Rapat…!! Siapa Takut…??? (Manajemen Rapat)

Kalau saya ditanya tentang apa yang paling menyebalkan dalam mengikuti suatu organisasi baik waktu menjadi anggota ROHIS saat SMA, menjadi pengurus Himpunan Mahasiswa ( HIMA ) waktu masih kuliah adalah kalau ada undangan rapat, baik rapat evaluasi kegiatan maupun rapat untuk merencanakan suatu kegiatan. Kenapa menjadi tidak bergairah saat menerima undangan rapat ? hm… rasanya sudah kebayang apa yang akan terjadi diruang rapat, terlalu banyak membuang – buang waktu dan terlalu banyak perdebatan yang tak perlu dan tidak jelas arahnya. Begitulah bayangan rapat yang sering menghantui saya dan mungkin beberapa teman.

Tapi tidak juga bagi mereka yang menyukai rapat sebagai ajang untuk menunjukkan popularitas agar semua orang tahu siapa dirinya, ide – idenya dan pendapatnya, yang ( mohon maaf ) kadang – kadang ngawur dan sudah basi or kadaluarsa. Tidak sedikit peserta rapat terdiam, sibuk memainkan alat komunikasi, sibuk bermain laptop, berbicara dengan peserta rapat lainnya tanpa memperhatikan jalannya rapat dan keluar masuk ruangan dengan alasan yang tidak jelas jika rapat dipimpin oleh teman sejawat, tetapi mereka akan terlihat aktif berusaha menunjukkan kemampuan dirinya jika rapat itu dipimpin oleh pimpinan atau pengambil kebijakan. Coba dech dipikir kenapa bisa begitu ???

Nah… saat menjalani profesi sebagai guru pun saya harus menghadapi rutinas yang satu ini ( rapat ), baik rapat awal semester, tengah semester, akhir semester, maupun rapat yang tergantung dari kebutuhan pekerjaan ( butuh koordinasi ) ataupun rapat yang memang menjadi kebutuhan segelintir kepentingan yang tidak jelas manfaatnya dan kadang – kadang pelaksanaannya mendadak, terburu – buru dan tidak jelas keputusannya. Kalau hal itu terjadi, maka tujuan dari pelaksanaan rapat sudah tidak tercapai dan hanya buang – buang waktu dan energi saja. Mubazir banget kan ???

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Jadi jangan masalah sudah terjadi baru diadakan rapat, sedangkan kalau tak ada masalah tidak pernah ada evaluasi secara ruti. Jelas hal ini yang membuat image rapat akan ada jika ada masalah.

Rapat sebenarnya dengan mudah dapat menarik, menyenangkan, interaktif dan sama berharganya seperti workshop terbaik yang kita ikuti. Bayangkan jika seluruh rapat dinantikan oleh seluruh calon pesertanya, berjalan secara partisipatif, menghasilkan hasil dan perubahan yang terukur dan menjadi sumber ketrampilan dan informasi baru bagi kita semua. Bisa dibayangkan suasana rapat seperti itu??... Mudah – mudahan kebayang...

Lalu bagaimana supaya apa yang sudah kita bayangkan sebagai rapat yang efektif dan menyenangkan terwujud ?? Marilah kita coba melakukan beberapa hal di bawah ini :

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat, yaitu

· Ada masalah yang terjadi

· Memerlukan keputusan yang cepat

· Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

· Ingin melibatkan setiap orang

· Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum

rapat dimulai.

a. Menilai butir-butir agenda

· Menilai permasalahan

· Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? atau memutuskan?

· Menilai kepentingan rapat

b. Butir-butir standar

· Notulen rapat terakhir

· Permasalahan-permasalahan

· Tangal dan waktu berikutnya

· Urutan

· Hal paling penting pertama

· Hal kurang penting pertama

· masalah-masalah rutin.

3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

· Perlu memberikan persetujuan

· Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

· Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat

· Akan melaksanakan keputusan

· Akan mendorong gagasan untuk rapat itu

· Akan memberikan kontribusi oleh hasilnya

· Secara langsung akan terpengaruh.

4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.

· Ubah tempat pertemuan.

Dengan mengubah tempat pertemuan, secara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan dan perilaku. Carilah ruangan atau lokasi yang belum pernah digunakan oleh peserta rapat, atau ruangan yang memiliki hubungan positif dengan peserta rapat.

· Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan. Lakukan apapun yang yang dapat dikaitkan dengan ’kebiasaan’ dan bantu peserta untuk berpindah kepada ekspetasi dan perilaku baru.

· Ubah juga cara dan metode rapat . Jika tidak, para peserta akan membangun asosiasi negatif dengan lokasi atau tampilan ruangan yang telah anda buat

5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.

· Undangan rapat (pertemuan) (pertemuan). Surat undangan pertemuan harus sudah terkirim kepada peserta rapat (pertemuan) minimal 5 hari kerja sebelum hari “H” penyelenggaraan rapat (pertemuan). Pertemuan akan lebih efisien manakala bila telah ada draf bahan rapat dapat dilampirkan dalam undangan.

· Undangan rapat (pertemuan) harus terurai materi atau daftar atau menu rapat (pertemuan) yang akan diselenggarakan dengan jumlah waktu rapat (pertemuan) yang juga ditetapkan sesuai “bobot” materi rapat (pertemuan). Jangan sampai materi yang memerlukan pembahasan 1 jam hanya disediakan waktu 30 menit yang berarti pembahasan tidak akan bisa tunttas.

· Mendisiplinkan para peserta rapat (pertemuan) untuk datang tepat waktu. Hal ini penting agar kinerja seseorang dapat dilihat dengan kasat mata tentang “disiplin waktu” di mana saja dan kapan saja.

· Rapat (pertemuan) dimulai tepat waktu, agar tercipta kebiasaan tepat waktu bagi setiap anggota rapat (pertemuan). Bila budaya saling menunggu dan kebiasaan terlambat tidak dijauhi akan terdapat pemborosan yang tidak diperlukan.

6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Rapat biasanya didominasi oleh diskusi, namun kita dapat merubahnya menjadi lebih menarik.

· Informasi untuk dibagi-sebisa mungkin, berikan sebelum rapat, buat lay-outnya seperti majalah dinding sehingga orang yang datang dapat membacanya sebelum rapat dimulai.

· Update tim – minta tim untuk membuat update bulanannya dengan format iklan, penuh gambar, foto dan permainan kata.

· Catatan rapat- alih-alih meminta seseorang untuk mencatat jalannya rapat dan mengirimkan rangkuman kering, anda dapat meminta peserta untuk peta pikiran (mind map) selama rapat berjalan dan di akhir rapat mengumpulkannya sebagai catatan bersama.

· Kunjungan sang ahli – buat presentasi yang diperlukan di rapat seakan-akan sang presenter adalah ahlinya. Buat sang presenter, ini tantangan yang menarik. Di akhir sesi, dapat dipastikan peserta memiliki info dan pengetahuan tambahan.