Setelah para pihak kita definitifkan, maka diperlukan penguatan model kewenangan atau fungsi macam apa yang melekat pada masing-masing pihak. Melanjutkan kasus di atas, fungsi pasien tentu saja membayar sejumlah uang atas layanan kesehatan yang diterimanya. Tidak hanya sekedar menerima uang, pasien juga berhak menerima bukti pembayaran atas transaksi keuangan yang dilakukannya. Kasir tentu saja menerima uang dari pasien, membuat kuitansi pembayaran, melakukan rekapitulasi penerimaan harian dan menyetorkannya ke bendahara penerima. Begitu seterusnya untuk masing-masing pihak harus ada rasionalisasi fungsi kenapa dia diperlukan.
3. Rumuskan dokumen yang Diperlukan
Dokumen adalah catatan yang memberikan perlindungan penuh kepada masing-masing pihak. Diperlukan karena ia sendiri adalah rekam jejak mengenai kualitas sebuah prosedur penatausahaan. Bagi manajemen RS, dokumen adalah bentuk pertanggungjawaban kepada stakeholdernya bila dikemudian hari terjadi permasalahan baik hukum maupun manajemen. Bagi pihak luar, dokumen adalah pernyataan legal mengenai seberapa kuat pengendalian internal atas prosedur penatausahaan yang diimplementasikan RS. Berfungsi sebagai pijakan pengambilan kesimpulan atas kinerja manajemen mengelola RS. Maka kejelian dan ketelitian mendefinisikan dokumen yang dibutuhkan pada hakikatnya adalah bentuk efisiensi dan konsistensi pengendalian internal itu sendiri. Nah lho bingung kan?
Pada kasus di atas, maka dokumen yang diperlukan adalah kuitansi pembayaran pasien, rekapitulasi penerimaan harian kasir, tanda setoran kasir ke bendahara penerima dan tanda setor bendahara penerima ke kas BLUD. Tentu saja akan membingungkan bila ditambah dengan dokumen riwayat pasien, Absensi kasir dan bendahara penerima, riwayat hidup ataupun riwayat kepangkatan.
4. Buat Bagan Arus Prosedur Penatausahaan.
Bagan arus melibatkan sejumlah lambang dan kode-kode yang sifatnya standar. Banyak software di pasaran yang cukup powerfull dan sangat memudahkan kita membuat bagan arus. Saya sarankan gunakan visio jangan excell ataupun word. Bagaimanapun bagan arus adalah alat untuk mempermudah. Bukan menambah kerutan kulit di kening kita. Apa jadinya bila bagan arus yang kita buat malah membuat orang harus bekerja keras memahaminya? Excell dan Word adalah aplikasi pengolah data dan kata, bukan untuk menggambar.
Perhatikan juga penempatan semua lambang dokumen dan proses. Usahakan garis penghubung antar Lambang bagan tidak tumpang tindih. Karena selain tidak sedap dipandang, juga menunjukkan bahwa pembuatnya sangat egois. Membuat bagan arus yang hanya dirinya sendiri yang paham.
5. Lengkapi Dengan Narasi
Sebagus apapun bagan arus, ia hanyalah gambar yang tidak semua orang bisa memahaminya dengan cepat. Perlu membumikan bagan tersebut dalam bentuk narasi sederhana. Gunakan narasi untuk memberikan penjelasan-penjelasan sekedarnya yang tidak mampu diperankan oleh bagan. Pastikan antara narasi dan bagan selaras dan saling mendukung. Ketidakmampuan menarasikan bagan, bukan hanya membuat orang bertengkar kala mempersepsikannya namun juga membuat orang akan mengabaikannya dan membuat prosedur sendiri yang tidak tertulis. Kalau itu yang terjadi, lantas buat apa kita repot-repot bikin narasi?
Tetap Semangat !
sumber : http://ppkblud.com/2013/04/tips-praktis-mendisain-penatausahaan-blud-rumah-sakit/