Waiting For A Minute, Menunggu Notula

Minute dalam pengertian ini bukan menunjukan waktu, tetapi sebuah record penting dalam pengarsipan suatu sistem penjaminan mutu institusi yang kita kenal sebagai "notula", saya tidak merefernya pada minuta,karena kata tersebut telah menjadi kata khusus untuk rekan notaris dan belum ada dalam KBBI.

Saya menjadi iseng sedikit membahas mengenai notula karena pasca debat capres pada tanggal 17 Januari 2019 yang lalu via broadcast media sosial beredar notula verbatim debat tersebut. Kami yang biasa membuat notula sudah dapat menebak itu merupakan hasil kerja teknologi, dan ternyata benar adanya sebagaimana diberitakan dalam sebuah media online.

Namun menurutku, debat yang ritme sangat lambat, apalagi sangat dibatasi waktu, saya yakin sebenarnya jika dilakukan oleh seorang notulis profesional, notula dapat diselesaikan dengan cepat juga, bahkan dalam bentuk verbatim seperti itu.   

Notula (non baku: notulensi, notulen),   secara sederhana dapat diartikan sebagai catatan jalannya rapat, diskusi, pertemuan, seminar atau sidang dari awal sampai akhir, paling tidak berisi : Tujuan kegiatan, Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan, saran dan keputusan dalam kegiatan, waktu pelaksanaan, pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Dalam KBBI, notula bermakna  catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Ada beberapa jenis notula berdasarkan isinya yang dikenal yakni ,  Verbatim ,  Catatan menyeluruh isi pembicaraan, Rangkuman :  Catatan Singkat, sistematis, padat dan menyeluruh, Deskripsi : Catatan rangkuman yang disertai pula gambaran singkat situasi yang dicapture oleh notula juga Gabungan Verbatim dan rangkuman bahkan deskripsi.

Notula dibuat oleh seorang notulis (seringkali banyak yang salah kaprah dengan menyebutkannya sebagai notulen), untuk dilaporkan kepada ketua penyelenggara acara, yang dipertanggungajwabkan kepada penyelenggara acara atau peserta acara.

Banyak yang mengganggap enteng dengan notulis, karena itu kadang penunjukkannya untuk gugur kewajiban semata.  Padahal notula setidaknya berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan, tolak ukur kesuksesan pelaksanaan kagiatan dan Acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan.

Karena itu sebuah notula yang baik apalagi notula berbentuk rangkuman atau deskripsi, perlu juga notulis yang baik, setidaknya memiliki kemampuan : harus dapat menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Selain itu, notulis harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Paling penting notulis harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan-gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam kegiatan. Hal ini agak berat untuk notula deskripsi.

Tidak berbeda dengan seorang fasilitator,  pembuatan notula yang baik juga membutuhkan persiapan yang matang dari seorang notulis.