Cara Mengurus ISSN Untuk Majalah dan Surat Kabar

[caption id="attachment_334350" align="aligncenter" width="430" caption="Gambar barcode ISSN (Sumber : http://aether9.org)"][/caption]

Oleh : J. Haryadi

Apakah lembaga anda sudah memiliki majalah sendiri dan tidak tahu caranya untuk mengurus ISSN ? Cukup banyak lembaga atau organisasi yang sudah menerbitkan majalah atau buletin namun tidak memiliki ISSN. Mereka menerbitkan medianya tanpa memiliki nomor ISSN, padahal hal ini sebenarnya penting. Kita jangan berprasangka buruk dulu terhadap mereka, karena mungkin saja mereka tidak memiliki ISSN, bukan karena tidak mau mengurusnya, melainkan karena tidak tahu bagaimana cara memperolehnya.

Sebelum memasuki era digital, tulisan biasanya diterbitkan melalui media cetak. Namun seiring dengan kemajuan teknologi, menerbitkan tulisan tidak harus melalui media cetak, melainkan bisa diterbitkan secara digital melalui media elektronik seperti blog, website, atau  dalam bentuk CD atau DVD.

Media cetak maupun internet yang resmi (formal) biasanya lebih selektif dalam menerbitkan sebuah karya tulis. Mereka mempunyai editor yang berperan mengevaluasi apakah sebuah tulisan itu layak terbit atau tidak. Tentu ada parameter sendiri dalam menentukan sebuah tulisan dinilai layak atau tidak, misalnya dari sisi content tulisan, originalitas, topiknya up to date atau tidak, sudah sesuai dengan visi dan misi penerbit atau tidak, tata bahasa bagaimana, panjang atau pendek tulisan, dan sebagainya.

Selain itu, editorial juga berfungsi sebagai filter untuk memastikan tingkat akurasi tulisan sehingga bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin saja terjadi. Tentu saja kelebihannya, ketika tulisan kita dinilai layak dan diterbitkan, penulisnya akan mendapatkan konpensasi berupa honor yang besarnya variatif, tergantung ketentuan media masing-masing.

Hampir semua media seperti majalah, tabloid dan surat kabar yang dikelola secara profesional dan proses penerbitan tulisannya menggunakan editorial,  umumnya diterbitkan secara berkala dan berkelanjutan. Ciri-ciri terbitan berkala adalah memiliki nomor registrasi yang dikenal sebagai ISSN (International Standard of Serial Number) yang berlaku secara global. Sementara itu khusus untuk terbitan tunggal seperti buku, menggunakan nomor registrasi ISBN (International Standard Book Number). Nomor registrasi ini dipakai sebagai alat identifikasi atas aneka publikasi di seluruh dunia.

ISBN dan ISSN memang keduanya merupakan sama-sama nomor registrasi untuk penerbitan karya tulis, namun keduanya memiliki perbedaan dan karakter sendiri.

Mengenal ISSN

ISSN  adalah nomor pengenal yang diberikan kepada terbitan berkala seperti majalah, tabloid, surat kabar, newsletter (warta), buku tahunan, laporan tahunan, maupun prosiding. Nomor ISSN terdiri atas 8 angka yang tersusun secara unik dan menjadi ciri khas setiap penerbitannya. Nomor unik yang dipakai sebagai identifikasi ISSN sesungguhnya hanya 7 digit pertama,  sedangkan angka terakhir adalah karakter cek ISSN.

[caption id="attachment_334348" align="aligncenter" width="439" caption="Gambar barcode ISSN"]

13989976801594504124

[/caption]

Kodebar untuk ISSN ditentukan dengan cara :

·Tiga angka pertama : 977 yang khusus diperuntukkan sebagai identifikasi nomor ISSN.

·Tujuh angka pertama dari nomor ISSN.

·Dua angka tambahan yang bebas ditentukan oleh pemilik ISSN untuk membedakan terbitan berkalanya. Biasanya angkanya dimulai dari kombinasi 00 s/d 99.

·1 karakter (0-9, X) sebagai karakter-cek EAN-13 yang dihitung secara otomatis berbasis modulo 11.

·Pada awal persetujuan di ISSN online, diberikan dua angka tambahan diberikan angka standar 00 yang merepresentasikan edisi awal.

Adanya penomoran ISSN ini sangat memberi kemudahan dalam pelaksanaan administrasi, seperti misalnya pemesanan sebuah majalah cukup dengan menyebutkan nomor ISSN-nya saja. Selain itu nomor ISSN ini berfungsi untuk membedakan antara majalah atau surat kabar satu dengan lainnya yang kadang-kadang  memiliki nama yang sama atau mirip.

Kesimpulannya, setiap majalah atau surat kabar wajib memiliki ISSN. Jika majalah atau surat kabar tersebut berganti nama, maka penerbitnya wajib mengurus ISSN yang baru.Hal ini berlaku untuk semua penerbitan majalah dan surat kabar, termasuk penerbitan berseri.

Sistem penomoran ISSN dikelola secara terpusat oleh ISDS (International Serial Data System) yang berkedudukan di Paris, Perancis, dan diadopsi sebagai implementasi dari ISO-3297 di tahun 1975. Tentu saja tidak seluruh pemohon ISSN harus berurusan dengan ISDS di Paris, melainkan cukup dengan Pusat Nasional ISSN di negaranya masing-masing.

Pusat Nasional ISSN untuk Indonesia saat ini dikelola oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI). Lembaga ini merupakan satu-satunya ISSN National Centre untuk Indonesia.Tugas dan wewenangnya adalah melakukan pemantauan atas seluruh publikasi terbitan berkala yang diterbitkan di Indonesia. Sedangkan penerbitan ISSN untuk regional Asia dipusatkan di Thai National Library, Bangkok, Thailand.

