Analisis Sistem dengan System Development Life Cycle (SDLC) - Studi Kasus Sistem Informasi Akademik MyUnpam - EDP Audit

Hello, Ladies & Gentlemen

Konichiwa, Minna San

Saya buka dengan ucapan terima kasih khususnya kepada dosen pengampu mata kuliah EDP Audit  Julian Maradina, S.E., M.SI., AK., CA

Ucapan terima kasih kepada teman-teman dan pembaca

Pada artikel ini saya sebagai penulis mau tulis curhatan di mana curhatan ini tentunya akan menarik para pembaca yaa. Saya perkenalkan diri dulu pada awal artikel di sini, Junedy, sebagai penulis akan menguraikan penjelasan mengenai bagaimana Analisis Sistem dengan System Development Life Cycle (SDLC), kita seolah memposisikan diri sebagai Auditor Sistem yang menganalisis bagaimana kinerja sistem informasi tersebut. Tujuan penulisan artikel ini kalau Minna San bertanya-tanya yaaa..., saya kasih tau yaa.., selain ini untuk Tugas Mata Kuliah EDP Audit di sini saya juga berharap artikel ini akan bermanfaat bagi pembaca khususnya yang berada pada konsentrasi Audit Sistem Informasi supaya menambah ilmu pengetahuan mengenai EDP Audit, juga bagi developer sistem untuk terus meningkatkan kinerja sistem supaya lebih baik.

APA ITU System Development Life Cycle (SDLC)??

SDLC dikatakan sebagai suatu proses yang digunakan oleh analis sistem untuk mengembangkan sistem informasi mulai dari perencanaan, penentuan kebutuhan, perancangan, validasi, sampai pelatihan, dan penyerahan kepada konsumen. Perusahaan-perusahaan vendor software ketika mengembangkan software yang diproduksi menggunakan analisis SDLC sebagai alur kerja baku. Jadi, pentingnya SDLC ini adalah terhadap proses produksi software, ditambah juga proses maintenance software itu sendiri. 

SDLC di sini diyakini oleh auditor memiliki kelebihan akan informasi yang akurat dan tepat guna, disebabkan adanya perkembangan dampak yang signifikan saat penerapan prosedur formal maupun panduan pelaksaan proses sehingga mampu diketahui setiap fase dalam siklus hidup aplikasi bisnis. Dengan kata lain, sayadapat mengartikan analisis SDLC ini mampu memberi update bagaimana kinerja yang dihadapi dalam siklus hidup aplikasi bisnis tersebut, apakah berada dalam fase baik atau fase yang memerlukan perhatian khusus. Faktor adanya SDLC di sini karena ada pendorong akan kebutuhan akan pengembangan aplikasi itu sendiri, di antaranya: peluang baru mengenai proses bisnis yang baru atau yang sudah ada, permasalahan mengenai proses bisnis yang sudah ada, kesempatan baru perusahaan akan memperoleh keuntungan dengan adanya sistem informasi, dan permasalahan mengenai sistem dan teknologi informasi.

Fase System Development Life Cycle (SDLC)

Karena saya akan melakukan analisis SDLC, sebelumnya saya uraikan dulu bagaimana fase atau tahapan yang akan saya review dengan analisis SDLC.

1. Fase Planning

Saya artikan fase ini sebagai fase perencanaan. Dalam fase ini akan saya uraikan mengenai: uraian permintaan proyek, kesadaran akan masalah, pemilihan kebutuhan user dengan melihat kapasitas teknologi dan efisiensi, identifikasi kebutuhan fungsional dan non fungsional (non fungsional maksudnya adalah sistem kemungkinan tidak dipakai jika tidak dipenuhi), dan kebutuhan dokumen dan perangkat lunak.

2. Fase Analysis

Saya artikan fase ini adalah fase menganalisis sistem yang sudah direncanakan. Pada fase ini yang akan saya analisis adalah: melihat kembali kebutuhan apa saja yang akan diperlukan pada sistem yang akan dibangun, performa kegiatan secara detail, pemeliharaan sistem, solusi yang direkomendasikan dan identifikasi berbagai alternatif sistem.

3. Fase Design

Pada fase ini adalah bagaimana desain jaringan komputer yang dimiliki manajemen, bagaimana penerapan desain tersebut dan bagaimana manajemen akan memelihara sistem tersebut. Pada fase ini saya akan jelaskan bagaimana hardware dan software yang akan berjalan untuk mengakses sistem dan detail pengembangan sistem tersebut.

