Organisasi Formal dalam Komunikasi Organisasi

Komunikasi menurut Raymond Ross suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator. Sedangkan, Organisasi menurut Robbins merupakan kelompok atau kesatuan dalam kehidupan sosial yang dikoordinasikan serta dilakukan dengan sadar yang dibatasi oleh hal relatif yang dapat diidentifikasikan.  Komunikasi organisasi adalah proses penyampaian atau pertukaran informasi dalam suatu organisasi yang menimbulkan tumbuhnya aruh informasi. Dapat disimpulkan bahwa komunikasi sangat berkaitan dengan organisasi, tanpa adanya komunikasi yang efektif, organisasi tidak akan berjalan dengan lancar dan akan mengalami banyak hambatan.

Dalam komunikasi organisasi terdapat teori yang menjadi sudut pandang dalam memahai apa itu komunikasi organisasi, salah satunya adalah Teori Struktural Klasik. Teori struktural klasik berkembang sejak tahun 1800-an, dan biasa disebut sebagai tradisional atau  teori mesin. Teori ini mengambarkan bahwa organisasi merupakan sebuah lembaga yang sentral akan tugas-tugasnya dan memberikan petunjuk mekanis struktural yang bersifat kaku, monoton, dan tanpa inovatif.

Organisasi formal merupakan organisasi yang didirkan dengan tujuan-tujuan tertentu, sehingga suatu organisasi dirancang untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan banyak individu dan untuk memberikan rangsangan kepada orang lainnya untuk membantu mereka. Dalam hal ini, terdapat tujuan yang harus dicapai, peraturan yang harus diikuti, dan struktur status secara sengaja dirancang untuk mengantisipasi dan mengarahkan interaksi dan kegiatan para anggota. Dalam karakteristik organisasi formal yang digagas oleh Max Weber (1947), untuk memperoleh suatu perspektif yang tepat mengenai analisis Max Weber mengenai organisasi formal atau birokrasi, Max Weber berusaha mengambarkan suatu organisasi secara sempurna terbirokratisasikar. Maka, ia mengatakan bahwa birokrasi adalah organisasi yang menunjukan kombinasi karakteristik

Max Weber memberikan ciri-ciri bagaimana suatu organisasi terbirokratisasikan dengan ideal. Seperti, organisasi terdiri dari hubungan yang ditetapkan antara jabatan, tujuan organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas,  kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan, garis-garis kewenangann dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hieraski, suatu system aturan yang umum tetapi tegas, prosedur dalam organisasi bersifat formal, sikap dan prosedur menerapkan suatu sitem disiplin merupakan bagian dari organisasi, anggota harus memisahkan kehidupan pribadi dan organisasi, pegawai dipilih untuk kerja di organisasi berdasarkan kualitas teknis, dan yang terakhir, meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, tetapi kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.  

Sebagai studi kasus, pada tahun 2015 perusahaan Beauty Go mulai memproduksi produk skincare yang berfokus pada perawatan kulit berjerawat. Semenjak saat itu, perusahaan Beauty Go berkembang menjadi perusahaan skincare ternama di Asia Tenggara. Karena perkembangan ini, perusahaan memperluas produksi ke berbagai Negara dan menambah jenis varian produk perawatan kecantikan ini. Pada tahun 2018, perusahaan mengeluarkan produk perawatan untuk lelaki, dan pada tahun 2019 perusahaan menandatangani perjanjian kerja sama yang dipusatkan pada produksi skincare laki-laki untuk pasar luar negri tetapi kegiatan distribusi tetap di Indonesia. Saat ini perusahaan  Beauty Go semakin terkenal di Asia Tenggara, dan mulai memproduksi berbagai jenis produk yang berbau kecantikan, seperti make up dan parfum.

Perusahaan Beauty Go bisa berkembang karena memiliki visi misi yang dipegang kuat, yaitu ingin menjadi perusahaan kecantikan ternama dan terpercaya karena memiliki produk yang teruji bagus dan pelayanan yang baik dengan reputasi global.

Selain itu, perusahaan Beauty Go juga memiliki struktur yang terususun dan terlaksana dengan baik berdasarkan fungsi dari masing-masing bagian. Diantaranya, Finance, Manufacture, HRD, Procurement, dll. Hal ini menunjukan bahwa perusahaan Beauty Go menerapkan jenis struktur organisasi fungsional.

Mereka juga membagi divisi permasing-masing fungsi, seperti divisi finance yang hanya melakukan fungsi sebagai finance dan memecahnya menjadi fungsi yang lebih kecil, seperti finance accounting, special project dll. Metode ini tepat diterapkan oleh perusahaan besar seperti Beauty Go sehingga kegiatan bisa terlaksana secara efektif dan efisien.

Desain organisasi yang digunakan oleh perusahaan Beauty Go merupakan desain organisasi birokrasi, yaitu organisasi dengan struktur dan tugas-tugas yang tersusun dengan ketentuan yang formal, dikelompokkan ke dalam berbagai department fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando yang merupakan wewenang dari atasan kepada bawahan terkait siapa yang bertanggung jawab.

Dapat disimpulkan bahwa perusahaan Beauty Go merupakan organisasi formal yang dimana pengambilan keputusan yang rasional dan efisiensi administrative. Kinerja disiplin yang diatur dengan aturan-aturan, regulasi, kebijakan-kebijakan yang abstrak dan dikoordinasikan oleh kewenangan hierarki merupakan usaha yang rasional dan konsisten untuk mencapai tujuan organisasi.