Digitalisasi Pembukuan UMKM dengan Aplikasi Kasir Online

Oleh :

Komang Intan Permatasari (Mahasiswa Prodi S2 Ilmu Manajemen Universitas Pendidikan Ganesha)

A. PENDAHULUAN

Pasca Pandemi COVID-19, UMKM harus beradaptasi dengan proses digitalisasi agar bisa bersaing satu sama lain. UMKM harus lebih melek dalam menerapkan sistem pembayaran dan transaksi lainnya ke ranah digital. Pembayaran digital atau biasa disebut pembayaran non-tunai, tidak lagi memerlukan uang dalam bentuk fisik melainkan cukup dengan menggunakan kartu debit, kartu kredit bahkan yang terkini adalah uang elektronik (e-money). 

Bahkan setelah pandemi COVID-19 berubah status menjadi endemi, sistem pembayaran dan transaksi digital tetap bisa dilakukan oleh UMKM online maupun offline. Selaras dengan perkembangan sistem pembayaran dan transaksi online, proses pencatatan transaksi secara manual sudah mulai tergeser oleh komputer sebagai media Point of Sales.

Pernahkah kalian memperhatikan pengusaha retail disekitar kalian menggunakan komputer untuk mencatat transaksinya? Proses pencatatan transaksi yang kalian lakukan sudah bisa dicatat secara otomatis melalui software kasir yang sudah terinstall di komputer sehingga tidak perlu dicatat secara manual lagi. 

Dengan otomasi yang mudah ini, pengusaha dapat lebih teliti untuk mencatat transaksi yang terjadi dan kinerja menjadi lebih efektif dan efisien. Tapi tahukah kalian bahwa harga yang dirogoh untuk membeli komputer dan menginstall sebuah aplikasi software bisa mencapai jutaan rupiah? Rata-rata para pelaku usaha mikro, kecil dan menengah alias UMKM akan menghindari pembelian komputer dan software kasirnya untuk memperkecil pengeluaran. 

Mereka lebih memilih pencatatan manual yang sudah biasa dilakukan walau dirasa lebih membuang tenaga dan pikiran untuk menghitungnya sehingga pencatatan uang masuk dan uang keluar masih terbatas bahkan banyak pula yang diantaranya masih tercampur antara uang pribadi dengan dana kegiatan usaha.

B. KAJIAN PUSTAKA

Banyak pelaku UMKM yang gagal dalam usahanya karena permasalahan keuangan yang tidak beres atau transaksi penjualan yang tidak sesuai dengan penerimaan. Seorang ahli manajemen bernama Peter Drucker (2014) mengatakan “Jika Anda tidak dapat mengukur, Anda tidak dapat mengelolanya”. 

Menurut Purba et al., (2021:114), pengelolaan keuangan atau manajemen keuangan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan keuangan seperti pengadaan dan pemanfaatan dana usaha.

Nurdiansyah dan Rahman (2019:74) menyatakan fungsi-fungsi pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) tersebut, adalah:

• Perencanaan Keuangan dan Anggaran (Budgeting)
  Segala kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan penggunaan anggaran dana perusahaan yang digunakan untuk segala aktivitas dan kepentingan perusahaan. Dengan perencanaan dan pertimbangan yang matang memaksimalkan keuntungan dan meminimalisasi anggaran yang sia-sia tanpa hasil.
• Pengendalian (Controlling)
  Berhubungan dengan tindak pengawasan dalam segala aktivitas dalam manajemen keuangan, baik dalam penyalurannya maupun pada pembukuannya yang untuk selanjutnya dilakukan evaluasi keuangan yang bisa dijadikan acuan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan.
• Pemeriksanaan (Auditing)
  Segala pemeriksaan internal yang dilakukan demi segala bentuk kegiatan yang berhubungan dengan manajemen keuangan memang telah sesuai dengan kaidah standar akuntansi dan tidak terjadi penyimpangan.
• Pelaporan (Reporting)
  Dengan adanya manajemen keuangan, maka setiap tahunnya aka nada pelaporan keuangan yang berguna untuk menganalisis rasio laporan laba dan rugi perusahaan.

C. PEMBAHASAN

Seiring perkembangan teknologi digital, muncullah aplikasi kasir dengan otomasi yang mudah dan teliti untuk memudahkan kinerja pencatatan transaksi. Pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga pelanggan tidak perlu lagi menunggu dan mengantri panjang dan lama. 

Aplikasi kasir digital menjadi solusi bagi para pelaku UMKM untuk cepat beradaptasi menuju digitalisasi bisnis, karena bisa diinstall langsung di handphone tanpa memerlukan hardware tambahan lain. Aplikasi kasir digital juga sudah terhubung dengan bank sehingga bisa disambungkan dengan m-banking, kartu debit, kartu kredit, QRIS, e-money dan dompet digital lainnya sebagai alat pembayaran. 