4. Fase Implementasi

Pada fase ini adalah bagaimana penerapam desain sistem yang sudah ada. Pada fase ini akan saya bahas analisis mengenai: program apa saja yang perlu dibangun lagi, program apa yang sudah ada yang perlu ditingkatkan performanya, perlukah menginstal sistem baru dan perlukah membuang sistem lama dan menggantikan pada sistem baru, serta bagaimana pelatihan pada pengguna.

5. Fase Support

Saya akan jelaskan bagaimana dukungan pengguna dalam mendapatkan nilai maksimal dari sistem baru, bagaimana kelayakan sistem, serta error yang perlu diperhatikan dalam sistem tersebut.

Minna San, mungkin ini saatnya saya akan membahas mengenai bagaimana cara analisis SDLC. Sistem yang akan saya analisis adalah sistem informasi akademik yang digunakan oleh salah satu universitas, yaitu MyUnpam.

Studi Kasus

Sistem MyUnpam adalah sistem informasi akademik yang digunakan oleh satu institusi pendidikan yaitu Universitas Pamulang. Sistem ini digunakan oleh kalangan mahasiswa sebagai media untuk melaksanakan administrasi perkuliahan, seperti: administrasi pembayaran, percetakan kartu rencana studi (KRS), penyusunan dan informasi jadwal perkuliahan, rangkuman nilai perkuliahan yang diperoleh mahasiswa, dan juga memiliki fasilitas untuk men-download informasi penting terkait perkuliahan seperti surat-menyurat dan administrasi tugas perkuliahan lainnya. Sistem ini sudah menjadi sistem utama bagi Universitas Pamulang dalam melakukan administrasi perkuliahan dan dalam mengaksesnya bisa melalui ponsel atau komputer. Sistem ini bisa diakses melalui web (myunpam.ac.id) dan melalui aplikasi yang sudah terdaftar di playstore android (MyUnpam). Di sini saya akan coba analisis dengan SDLC melalui kerangka yang sudah saya bahas sebelumnya.

1. Fase Planning

Perencanaan sistem MyUnpam ini saya rasa sudah dipertimbangkan secara matang oleh pihak manajemen Universitas Pamulang. Hal ini bisa dilihat dari fitur aplikasi mulai dari biodata mahasiswa, menu akademik seperti: percetakan kartu rencana studi, jadwal kuliah, jadwal ujian dan rangkuman nilai, menu pembayaran, dokumen surat-menyurat dan panduan tugas akhir. Sebelum adanya fitur tersebut bisa saya katakan bahwa pihak manajemen Universitas Pamulang mempertimbangkan kebutuhan-kebutuhan mahasiswa yang diperlukan. Fitur yang sudah ada saat ini sudah sesuai dengan perencanaan yang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa. Perencanaan sistem ini bisa saya katakan sebelum adanya fitur tersebut semua dilakukan secara informasi tertulis secara manual, seperti jadwal perkuliahan yang tertempel pada mading program studi, pembayaran perkuliahan yang dilakukan secara tunai pada loket pembayaran, serta pemberitahuan nilai perkuliahan secara tertulis. Pihak manajemen Universitas Pamulang mempertimbangkan bagaimana cara mengefektifkan kegiatan tersebut sehingga mahasiswa tidak perlu datang ke kampus untuk memperoleh informasi perkuliahan yang diperlukan. Perencanaan sistem ini juga sudah memikirkan bagaimana sistem MyUnpam ini bisa diakses oleh seluruh mahasiswa Universitas Pamulang yang memerlukan informasi perkuliahan dan administrasinya, di mana saat ini sudah bisa dirasakan oleh semua mahasiswa Universitas Pamulang bahwa sistem ini bisa diakses oleh banyaknya mahasiswa yang mana Universitas Pamulang dikenal dengan jumlah mahasiswa yang mencapai ribuan setiap tahunnya. Kebutuhan fungsional dari sistem ini sudah dipertimbangkan dan disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa dan tidak ada dari sistem ini yang menjadi kemungkinan sistem tersebut non-fungsional (artinya sistem tersebut tidak berguna). Pihak manajemen Universitas Pamulang juga sudah baik dalam mempertimbangkan kebutuhan dokumen dan perangkat lunak terhadap sistem tersebut, di mana ini bisa dilihat dengan sistem yang terasa user friendly bagi mahasiswa sebagai user, akses sistem yang bisa dilakukan dengan komputer maupun ponsel dan kapanpun bisa diakses.

