Ketika "Orang Pusat" Datang, Apa yang Harus Dilakukan?

Dalam dunia kerja, khususnya di lingkup pemerintahan, sebuah instansi dibentuk secara berjenjang. Jenjang yang pertama adalah Kantor Kementerian, sebagai contoh adalah Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK). Kantor pusat KLHK terdapat di gedung Manggala Wanabakti di Jakarta.

KLHK membawahi beberapa direktorat jenderal dan Badan pada tingkat eselon 1, salah satunya Badan Standardisasi Instrumen (BSI) LHK. Di bawahnya lagi ada instansi eselon 2 nya yaitu Sekretariat BSI, Pusat Standardisasi Instrumen Kualitas Lingkungan Hidup, Pusat Standardisasi Pengelolaan Hutan Berkelanjutan, Pusat Standardisasi Ketahanan Bencana dan Perubahan Iklim, dan Pusat Fasilitasi Penerapan Standar Instrumen LHK. Keempat Pusat Standar berlokasi di Serpong, Bogor, dan Jakarta.

Di bawah Pusat Standar, walaupun masih dengan eselon yang sama, terdapat dua balai besar, yaitu Balai Besar Pengujian Standar Instrumen Kehutanan di Jogjakarta dan Balai Besar Pengujian Standar Instrumen Lingkungan Hidup di Samarinda.

Di bawahnya lagi terdapat 13 Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang tersebar di seluruh Indonesia dan salah satunya adalah UPT Balai Penerapan Standar Instrumen (BPSI) LHK Makassar, kantor saya.

Sebagai UPT Pusat  di daerah, maka semua kegiatan di kantor saya nantinya akan dilaporkan dan bermuara di BSI LHK. Demikian juga sebaliknya,  semua kegiatan yang direncanakan di tingkat UPT sudah disetujui oleh Pusat dan diberikan anggaran oleh Pusat. Semua kebijakan-kebijakan standardisasi juga berasal dari Pusat yang didistribusikan dan harus dijadikan acuan oleh UPT di daerah.

Demikianlah kantor pusat (kita sebut begitu saja seterusnya) memiliki wewenang yang tinggi dan sangat berpengaruh pada arah dan kebijakan tingkat balai. Lalu bagaimana jika ada 'orang pusat' yang datang ke kantor kita di daerah? Apa yang harus kita lakukan? Coba simak berikut ini:

1. Persiapkan diri sesuai instruksi kepala balai

Biasanya telah ada bocoran apa tujuan 'orang pusat' datang ke daerah. Misalnya saja kedatangan 'orang pusat' adalah untuk mengetahui progress dan kinerja instansi. Tentunya Anda harus mempersiapkan diri dengan baik. Tanyakan pada bos apa yang harus disiapkan. Misalnya harus mempersiapkan presentasi, tentu harus disiapkan dengan baik.

2. Usahakan jangan datang terlambat di ruang rapat

Walaupun sebagai staf biasa, ingatlah bahwa pada saat 'orang pusat' datang, Anda berperan sebagai tuan rumah. Jadi sangat tidak elok jika Anda memasuki ruangan rapat saat acara sudah beberapa saat berlangsung. Anda seharusnya sudah ada di dalam ruangan rapat sebelum tamu-tamu datang.

3. Senyum dan bersikap ramah

Sebagai tuan rumah tentu saja Anda harus tersenyum dan bersikap ramah. Biasanya tamu atau 'orang pusat' akan menyalami beberapa orang sebelum duduk di tempat yang telah disediakan. Terima jabatan tangan mereka dengan hangat dan ramah.

4. Jangan ribut dan usahakan perhatikan materi rapat baik-baik

Dalam pertemuan dengan 'orang pusat' pasti akan ada pemaparan yang disampaikannya. Perhatikan baik-baik semua paparan dan usahakan tidak mengobrol dengan teman. Tamu yang datang pasti senang jika semua memperhatikan saat ia sedang membawakan materi. Kepala balai atau kepala kantor pasti juga akan mengapresiasi jika Anda tenang di dalam ruangan dan akan marah jika anak buahnya malah asyik ngerumpi saat rapat dengan 'orang pusat'.

5. Saat yang tepat untuk bertanya

Setelah pemaparan materi pasti ada sesi diskusi. Saat itu pergunakanlah waktu dengan baik untuk menanyakan beberapa hal yang belum jelas. Selain hal ini akan membuat Anda dikenal oleh 'orang pusat', kepala kantor juga akan mengapresiasi jika pertanyaan yang Anda ajukan tersebut merupakan pertanyaan yang bagus.

6. Saat yang tepat untuk curhat

Betulkah sesi rapat dengan 'orang pusat' juga merupakan saat yang tepat untuk curhat masalah pribadi? Perhatikan momen yang tepat dan jabatan 'orang pusat' yang datang, apakah tepat untuk curhat kepadanya? Misalnya saja ajuan pindah Anda sudah lama tidak ada kabar, pas 'orang pusat' yang datang adalah orang kepegawaian, Anda dapat memanfaatkan waktu setelah rapat untuk bertemu khusus dan menanyakan masalah Anda.

Nah, itulah enam hal yang dapat Anda lakukan saat ada 'orang pusat' yang datang berkunjung ke kantor Anda. Bagaimanapun juga 'orang pusat' itu adalah tamu yang harus diperlakukan dengan baik, bukan? Ada saatnya Anda kelak juga mendapat giliran untuk berkunjung ke kantor pusat dan sambutan yang baik tentu juga sangat Anda harapkan. Salam.