Tips Menyelenggarakan Sebuah Event

Dalam sebuah badan organisasi, komunitas, atau perusahaan pasti pernah menyelenggarakan event, baik dalam skala kecil maupun besar.

Menurut Any Noor (2009:7) definisi dari event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.

Jenis event dilihat dari tujuan yang diharapkan, terbagi menjadi duabagian :

1. Non komersial event

Non komersial event adalah event yang sifatnya tidak komersil, tidak mengharapkan keuntungan berupa uang. Event seperti ini biasanya diadakan oleh kelompok-kelompok atau komunitas tertentu yang lebih condong ke sifat sosial. Contoh, kegiatan donor darah, bakti sosial, dan lainnya

2. Komersial event

KOmersial Event adalah event yang diadakan suattu kelompok atau komunitas tertentu yang diharapkan dapat menghasilkan keuntungan materi. Hal ini sah saja dilakukan asal tidak bertentangan dengan orma yang berlaku di masyarakat. Contoh, kegiatan pentas seni, lomba futsal, dan lainnya.

Dalam menyelenggarakan sebuah event, banyak hal-hal yang perlu diperhatikan, mulai dari penyusunan konsep, tim, keuangan, dan lainnya. Berikut ini beberapa hal pokok yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan sebuah event.

1. Menyusun tema dan konsep acara

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah penyusunan tema dan konsep. Luangkan waktu sejenak pergi keluar rumah, mencari suasana baru, pergi ke tempat atau komunitas baru, untuk mencari ide atau tema yang akan menjadi konsep acara yang akan diselenggarakan. Mencari inspirasi lewat internet dari acara yang sudah pernah diselenggarakan sebelumnya oleh orang lain juga cukup membantu. Namun ingat, hanya untuk mencari inspirasi atau referensi ( Venue, Harga, dll ) bukan untuk meniru.

Setelah ide didapat, tahap selanjutnya adalah brainstorming dengan tim. Akar dari sebuah acara adalah konsep. Jika anda adalah seorang Event Organizer, konsep dan kreatfitas adalah lah yang akan anda jual. Brainstorming dengan tim sangat diperlukan, agar tiap individu dalam tim dapat menjiwai konsep acara. Hal ini sangat berguna untuk setiap tim dari tiap divisi. Contoh, tim sponsorship harus menjelaskan mengenai konsep acara kepada pihak calon sponsor, jika tim tidak bisa menjelaskan konsep, bagaimana sponsor akan tertarik jika tim saja tidak paham mengenai konsepnya?

2. Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure adalah sebuah elemen struktur rincian kerja mungkin produk, data, layanan, atau kombinasinya. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

• Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
• WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Manfaat Work Breakdown Structure (WBS)

1. 
   
2. Mengurangi kompleksitas
   
3. Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
   
4. Estimasi Biaya (Cost Estimation)
   
5. Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
   
6. Perencanaan manajemen Risiko
   
7. (Risk Management Planning)
   
8. Identifikasi aktivitas(Activity Definition)
   

Pembuatan WBS dalam sebuah event bisa dimulai dengan pengelompokkan divisi-divisi. Lalu menguraikan masing-masing komponen dan hal detail dari setiap divisi. COntoh :

• 
  
• Divisi Dokumentasi : sumber kamera, type kamera, lama pinjam kamera, hal yang perlu didokumentasikan, dan lainnya.
  
• Divisi Acara : Rundown, Pemateri, Nama dan gelar pemateri, durasi, dan lainnya.
  

Contoh yang disebutkan diatas masih bisa di-breakdown lagi sampai ke hal yang paling detail. Salah satu fungsi mem-breakdown tersebut adalah untuk meminimalisasi hal-hal yang diluar kendali atau yang tidak diinginkan.

2. Membuat Time Table

Manajemen waktu dalam sebuah event merupakan hal yang sangat penting. Setiap divisi akan mempunyai job desc tersendiri.  Tiap individu dipastikan akan banyak menangani pekerjaan. Pembuatan Time table sangat diperlukan agar pekerjaan dapat berjalan dengan efisien, tidak tumpang tindih,  dan berjalan dengan semestinya.

Pembuatan time table adalah proses lanjutan dari WBS. Poin-poin detail yang sudah di-breakdown kemudian diberi limit waktu. Jangan lupa beri spare waktu 1-2 hari ( dimajukan deadlinenya ) untuk berjaga-jaga jika ada hal-hal yang tidak terduga. Dengan pembuatan time table, maka progress dari tiap divisi bisa terpantau dan terarah.

3. Survey, survey, survey!

Dalam menjalankan sebuah event, usahakan tim men-survey segala sesuatunya sebelum dikerjakan. Misalnya untuk masalah tempat, tim harus datang terlebih dahulu sebelumnya untuk mencari tahu akses termudah menuju lokasi, tempat makan yang terjangkau, dan lainnya. Untuk publikasi, tim dapat men-survey terlebih dahulu tempat percetakan termurah, dan lainnya.

Fungsi dari survey, selain untuk mencari tahu informasi detail, hal lainnya adalah untuk pengelolaan budget. Dengan survey, maka tim dapat menghemat budget dengan meminimalisasi hal-hal atau pengeluaran yang tidak diinginkan.

4. Siapkan Plan A, Plan B

Seberapapun siap atau matangnya perencanaan dalam sebuah event, ada hal-hal yang bisa saja terjadi diluar kendali. persiapkan kemungkinan-kemingkinan yang bisa saja terjadi pada hari-H atau sebelumnya. Buatlah beebrapa pilihan dengan beberapa situasi, tentu saja dengan penyesuaian perhitungan budget.

Demikian tips menyelenggarakan sebuah event. Semoga bermanfaat.

Sumber :

http://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure

http://sitompulke17.wordpress.com/2010/11/16/pengertian-work-breakdown-structure-wbs/

http://ayobikinevent.blogspot.com/2011/09/kategori-kategori-event-secara-umum.html