Peran Divisi Humas Dalam Meningkatkan Pelayanan Informasi Pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat
2.1.1. Pengertian Peran
Peran adalah pekerjaan yang dilakukan seseorang berdasarkan status yang di pegangnya. Meskipun setiap tindakan menunjukkan karakter sesuai dengan status yang dipegang, namun tetap berada dalam koridor tatanan yang berbeda sehingga menyebabkan hasil karakter yang berbeda pada setiap orang. Peran diartikan sebagai perwujudan tindakan seseorang yang dapat mengubah kehidupan masyarakat dan menjadi teladan bagi masyarakat (Kurnia, 2019, p. 42). Peran didefinisikan sebagai serangkaian perilaku yang diharapkan dari orang-orang dalam masyarakat (Syamsir, 2014, p. 86). Peran ialah suatu kedudukan yang di ungkapkan oleh seseorang kepada masyarakat luas dimana seseorang tersebut mengungkapkan fungsi awal dari kedudukan tersebut dimana posisi tersebut masih berstruktur sosial (Rahayu, 2019, p. 7).
2.2.1. Pengertian Humas
Humas atau public relations adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap individu atau organisasi (Mukarom, 2015, p. 45). Humas juga merupakan suatu fungsi manajemen yang mengungkapkan, membujuk dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara suatu organisasi dan berbagai publiknya dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi (Scott Cutlip, 2016). Selain itu humas merupakan kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dalam menyebarkan informasi sesuai tujuan (Juhji, 2020).
Dalam hal ini, fungsi manajerial seorang humas harus mampu memberikan masukan terhadap keputusan dan kebijakan baik atau buruknya. Sehingga dari ketiga pengertian humas/hubungan masyarakat menurut para ahli diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa humas adalah seni yang menciptakan pemahaman masyarakat yang lebih baik dan fungsi manajemen untuk menyatakan, membujuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara suatu organisasi dengan berbagai publiknya yaitu menyebarkan informasi sesuai dengan tujuannya. Oleh karena itu, peran humas mencakup aspek-aspek seperti konsultasi ahli, perencanaan, evaluasi dan strategi untuk membangun citra dan hubungan yang baik antara organisasi dan publiknya.
2.2.2. Peranan Humas
Dalam buku "Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi" karya (Rosady Ruslan, 2016, p. 26) menyebutkan bahwa peranan dari Public Relations adalah:
- Communicator (Penghubung)
Artinya kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak/elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka dan sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuador.
- Relationship (Hubungan)
Kemampuan peran Humas (Public Relations) membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan publik internal dan eksternal. Juga, berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut.
- Back up management (Manajemen Cadangan)
Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia dan sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan/organisasi.
- Good image maker (Pencetak Citra Yang Baik)
Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public ralations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik lembaga/organisasi dan produk yang diwakilinya.
2.2.3. Kendala Pada Divisi Humas
Kendala dalam bidang kehumasan disebabkan oleh berbagai peristiwa yang terjadi di masyarakat (Ainur Rochmaniah F. A., 2021). Teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan dampak yang signifikan bagi masyarakat, salah satunya adalah pesatnya pembentukan opini masyarakat akibat semakin canggihnya alat komunikasi. Dengan terus berkembangnya media massa dan munculnya berbagai media online, hal ini mempengaruhi kinerja bagian humas. Hambatan pada divisi humas antara lain sebagai berikut :
- Kemampuan persuasif
Divisi hubungan masyarakat/humas harus persuasif dan mendorong masyarakat untuk mengungkapkan pendapat mereka mengenai suatu masalah untuk meningkatkan tingkat keberhasilan penyampaian pesan.
- Membangun Persepsi
Divisi humas perlu mempunyai kemampuan menciptakan persepsi yang menghasilkan opini publik bahwa informasi yang diberikan dapat dipercaya.
- Membangun dan meningkatkan reputasi
Tujuan dari divisi humas adalah membangun reputasi yang baik di mata masyarakat, artinya reputasi suatu pemerintahan atau perusahaan dipengaruhi oleh upaya divisi humas dalam membangun dan meningkatkan reputasi yang baik. Upaya ini akan menghasilkan kepercayaan terhadap pemerintah atau perusahaan.
