Dahulu orang berkirim surat dengan menuliskannya pada kertas menggunakan pulpen, kemudian mereka ke kantor pos untuk mengirim surat supaya sampai ke tujuan. Dalam beberapa hari, minggu, bahkan bulan barulah surat tersebut sampai ke tujuan, tergantung jarak yang harus ditempuh oleh surat tersebut. Perkembangan teknologi telah menggeser cara ini dengan mengetikkan surat pada komputer kemudian hanya dengan satu klik maka dalam hitungan detik surat tersebut sudah sampai di tujuan walaupun dalam jarak yang sangat jauh sekalipun, asalkan komputer kita terhubung dengan jaringan internet.
Yahoo dan Google adalah dua penyedia layanan email gratis yang terkenal. Dengan Yahoo mail dan Gmail-nya mereka memanjakan para pengguna internet untuk berkirim surat elektronik dengan mudah dan cepat. Seakan tidak ada yang menandingi kedigdayaan mereka di dunia email, hampir tidak terdengar vendor lain yang menyediakan layanan ini. Namun setelah saya mengenal Office 365 milik Microsoft, ternyata mereka juga memiliki layanan email handal yang tidak kalah dengan milik Yahoo dan Google. Fitur dan antarmuka yang dimiliki tidak jauh berbeda dengan Yahoo mail maupun Gmail, sehingga bagi pengguna yang sudah familiar dengan Yahoo mail dan Gmail tidak terlalu kesulitan dalam menggunakannya. Dengan memiliki satu akun Office 365, kita sekaligus memiliki akun emailnya. Namun sepertinya koneksi internet yang dibutuhkan untuk layanan email di Office 365 haruslah stabil dan cepat. Ketika saya coba melampirkan file ke email Office 365, proses yang relatif lama masih saya rasakan.
[caption id="attachment_392198" align="aligncenter" width="614" caption="Gambar Tampilan Email O365"][/caption]
Seperti fitur di Gmail, kita bisa mengelompokkan email berdasarkan kategori tertentu. Begitu juga dengan fitur pencarian, kita bisa menggunakan textbox Search yang ada. Ketikkan alamat email atau nama pengirim atau judul email untuk menemukannya. Kita juga bisa mencari email yang tersimpan pada folder tertentu. Yang menarik adalah fitur Automatic Replies, yaitu membalas email masuk secara otomatis yang bisa dimanfaatkan jika pengguna tidak dapat mengakses email dalam waktu tertentu. Fitur Inbox Rules tak kalah menarik, fitur ini dapat mengatur aksi yang dilakukan secara otomatis saat ada email masuk, seperti membuat pengaturan untuk memindahkan email yang masuk ke suatu folder tertentu secara otomatis. Jika diterapkan dalam pembelajaran, kita bisa memanfaatkan fitur-fitur Automatic Repplies dan Inbox Rules ini untuk mengelompokkan tugas-tugas siswa yang dikirim melalui email ke dalam folder-folder kelas mereka. Hal ini tentu akan mempermudah kerja kita jika tidak sempat membuka dan memeriksa email kita setiap hari.
So, tidak ada salahnya kita mencoba fitur-fitur yang ada di email Office 365 untuk mengurangi ketergantungan kita terhadap penyedia layanan email yang sudah ada dan terkenal itu.