Bab 21 Audit terhadap Siklus Jasa Personel : Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif

DESKRIPSI SIKLUS JASA PERSONEL

Siklus jasa personel dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Siklus jasa personel terdiri dari dua sistem informasi akuntansi. Siklus jasa personel dengan dua sistem informasi akuntansi tersebut, yaitu :

a.    Sistem informasi akuntansi penggajian, yang terdiri dari jaringan prosedur :

• Prosedur pencatatan waktu hadir
• Prosedur pembuatan daftar gaji
• Prosedur pembayaran gaji
• Prosedurdistribusi biaya gaji

b.      Sistem informasi akuntansi pengupahan, yang terdiri dari jaringan prosedur:

• Prosedur pencatatan waktu hadir.
• Prosedur pencatatan waktu kerja.
• Prosedur pembuatan daftar upah.
• Prosedur pembayaran biaya upah.
• Prosedur distribusi upah.

Siklus jasa personel juga berhubungan dengan siklus pengeluaran dan siklus produksi.Pembayaran gaji dan upah berkaitan dengan siklus pengeluaran. Distribusi gaji dan upah ke kos produk dan biaya overhead pabrik berkaitan dengan silus produksi.

PERANCANGAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN TERHADAP SIKLUS JASA PERSONEL

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi penerima pegawai, bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah, bertanggung jawab menghitung penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
4. Fungsi pembuat bukti kas keluar, bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
5. Fungsi pembayaran gaji dan upah, bertanggung jawab mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank.
6. Fungsi akuntansi biaya, bertanggung jawab mencatat distribusi biaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
7. Fungsi akuntansi umum, bertanggung jawab untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

Dokumen

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar

Catatan Akuntansi

1. Jurnal umum
2. Kartu kos produk
3. Buku pembantu biaya
4. Kartu penghasilan karyawan

Aktivitas Pengendalian Yang Diperlukan  Dalam Siklus Jasa Personel

1.      Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasi

2.      Otorisasi dari manajer yang berwenang untuk :

• Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah.
• Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga.
• Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan.
• Kartu jam hadir.
• Perintah lembur.
• Daftar gaji dan upah.
• Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah.
• Bukti memorial untuk pembebanan biaya tenaga kerja.

3.      Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan

4.      Pengecekan independen atas :

• Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja.
• Kartu jam hadir.
• Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu.
• Pembuatan daftar gaji dan upah.
• Pembayaran gaji dan upah

5.      Rekonsiliasi :

1. Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2. Penghitungan pajak penghasilan karyawan dengan kartu penghasilan karyawan

6.      Penggunaan kartu penghasilan karyawan sebagai tanda penerimaan gaji dan upah oleh karyawan.

7.      Penggunaan panduan akun pelaporan biaya tenaga kerja pada waktu yang tepat.

Penjelasan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap siklus personel

1)      Lakukan pengamatan terhadap pembayaran gaji dan upah

2)      Lakukan pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir dan jam kerja karyawan

3)      Ambil sampel daftar gaji dan upah

Daftar gaji dan upah yang dipilih kemudian diperiksa mengenai :

• Surat keputusan pengangkatan karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
• Surat kputusan mengenai pengangkatan karyawan baru yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah.
• Surat keputusan mengenai tarif gaji dan upah yang digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah.
• Surat otorisasi pemotongan gaji dan upah.
• Bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
• Tanda tangan otorisasi dari pejabat yang berwenang atas gajidan upah.
• Kesesuaian data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dengan jumlah yang dicatat kedalam jurnal umum.
• Kesesuaian dagta gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dengan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan (dalam arsip kartu penghasilan karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah).

4)      Ambil sampel kartu jam hadir karyawan

5)      Ambil sampel kartu jam kerja karyawan

6)      Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut.

7)      Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui untuk pembayaran gaji dan upah dan lakukan pengusutan ke dokumen pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan.

8)      Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal.

EVALUASI HASIL PENGUJIAN PENGENDALIAN

Berbagai tahap penaksiran risiko pengendalian terhadap berbagai sistem informasi akuntansi yang membentuk siklus jasa personel merupakan proses audit yang dilaksanakan oleh auditor dalam rangka memperoleh pemahaman tentang struktur pengendalian intern terhadap siklus jasa personel. Setelah memperoleh pemahaman atas kebijakan dan prosedur struktur pengendalian intern yang relevan dengan pelaporan siklus jasa personel dan setelah menaksir risiko pengendalian untuk berbagai asersi akun yang terkait dengan siklus jasa personel (barang dalam proses-tenaga kerja langsung, biaya overhead pabrik, biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum, utang gaji dan upah, utang pajak penghasilan karyawan).

PENGUJIAN SUBSTANTIF TERHADAP SALDO AKUN YANG TERKAIT DENGAN SIKLUS JASA PERSONEL

1. Utang gaji dan upah.
2. Utang pajak penghasilan karyawan.
3. Utang dana pensiun.
4. Utang bonus.
5. Utang komisi.

Pengujian substantif secara spesifik berlaku terhadap berbagai saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personel terletak pada tiga cara, sebagai berikut :

Prosedur Analitik

1. Perbandingan biaya karyawan (gaji, upah, komisi, bonus, tunjangan, kompensasi, dan lain-lain) tahun yang diaudit dengan biaya karyawan tahun sebelumnya (setelah di adjust dengan perbedaan tarif gaji dan upah) dan dengan biaya karyawan menurut anggaran.
2. Perbandingan saldo utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel yang tercantum dalam neraca yang diaudit dengan saldo utang tersebut dalam neraca tahun sebelumnya.
3. Perhitungan ratio biaya pajak penghasilan karyawan dengan total biaya karyawan dan perbandingan ratio tersebut dengan ratio tahun sebelumnya.
4. Rekonsiliasi jumlah pajak penghasilan karyawan dengan jumlah yang tercantum dalam SPT pajak penghasilan karyawan.

Penghitungan Kembali Utang Gaji dan Upah (accrued Payroll Liabilities)

Auditor berkepentingan untuk memverifikasi kemungkinan adanya understatement panyajian utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel dan konsistensi metode yang digunakan untuk menghitung tersebut.Dalam memperoleh bukti mengenai kewajaran utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel, auditor harus mereview perhitungan yang dilakukan oleh manajemen atas utang gaj, upah, kompensasi, komisi, bonus, tunjangan cuti, tunjangan rekreasi dan tunjangan pajak penghasilan karyawan.

 Verifikasi Terhadap Kompensasi bagi Eksekutif

Kompensasi bagi eksekutif merupakan objek audit yang paling sensitif karena eksekutif berada pada posisi yang dapat mengabaikan aturan yang telah ditetapkan. Kompensasi eksekutif dapat berupa gaji, bonus, stock option, biaya representasi (biaya yang disediakan bagi eksekutif untuk membangun hubungan kemitraan dengan mitra bisnis). Oleh karena itu, dalam pemeriksaan terhadap kompensasi bagi eksekutif, auditor melakukan verifikasi jumlah kompensasi dengan cara membandingkan otorisasi tentang kompensasi dari dewan komisaris dengan kompensasi yang dicatat.