- Menghindari kesenjangan komunikasi
Divisi humas perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Kesenjangan komunikasi dapat disebabkan oleh kurangnya pemahaman divisi humas terhadap informasi yang diberikan atau ketidakmampuan mereka dalam menyampaikannya sehingga menimbulkan perbedaan pendapat dan penerimaan informasi yang salah. Hal ini akan berdampak pada upaya penyampaian informasi yang seharusnya diterima oleh masyarakat.
- Meningkatkan kualitas layanan komunikasi
Untuk meningkatkan kualitas layanan komunikasi, bagian kehumasan perlu diperbarui dengan didukung oleh teknologi informasi agar pelayanan lebih sederhana. Hal ini sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang tidak bisa dihindari, sehingga bagian humas perlu bekerja lebih keras untuk meningkatkan kualitas layanan informasi.
2.2.4. Faktor Pendukung Keberhasilan Divisi Humas
Faktor pendukung keberhasilan departemen humas menurut (Ainur Rochmaniah F. A., 2021), adalah sebagai berikut :
- Ukuran Divisi Hubungan Masyarakat
Besar kecilnya divisi humas dalam pemerintahan atau perusahaan dengan pemerintahan ataupun perusahaan lain akan mempengaruhi kemampuan mengkomunikasikan keinginan tanpa tekanan atau intimidasi.
- Posisi Divisi Hubungan Masyarakat
Divisi hubungan masyarakat memerlukan kebebasan dalam pengambilan keputusan, yang berarti bahwa tanggung jawab departemen hubungan masyarakat mencakup komunikasi langsung dengan pemimpin pemerintah atau perusahaan, bekerja untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi yang akan diadopsi dan diidentifikasi. Memungkinkan divisi humas dapat menjalankan tugasnya secara optimal dan menyampaikan informasi secara akurat dan cepat.
- Kontribusi Divisi Hubungan Masyarakat Dalam Manajemen Strategis
Keterampilan seorang humas sangat dibutuhkan terutama pada saat krisis atau ketika menghadapi suatu permasalahan. Keahlian berkomunikasi dan menganalisis dengan cepat serta kemampuan menangani permasalahan pemerintahan/perusahaan merupakan beberapa sikap yang harus dimiliki oleh public relations.
2.2.5. Indikator Keberhasilan Divisi Humas
Departemen humas mempunyai dua indikator keberhasilan yang harus dipenuhi yaitu hubungan baik dengan publik internal dan eksternal. Publik internal mengacu pada publik dalam suatu pemerintahan atau perusahaan, sedangkan publik eksternal adalah publik yang ada diluar organisasi/lembaga (Ainur Rochmaniah F. A., 2021).
- Publik Internal
Publik internal mencakup karyawan, kepala divisi, atau pemimpin pemerintah atau perusahaan. Divisi hubungan masyarakat harus menjaga hubungan baik dengan publik internal dan berusaha memenuhi tanggung jawabnya serta mendorong keberhasilan layanan informasi. Pentingnya hubungan antar publik internal adalah sebagai berikut :
1. Memiliki hubungan baik dengan karyawan karena mempunyai jumlah karyawan terbanyak. Pegawai merupakan garda terdepan pemerintah/perusahaan, hubungan ini dapat memberikan jalan keluar bagi karyawan untuk mengungkapkan keinginan, harapan, dan kebutuhannya.
2. Memperhatikan pimpinan, menjaga hubungan baik karena mereka adalah aset perusahaan dan memilih orang-orang yang mempunyai kemampuan lebih kuat demi kemajuan perusahaan.
- Publik Eksternal
Publik eksternal meliputi hubungan antara pihak-pihak yang menunjang keberhasilan departemen humas, sebagai berikut:
1. Hubungan Dengan Masyarakat
Bertujuan untuk mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat, sehingga membangun kepercayaan dan reputasi pemerintah dan perusahaan.
2. Hubungan Dengan Media Massa
Hal ini mengacu pada terjalinnya hubungan baik antara bagian humas dengan pengelola media massa, seperti redaksi surat kabar dan majalah, reporter radio, reporter televisi, dan lain-lain, sehingga penyebaran informasi berjalan lancar dan tersampaikan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan harapan pemerintah atau perusahaan.
3. Hubungan Dengan Pemerintah
Adalah suatu bagian khusus dari tugas divisi hubungan masyarakat yang membangun dan memelihara hubungan dengan pemerintah untuk kepentingan mempengaruhi peraturan dan perundang-undangan.
2.3.1. Pengertian Pelayanan Informasi
Layanan informasi merupakan layanan yang berupaya memenuhi kekurangan individu akan informasi yang mereka perlukan Winkel dalam (Tohirin, 2017). Pelayanan informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada objek pelayanan untuk menunjang kehidupan dan perkembangan. Layanan informasi merupakan suatu layanan yang berupaya memenuhi kekurangan individu akan infomasi yang mereka perlukan (Aristiani, 2016). Layanan informasi adalah layanan yang menyangkut beragam hal yang diperlukan untuk melakukan suatu tugas/kegiatan untuk menentukan rencana yang diinginkan. Oleh karena itu, layanan informasi pada dasarnya merupakan perwujudan dari fungsi pemahaman pada bimbingan dan konseling (Amti, 2013).
2.3.2. Jenis Pelayanan Informasi
Jenis informasi yang terkandung dalam konten layanan ini berbeda-beda, begitu pula luas dan dalamnya. Hal ini tergantung pada penyedia layanan, penerima layanan dan tujuan pemberian layanan informasi. Ada beberapa jenis informasi yaitu : informasi tepat waktu, informasi relevan, informasi berharga, informasi luas dan lengkap dan informasi terpercaya (Ayu, 2019). Sementara itu, jika mengacu pada pelayanan informasi yang diberikan oleh instansi pemerintah kepada masyarakat maka pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan Peraturan Komisi Teknologi Informasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Standar Pelayanan Informasi Publik. Informasi publik ada dua kategori, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan dan informasi yang dikecualikan dari penyediaan dan publikasi.
Adapun jenis-jenis pelayanan di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat yaitu:
- Prosedur Pelayanan Informasi
- Pelayanan Kebencanaan
- Pengecekan Data Terpadu Kesejahteraan Sosial (DTKS)
- Kelompok Usaha Bersama (KUBE)
- Pemulangan Migran
- Penerbitan Ijin UGB, PUB dan LKS
- Pengangkatan Anak
- Rangganis
2.3.3. Faktor Pendukung dan Penghambat Pelayanan Informasi
Faktor pendukung yang mempengaruhi pelayanan nformasi menurut (Kasmir, 2017) adalah sebagai berikut :
- Jumlah tenaga kerja, yaitu jumlah pekerja dalam suatu perusahaan.
- Kualitas angkatan kerja yang meliputi pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki angkatan kerja.
- Motivasi pegawai, yaitu mendorong pegawai untuk melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan tertentu.
- Kepemimpinan, dimana proses ini mempengaruhi individu biasanya oleh atasan kepada bawahan agar mereka dapat bertindak sesuai dengan keinginan atasannya guna mencapai tujuan perusahaan.
- Budaya organisasi, suatu sistem dalam suatu perusahaan yang dianut oleh seluruh anggota organisasi dan menjadi pembeda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain.
- Tunjangan karyawan, perusahaan memenuhi kebutuhan karyawannya.
- Lingkungan kerja dan faktor lainnya meliputi sarana dan prasarana yang digunakan, teknologi, tata letak bangunan dan ruangan, kualitas produk dan lain-lain.
Berdasarkan laporan layanan informasi pengawas keuangan dan pembangunan. Penghambat layanan informasi dipengaruhi oleh:
- Masih banyak unit di pemerintah pusat dan kantor perwakilan yang belum memiliki departemen yang secara khusus bertanggung jawab di bidang kehumasan dan layanan informasi, serta fokus layanan informasi yang belum memadai.
- Informasi yang tidak dikuasai oleh Humas dan Pelayanan Informasi.
- Kurangnya mekanisme sistematis penyampaian data informasi publik yang terstruktur membatasi kecepatan pemenuhan informasi publik.