Konsumen dan penjual tidak perlu lagi repot membawa atau menyimpan uang tunai dengan jumlah banyak karena sudah disimpan dalam sistem elektronik.

Aplikasi kasir digital yang sudah tersedia untuk iPhone (App Store) maupun Android (Play Store) sudah menjamur, antara lain Qasir, Kasir Pintar, Moka, Lyoverse, Senna, Pawoon, Olsera dan masih banyak lagi. Beberapa aplikasi tidak berbayar, namun ada beberapa aplikasi yang memberikan layanan PRO untuk fitur yang lebih lengkap sehingga pengguna diharuskan membayar sejumlah uang untuk berlangganan. 

Untuk pelaku UMKM yang remote, kasir digital ini bisa terhubung lewat smartphone melalui koneksi internet dan karenanya bisa diakses dari mana saja. Aplikasi kasir digital ini bisa disambungkan dengan printer Bluetooth thermal untuk pencetakan resi transaksi dimanapun, semuanya terasa lebih compact.

Untuk membantu pengelolaan keuangan UMKM Anda, berikut hal yang dapat dilakukan hanya dengan menggunakan aplikasi kasir online, antara lain:

#1      Perencanaan Keuangan dan Anggaran (Budgeting)

Pencatatan anggaran adalah salah satu hal yang membosankan dan bukan hal yang umum bagi sebagian orang. Aplikasi kasir online memungkinkan kita mencatat setiap produk yang dimiliki melalui sebuah database, bahkan orang yang tidak pernah mempelajari akuntansi bisa melakukannya hanya dengan klik klik klik untuk dapat mengendalikan pos pengeluaran mana yang perlu dihemat, mana yang harus ditingkatkan dan sebagainya.

#2      Pengendalian (Controlling)

Pengawasan dalam segala aktivitas keuangan, bisa dilakukan dengan selalu mencatat transaksi harian. Aplikasi kasir online mencatat seluruh transaksi penjualan secara terperinci, sehingga tidak mungkin kehilangan catatan transaksi seperti yang terjadi dengan metode pencatatan manual. 

Pencatatan di aplikasi kasir online memungkinkan kita melihat informasi tentang stok barang yang masih ada, harga barang per satuan, barang apa yang paling laris dan barang apa yang masih menumpuk karena kurang peminat. Tidak perlu lagi menjumlah nota rangkap saat toko tutup, hanya perlu waktu 15 menit cross check dengan uang yang didapat maka semuanya akan beres. 

Pengelolaan arus kas menjadi lebih mudah karena semua transaksi langsung masuk ke sistem pencatatan digital dan bisa ditotalkan langsung dengan sekali klik. Untuk keesokan harinya bisa langsung direfresh untuk halaman pencatatan baru. 

Aplikasi kasir online juga sudah bisa mencetak struk dan menerima pembayaran digital, sehingga tidak perlu repot memperhitungkan uang kembalian, transaksi menjadi lebih bersih dan less contact.

#3 Pemeriksanaan (Audit)

Hanya dengan satu klik di fitur aplikasi kasir online, total penjualan selama sebulan akan terpampang dengan jelas di layar handphone anda dengan satu kali penghitungan secara otomatis tanpa perlu menghabiskan banyak waktu dan biaya untuk berhitung. 

Angka penjualan akan diketahui secara pasti sehingga pemesanan barang akan bisa dilakukan dengan cepat. Uang kas pun akan teralokasikan dengan tepat dan terkendali. Aplikasi yang terhubung dengan internet bisa diakses dimana saja dan lapora keuangan dapat diunduh dalam bentuk PDF untuk disimpan maupun dibagikan.

#4 Pelaporan (Reporting)

Pencatatan otomatis yang terhubung antara penjualan dengan stok barang yang masih dimiliki, mempermudah perencanaan pemesanan dan segala rencana pengembangan bisnis UMKM Anda kedepannya.

 Laporan transaksi harian, mingguan dan bulanan serta hasil analisis yang kita dapatkan dari aplikasi kasir online mempermudah kita untuk memilih strategi bisnis yang paling tepat untuk perkembangan UMKM. Pengalokasian dana yang Anda miliki menjadi lebih terstruktur karena laporan keuangan sudah tersusun dengan jelas dan rapi. 

Akurasi perhitungan dengan aplikasi kasir online membuat Anda dapat melakukan pengecekan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi. Dengan melihat stok yang ada, kita bisa memperkirakan mana yang lebih disukai konsumen ataupun produk mana yang tidak menarik minat beli konsumen, sehingga bisa mengintrospeksi UMKM Anda untuk pertumbuhan bisnis yang lebih pesat dikemudian hari.

