Dear friends, mari kita menggosipkan beberapa tantangan yang dihadapi oleh usaha-usaha kecil dan menengah (UKM) dalam pelaporan keuangannya. Begini lho, keliatannya bagi para entrepreneur dan teman-teman yang mempunyai usaha sangat memahami bahwa informasi keuangan yang handal dan tepat waktu merupakan sebuah kunci penting untuk pengambilan keputusan pada sebuah entitas dalam mempertahankan hidupnya, beroperasi dengan efisien dan mampu mencapai tujuan-tujuannya.
Informasi keuangan tersebut dapat berupa rekap penjualan, daftar tagihan ke pelanggan, daftar hutang ke supplier, data persediaan barang dan data-data pembukuan (jurnal dan buku besar/GL). Semua laporan tersebut bermuara pada laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba-rugi, arus kas dan catatan-catatan pendukung lain (termasuk yang sudah disebutkan sebelumnya).
Di tangan orang yang memahaminya, laporan keuangan tersebut dapat secara obyektif menampilkan potret kesehatan finansial dari sebuah perusahaan dan menjadi dasar yang memadai untuk mengambil keputusan. Dan karena laporan keuangan yang disusun berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum merupakan bahasa yang dapat diterima oleh semua pelaku usaha, maka bagi para kreditor, supplier, atau pelanggan, laporan tersebut juga menjadi dasar mereka untuk mengambil keputusan untuk meminjamkan uang, menawarkan sebuah kerjasama, dan lain-lain. Tak usah ragu untuk teman-teman yang awam terhadap istilah-istilah akuntansi, karena kalo yang namanya duit, gak lama-lama kok memahaminya. Hehehe.
Sistem Akuntansi
Bagaimanapun, proses pembukuan yang baik bukanlah sesuatu yang mudah dibangun oleh kebanyakan orang. Untuk usaha yang kompleks, dibutuhkan pemahaman yang cukup mengenai proses bisnis, prinsip-prinsip pembukuan, dan sistem informasi yang dibutuhkan oleh sebuah entitas (perusahaan) pada umumnya. Inilah tantangan yang pertama.
Memang bagi usaha mikro, buku kas sudah merupakan sistem informasi yang cukup memadai. Misalnya bagi usaha counter voucher handphone, toko buku atau sebuah warung bakso.
Namun sistem pembukuan akan berkembang seiring dengan kemajuan usaha tersebut. Dimulai sistem simpan uang receh di kantong baju dan celana dan uang besar disimpan dalam dompet, berkembang menjadi buku kas dan kotak uang di laci meja. Sistem sederhana itu kemudian berkembang menjadi kalkulator kecil yang ada kertas print-outnya dan kotak uang yang lebih besar. Kemudian berkembang lebih jauh lagi menjadi mesin cash register untuk transaksi-transaksi tunai dan brankas uang dengan kunci kombinasi untuk kas besar. Pada tingkat ini, usaha tersebut biasanya sudah terdiri dari 10 sampai ribuan pegawai, dan perkembangan sistem pun akan semakin kompleks ke arah spesifikasi usaha yang dikerjakan.
Untuk usaha perbankan, sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut kemudian akan berkembang lagi pada bagian operasional menjadi kas teller dan kas besar dengan tingkat keamanan berlapis. Namun bagi perusahaan lainnya, seperti sebuah perusahaan manufaktur, sistem kas mungkin tidak akan berkembang sampai harus dikelola oleh beberapa kasir/teller, namun sistem penjualan/pembelian bahan baku dan sistem pergudangannya-lah yang harus berkembang lebih jauh lagi.
Semakin besar perusahaan, maka sistem-sistem yang berjalan biasanya harus memproses lebih banyak transaksi, dan semakin banyak transaksi membutuhkan biaya pengelolaan yang semakin besar pula untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan keterlambatan proses pembukuan. Disinilah mulai dirasakan perlunya terobosan teknologi untuk sebuah sistem yang ter-integrasi dan lebih otomatisasi. Hal tersebut dijawab oleh kehadiran software-software akuntansi seperti Zahir, Omega, Accurate, MYOB, Quickbook, SAP, Oracle dan masih banyak lagi.
Pada umumnya, semua sistem yang semakin spesifik ini disediakan oleh aplikasi sistem informasi akuntansi yang sudah tersedia di pasaran tersebut. Aplikasi tersebut dapat berjalan, baik pada sebuah stand-alone komputer, maupun dalam sebuah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komputer yang masing-masing mampu melayani fungsi-fungsi yang berbeda yang ditawarkan oleh sistem-sistem yang tadi kita bahas. Pada umumnya, software-software akuntansi sudah menyediakan fungsi kasir, fungsi penjualan, fungsi pembelian, fungsi gudang, fungsi pembukuan dan fungsi perpajakan.
Selain dari pemilihan sistem yang dibangun (termasuk keputusan untuk menggunakan software akuntansi atau tidak), para pengusaha wajib mempertimbangkan jenis-jenis laporan yang akan dihasilkan dari sistem tersebut dan berapa banyak sumber-daya yang digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan tersebut secara rutin. Sistem buku kas sederhana adalah cukup murah, namun jenis laporan yang dapat disajikannya tentu sangat terbatas. Sebaliknya sistem yang kompleks dan canggih seperti SAP dan Oracle yang telah digunakan oleh perusahaan-perusahaan papan atas dunia dapat diperoleh hanya beberapa miliar rupiah. Huhuhuhu... :p
Nah, bagi UKM (Usaha Kecil dan Menengah), kehadiran software-software lokal seperti Zahir, Omega, Accurate dan kawan-kawannya tentu sangat membantu untuk menjawab kebutuhan akan sistem yang terintegrasi dan otomatis tadi, selain harga-nya yang masih dibawah 10-juta an, malah ada yang cuma 300 ribu. Tapi tentunya jangan berharap dapat kualitas mobil Jaguar dengan harga mobil Avanza yah. And don't forget software piracy is a crime. Beberapa dari software-software lokal tersebut juga didukung dengan petugas-petugas helpdesk yang siap membantu ribuan entitas yang telah membeli software tersebut. Tentu saja dengan respon yang lebih cepat, karena programmer-nya juga lokal, dan tentunya lebih menguasai proses bisnis yang umumnya dilaksanakan di negara kita. Lagian masangnya gak susah-susah banget lah. Kalau mau jalan diatas local area network settingannya kabel, hubs, server dan terminal-nya gak jauh beda sama warnet atau game center kok. Panggil aja abang-abang yang jagain warnetnya, pasti dibantuin deh. Oiya, untuk paket tertentu kayaknya dipasangin si penjual kok, baca sendiri lah, kan link-nya udah gua kasih tuh. Cieee, promosi ni ye... Iya dong, kan ACE (aku cinta endonesia), wekk. :-p