Persyaratan pengajuan ISSN

Sebelum mengajukan ISSN, penerbit sebaiknya mengetahui persyaratan yang diperlukan, diantaranya adalah :

1.Pengajuan ISSN ditujukan khusus untuk terbitan regular (terbitan dalam format cetak) maupun elektronik (terbitan elektronik). Kategori terbitan berkala adalah majalah, surat kabar, buletin, buku tahunan, laporan tahunan, jurnal maupun prosiding aneka pertemuan ilmiah.

2.Terbitan memenuhi syarat kelengkapan minimum :

3.Terbitan memenuhi syarat kelengkapan minimum, seperti :

-Surat permohonan tertulis secara resmi dari penanggung jawab terbitan berkala suatu lembaga/organisasi berbadan hukum (berkop surat dan stempel lembaga/organisasi dan bukan surat dari pimpinan redaksi). Surat permohonan ditujukan kepada Kepala PDII-LIPI.

-Halaman sampul depan terbitan berkala lengkap dengan judul (termasuk anak judul) terbitan, penulisan volume, nomor, dan tahun terbit, serta nama organisasi/lembaga penerbit.

-Halaman daftar isi.

-Halaman daftar Dewan Redaksi.

4.Biaya administrasi pengurusan nomor ISSN.

5.Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk data elektronik dengan format PDF dan dikompres dengan format ZIP. Sedangkan untuk media elektronik bisa digantikan dengan tampilan situs yang memuat informasi terkait.

6.Setiap nomor ISSN hanya diperuntukkan bagi 1 (satu) judul terbitan pada satu media. Nomor ISSN yang sama terus berlaku selama judul dan atau anak judul terbitan serta medianya tidak berubah.

7.Terbitan yang diterbitkan pada beberapa media berbeda (misal : cetak dan elektronik) wajib mengajukan ISSN untuk setiap media.

Prosedur mengurus ISSN

Terhitung  sejak 1 April 2008, seluruh proses pengajuan sampai penerbitan ISSN sudah diterapkan secara online yaitumelalui situs http://issn.pdii.lipi.go.id. Para penerbit tidak perlu lagi harus repot mendatangi kantor LIPI, melainkan cukup berada di depan komputer masing-masing di rumah atau kantor. Melalui sistem online ini pengelolaan ISSN terlihat lebih mudah, murah, cepat, transparan dan profesional.

Selain menyediakan sarana terpadu untuk pengurusan administrasi ISSN, PDII LIPI juga menyediakan perangkat lunak (software) online untuk membuat kodebar (barcode generator) khusus ISSN. Hal ini tentu sangat menguntungkan penerbit, karena mereka tidak perlu harus mempunyai software pembuat kodebar yang harganya cukup mahal. Kegunaan  kodebar ISSN sebenarnya sama saja dengan kodebar pada produk lainnya, yaitu sebagai alat bantu dalam mengidentifikasikan barang dan harga.

Prosedur pengajuan ISSN adalah sebagai berikut :

1.Melengkapi formulir permohonan online di halaman Formulir permohonan ISSN pada situs : http://issn.pdii.lipi.go.id.

2.Setelah melakukan permohonan, segera catat nomor ID serta kata-sandi yang diberikan melalui email yang tercatat di formulir pendaftaran. Informasi in diperlukan untuk kembali masuk guna mengunggah seluruh dokumen sampai konfirmasi penerbitan kodebar digital.

3.Mengunggah seluruh data elektronik yang dipersyaratkan untuk pengajuan ISSN melalui sarana yang tersedia. Pemohon tidak perlu mengirimkan dokumen-dokumen fisik, tetapi diwajibkan mengunggah seluruh dokumen tersebut di tempat yang tersedia di halaman formulir (setelah masuk).

4.Melunasi pembayaran biaya administrasi sebesar Rp. 200.000,- langsung ke rekening :

a/n Bendahara Penerimaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-LIPI

No. 070-0000089198

Bank Mandiri Cabang Graha Citra Caraka

Kantor Telkom Pusat, Jl. Gatot Subroto, Jakarta

5.Nomor dan kodebar ISSN bisa diketahui dan diunduh langsung dari halaman status pemohon setelah seluruh proses selesai dan disetujui. Perubahan kodebar akibat variasi terbitan (nomor terbitan, perubahan harga, dan sebagainya) bisa dilakukan sendiri oleh pemohon dengan mengganti 2 angka terakhir sesuai dengan aturan ISSN.

Kewajiban penerbit setelah mendapatkan nomor ISSN

Penerbit yang sudah memperoleh nomor ISSN mempunyai kewajiban sebagai berikut :

1.Mencantumkan ISSN di pojok kanan atas pada halaman kulit muka, halaman judul, dan halaman daftar isi dari terbitan berkala dengan diawali tulisan ISSN.

2.Mencantumkan barcode ISSN di pojok kanan bawah pada halaman kulit belakang untuk terbitan ilmiah. Sedangkan untuk terbitan hiburan atau populer di pojok kiri bawah pada halaman kulit muka.

3.Mengirimkan terbitannya sekurang-kurangnya 2 (dua) eksemplar setiap kali terbit ke PDII-LIPI, sebagai dokumentasi nasional untuk kepentingan pembuatan Indeks Majalah Ilmiah Indonesia dan koneksi di perpustakaan LIPI.

4.Apabila judul terbitan diganti, harus segera melaporkan ke PDII-LIPI, karena harus mendapatkan ISSN baru.

Sumber tulisan :

-http://issn.pdii.lipi.go.id/

-http://issn.org/

-http://id.wikipedia.org/

-http://en.wikipedia.org/

-Beberapa sumber lain di internet

***