D. PENUTUP

UMKM di Indonesia memiliki potensi yang besar dalam mengembangkan bisnisnya, namun terkendala kemampuan anggota dalam memanfaatkan teknologi dalam melakukan pembukuan sederhana. Perlu dilakukan pendampingan lebih lanjut terhadap anggota UMKM agar bisnis kecil yang mereka lakukan dapat lebih berkembang dan mampu bersaing dengan UMKM lainnya.

Ada beberapa aplikasi kasir online yang dapat dijadikan rekomendasi untuk mendukung pencatatan transaksi keuangan UMKM Anda, antara lain:

Qasir

Untuk tampilan, Qasir adalah aplikasi kasir online yang enak dilihat dan mudah digunakan. Bahkan bagi pemula tidak akan mengalami kesulitan dalam penggunaannya. Desain yang memanjakan mata didominasi warna merah dan krem, disertai menu dan fitur yang tidak sulit untuk dijalankan. Transaksi dapat dilakukan secara online maupun offline, dengan menggunakan berbagai layanan pembayaran seperti Dana, OVO, LinkAja, dll. 

Transaksi hutang pelanggan, kasbon, jatuh tempo pun bisa dicatat di aplikasi Qasir. Tersedia fitur Bluetooth printer dan barcode scanner yang bisa langsung disambungkan tanpa hambatan. Fitur sangat lengkap dari pencatatn transaksi harian, audit bulanan, absen karyawan, bahkan untuk mengelola produk dan stok. Keunggulan lainnya adalah aplikasi Qasir tidak berbayar atau gratis. Apabila ingin fitur yang lebih lengkap lagi bisa berlangganan Qasir PRO.

Kasir Pintar

Aplikasi Kasir Pintar memiliki fitur-fitur pendukung untuk bisa digunakan secara online maupun offline. Jadi meski tidak tersambung ke jaringan, masih bisa mengelola data keuangan dan aktivitas bisnis lainnya. Aplikasi ini bisa menjadi solusi bagi bisnis Anda yang memiliki banyak sekali menu. 

Tidak perlu menggunakan peralatan mahal, karena bisa mengandalkan handphone atau tablet. Jadi mobilitasnya cukup tinggi dan tidak membutuhkan banyak ruang. Anda bisa mengontrol outlet lainnya tanpa harus pergi ke lokasi dan melihat aktivitas usaha serta segala bentuk transaksi keuangan. 

Bisa menerima berbagai metode pembayaran baik itu debit, kredit bahkan uang digital seperti DANA, OVO, Shopee Pay, dll. Kasir Pintar juga mendukung penjualan multi channel, artinya pemilik usaha bisa menawarkan pemesanan baik yang langsung maupun secara online (dine-in, takeaway, food delivery, e-commerce) dengan menggunakan jasa pengiriman. 

Menentukan harga jual hingga memberikan diskon pun bisa dilakukan dimana dan kapan saja. Pencatatan transaksi keuangan pun disediakan, sudah ada fitur memindai produk jadi prosesnya lebih cepat dan efisien.

Moka

Kelebihan aplikasi MOKA POS, bersaing dengan aplikasi kasir online lainnya. MOKA bisa digunakan untuk mengontrol beberapa outlet, sehingga bisa dilacak tanpa mengunjungi setiap outlet secara bergantian. Memanajemen persediaan menjadi lebih mudah dengan mengetahui berapa banyak bahan baku yang Anda miliki tanpa harus sering pergi ke gudang. 

Anda akan mendapatkan notifikasi saat persediaan Anda habis sehingga tidak perlu khawatir kapan harus restock bahan baku. MOKA menyediakan program loyalitas pelanggan dengan memberikan diskon khusus. MOKA juga terintegrasi dengan berbagai platform seperti ACCURATE yang merupakan software akuntansi terbaik.

Lyoverse

Tak perlu lagi repot menulis nota pembayaran secara manual. Lyoverse memungkinkan Anda untuk mencetak bukti pembayaran dengan sangat mudah. Selain itu jika Anda ingin membuat diskon pada produk Anda, aplikasi akan secara otomatis membantu perhitungan harga akhir secara instan, tanpa perlu salah menghitung. Anda bisa menerima pembayaran dari banyak pilihan yang sudah terintegrasi dan telah tersedia di lebih dari 30 negara di dunia. 

Sistem pada aplikasi juga sudah terintegrasi dan bersertifikat EMV yang memungkinkan Anda menerima kartu chip dan dapat melindungi dari penipuan. Kemampuan menerima pembayaran secara internasional, Anda tak perlu khawatir jika mendapat customer dari luar negeri!