berbentuk verbatim yang bagi sebagaian orang melelahkan untuk membacanya berlembar-lembar, masih dibutuhkan notulis yang piawai untuk menyajikan notula yang singkat, Â sistematis dan informatif. Â
Dalam masyarakat kita, bahkan di sebuah institusi penting notula ini belum membudaya, padahal dengan adanya notula akan sangat mempermudah analisis dan evaluasi lebih objektif. Â Bahkan meskipun notula telah dibuat pun masih lebih suka bertanya dari pada membaca ulang, padahal notula adalah bukti sejarah konkret sebuah peristiwa penting bagi orang-orang tertentu.
Selamat week end Indonesia,salam pempek lenggang tunu dari Palembang.
