Pemikiran mengenai dikemukakan “Moto Adminsitrasi” ini, adalah terinspirasi dari “Moto Manajemen” yang sering disampaikan oleh salah seorang Praktisi Manajemen terkenal kita atau yang dikenal juga dengan sebutan Manajer dengan bayaran Milyaran Rupiah, Bapak Tanrri Abeng dalam sebuah Program Acara Televisi yang dipandu langsung olehnya beberapa tahun silam, yakni “APAPUN MASALAHNYA, MANAJEMEN SOLUSINYA”.
Ketertarikan akan moto ini pula, sehingga maksud tulisan ini yang dapat dikatakan secara tujuan sama (karena sama-sama bertujuan memperkenalkan “moto administrasi”), tapi berbeda judul dan substansinya dengan yang pernah dipaparkan dalam sebuah tulisan ringan pada website pribadi sebagai hasil dari uji coba (praktek) membuat website gratis (tidak dikembangkan lagi) yang dipromosikan sebelumnya oleh salah satu pemilik website di dunia maya (internet).
Mengapa Perlu Moto Administrasi?
Dalam dunia kerja sering ada orang yang menganggap sepeleh (kurang begitu penting) dengan pekerjaan atau hal-hal yang berhubungan dengan administrasi, terutama yang terkait dengan pengertian administrasi dalam arti sempit (ketatausahaan/surat-menyurat). Bahkan ada yang mengatakan hal ini (administrasi) dapat dipelajari sendiri, jadi tidak perlu sekolah khusus untuk dapat terampil atau melakukan perkerjaan-pekerjaan keadministrasian.
Pada sisi lain dapat juga kita lihat bahwa tidak sedikit pula organisasi/perusahaan mulai dari kecil hingga besar (raksasa) yang bangkrut/pailit, terpaksa tutup atau terkena masalah hukum, tuntutan ganti rugi dan sebagainya hanya karena hilangnya atau sulit/lamanya ditemukan kembali surat-surat/arsip penting yang diperlukan tentang aktivitas usahanya, kekayaan perusahaan, perjanjian kerjasama, dll.
Atau contoh kecil lainnya, adalah mulai dari diri kita sendiri, misalnya ketika tidak dengan rapi/pada tempatnya kita menyimpan dokumen-dokumen tentang identitas diri kita, keluarga, catatan nomor rekening/buku tabungan, dll yang sering berdampak pada tidak dapat terselesaikan atau tertundanya satu/beberapa urusan penting yang menyebabkan kerugian yang tidak sedikit.
Bahkan tidak sedikit pula di antara kita yang tidak dapat bekerja, karena hal-hal sepeleh pula, seperti tidak dapat membuat surat lamaran kerja atau daftar riwayat hidup yang diminta oleh kantor/perusahaan yang membuka lowongan kerja, atau tidak dapat berkomunikasi/menjawab pertanyaan-pertanyaan atau mengikuti tata cara sewaktu diwawancarai dengan baik/tepat, karena komunikasi pun merupakan salah satu unsur dari administrasi. Keadaan ini membuktikan bahwa pengetahuan atau keterampilan akan administrasi sangat penting diperlukan atau berperan aktif dalam kehidupan kita.
Menurut Sondang P. Siagian, administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pendapat ini sama dengan yang diuraikan dalam https://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi yang memberikan definisi tentang administrasi secara bebas dan umum. Dalam kbbi.web.id/administrasi menyebutkan, bahwa administrasi adalah 1) usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; 2) usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; 3) kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; dan 4) kegiatan kantor dan tata usaha.
Dari beberapa pengertian ini muncullah unsur-unsur administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh The Liang Gie: organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha dan hubungan masyarakat. Atau yang berkaitan erat pula dengan beberapa pedoman atau prinsip-prinsip umum dalam administrasi – manajemen sebagaimana yang dikemukakan oleh Bapak Administrasi, Henri Fayol (1916) dalam bukunya yang berjudul “Administration Industrielle et Generale” yang berisi tentang 5 (lima) pedoman manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.
Kemudian dikemukakan lagi mengenai prinsip-prinsip umum administrasi – manajemen, yakni pembagian kerja, wewenang dan tanggungjawab, disiplin, kesatuan komando, kesatuan arah, kepentingan umum lebih besar daripada kepentingan pribadi, pemberian kontra prestasi personalia, sentralisasi, rantai scalar, tertib, pemerataan, stabilitas seseorang dalam menjabat, inisiatif dan esprit de corps.
Mengenai “moto” yang dimaksudkan, maka dalam beberapa referensi leksikografis (kamus) dikemukakan pengertiannya sebagai berikut:
