Wonogiri (26/01/2023). Mahasiswa KKN Tim I Undip tahun 2022/2023 melaksanakan kegiatan pelatihan pengelolaan arsip administrasi PKK secara digital di Kelurahan Gedong, Kecamatan Pracimantoro, Kabupaten Wonogiri. Kegiatan ini diikuti oleh ibu-ibu pengurus PKK Kelurahan Gedong yang terdiri dari ketua dan sekretaris. Kegiatan pelatihan digitalisasi ini dilakukan agar dokumen administrasi PKK dapat dikelola dengan mudah dan dapat mempercepat proses temu kembali apabila dokumen diperlukan.
Digitalisasi arsip administrasi PKK dapat mempermudah ibu-ibu PKK dalam mengelola arsip, karena akses ke pencarian arsip adalah kunci dari pengelolaan arsip. Sehingga arsip tidak hanya menjadi produk dari kegiatan pengelolaan, tetapi juga sebagai sumber informasi. Adanya media elektronik seperti komputer mampu memungkinkan akses arsip yang lebih fleksibel, menghemat waktu, tenaga dan biaya. Karena saat ini, kebutuhan akan kemudahan akses dan peningkatan kualitas pelayanan dapat menjadi sumber inovasi dalam pengelolaan arsip lembaga publik di Indonesia.
Hal tersebut semakin mendorong pembenahan arsip di bidang administrasi PKK agar dapat beralih dari sistem manual menjadi digital. Khususnya di Kelurahan Gedong, adanya berbagai buku administrasi yang harus diisi secara manual, berkala, dan terus-menerus berdasarkan situasi terkini di kelurahan dirasa kurang efektif dan efisien. Karena jika terjadi kesalahan saat memasukkan data, maka proses tersebut harus dimulai lagi dari awal, sehingga cukup menghambat proses pengelolaan arsip administrasi PKK.
Pengelolaan arsip administrasi yang masih menggunakan sistem manual dikarenakan pengurus PKK Kelurahan Gedong sebagian besar belum memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam menginput data secara digital. Oleh karena itu, salah satu Mahasiswa KKN Tim I Undip, Indri Hapsari Putri, melakukan kegiatan Pengenalan dan Pelatihan Pengelolaan Arsip Administrasi PKK Kelurahan Gedong secara Digital kepada para pengurus PKK Kelurahan Gedong dengan tujuan untuk memperbaiki pengelolaan arsip administrasi.
Kegiatan pengenalan dan pelatihan tersebut dilaksanakan pada Kamis, 26 Januari 2023 di rumah Kepala Kelurahan Gedong yang diikuti oleh para pengurus PKK Kelurahan Gedong. Pelaksanaan kegiatan dimulai dengan menjelaskan sistem digitalisasi yang akan digunakan beserta manfaat yang akan diperoleh. Kemudian, mahasiswa melakukan praktik langsung mengenai tata cara penggunaan sistem digital tersebut untuk mengelola arsip administrasi PKK kepada sekretaris PKK Kelurahan Gedong. Praktik dilakukan bersama-sama dengan para pengurus PKK sekaligus untuk memberikan pelatihan pengelolaan arsip administrasi PKK secara digital.
Kegiatan pelatihan berjalan dengan lancar dan para pengurus PKK Kelurahan Gedong mampu mengelola arsip administrasi PKK secara mandiri. Melalui kegiatan ini, besar harapan mahasiswa agar adanya pengelolaan arsip administrasi PKK di Kelurahan Gedong secara digital ini dapat turut mempermudah pelaksanaan program kerja PKK di masa mendatang.
Penulis: Indri Hapsari Putri, Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya
Dosen Pembimbing : Aghus Sofwan, S.T., M.T.,Ph.D.
                      Drs. Eko Ariyanto, M.T.
                      Yuni Dwi Hastuti, S.Kep., Ns., M.Kep.