2. Fase Analysis

Ketika sistem ini sudah direncanakan, saya bisa mengatakan bahwa pihak manajemen Universitas Pamulang tidak lupa melihat kembali kebutuhan apa saja yang diperlukan mahasiswa dalam melakukan administrasi perkuliahan. Performa kegiatan juga diperhatikan secara detail sehingga terasa sistem yang sekarang sudah ada sangat sistematis dan mampu mempermudah mahasiswa dalam melakukan administrasi perkuliahan. Meskipun sistem ini rentan terhadap resiko seperti akses yang lambat karena overload user (terlalu banyak pengguna yang mengakses sistem tersebut), tetapi pihak manajemen Universitas Pamulang sudah mengetahui kemungkinan tersebut dan sudah dibuat perencanaan akan adanya pemeliharaan sistem sehingga sistem ini terus berkelanjutan membawa manfaat bagi mahasiswa Universitas Pamulang. Solusi yang direkomendasikan dan identifikasi berbagai alternatif sistem juga sudah diperhatikan sangat baik bagi pihak manajemen Universitas Pamulang.

3. Fase Design

Desain yang tercipta untuk membangun sistem MyUnpam terkesan sangat baik yang mampu membawa manfaat user friendly bagi mahasiswa.  Dalam merancang desain sistem MyUnpam ini pihak manajemen dan pihak programmer Universitas Pamulang memperhatikan kesesuaian terhadap kebutuhan mahasiswa yang benar-benar diperlukan. Desain ini saya perhatikan mengalami perkembangan yang signifikan, diawali ketika mahasiswa hanya mengakses seputar data akademik, melakukan pembayaran secara online payment di mana kita hanya menyalin virtual account yang tertera sehingga kita tidak perlu datang langsung ke kampus untuk melakukan pembayaran. Bahkan sekarang MyUnpam terintegrasi dengan beberapa sistem lain yang digunakan pada Universitas Pamulang. MyUnpam yang berfokus pada informasi akademik seputar jadwal kuliah dan nilai perkuliahan serta administrasi pembayaran terintegrasi pada beberapa sistem seperti MyLSP yang berfokus pada administrasi akademik seputar uji kompetensi mahasiswa dan MyLB yang berfokus pada administrasi akademik seputar ujian TOEFL mahasiswa, di mana kebijakan Universitas Pamulang mewajibkan mahasiswa untuk lulus ujian TOEFL dan mengikuti uji kompetensi. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa sistem MyUnpam sudah bisa diakses dengan berbagai cara, mulai dengan mengakses web myunpam.ac.id pada komputer dan ponsel, serta mendownload aplikasi MyUnpam pada playstore android. Desain yang sungguh sistematis dan membawa manfaat user friendly.

4. Fase Implementasi

Sistem MyUnpam ini saya nilai hanya perlu mempertahankan supaya sistem ini mudah untuk diakses. Sebelumnya sistem ini saya nilai sering mengalami overload access karena jumlah mahasiswa yang dikenal sangat banyak mencapai ribuan. Tetapi, pihak manajemen sudah mempertimbangkan dengan menambah kapasitas server yang sesuai dengan jumlah pengakses sistem, sehingga sistem ini terasa user friendly dan sangat jarang mengalami kendala akses karena overload access. Sistem ini tentunya sudah selalu disosialisasikan dengan baik cara pemakaiannya ke mahasiswa sebagai pengguna. Saya rasa sistem ini sudah sangat cukup memenuhi kebutuhan mahasiswa, sehingga yang menjadi tugas bagi pihak manajemen universitas adalah menyesuaikan kapasitas server dengan jumlah mahasiswa dan mempertahankan kecepatan akses. Semua fitur sangat berguna bagi mahasiswa.

5. Fase Support

Secara kelayakan sistem saya nilai sudah layak digunakan dan akan terus digunakan. Hanya saja seperti yang dijelaskan pada point 4 fase implementasi bahwa pihak manajemen universitas terus memperhatikan kapasitas server dengan jumlah mahasiswa dan mempertahankan kecepatan akses, serta kemungkinan terjadi bug system yang tidak terduga juga terus diperhatikan. Di sini pihak manajemen dan programmer sudah sangat baik memperhatikan kemungkinan terjadi bug system yang tidak terduga dengan adanya maintenance secara berkala.

Kesimpulan

Dari semua penjelasan tersebut, bisa saya simpulkan bahwa sistem MyUnpam yang digunakan oleh Universitas Pamulang sudah sangat baik mulai dari fase perencanaan, analisis, desain, implementasi dan support. Hal tersebut bisa saya analisis dengan manfaat user friendly yang dirasakan oleh semua mahasiswa sebagai pengguna. Tugas untuk pihak manajemen adalah terus memperhatikan pemeliharaan sistem sehingga sistem ini bisa terus digunakan dalam universitas.