Setelah mengamankan sumber daya Anda, alokasikan sesuai dengan rencana Anda. Pastikan semua pemimpin bisnis memiliki pengetahuan yang jelas tentang sumber daya yang tersedia bagi mereka. Pantau penggunaan dan kinerja sumber daya menggunakan dasbor dan laporan, dan sesuaikan rencana Anda sesuai kebutuhan. Misalnya, Anda mungkin ingin mengganti sumber daya atau mengalokasikan kembali sebagian ke proyek berprioritas tinggi.
Masalah umum dalam mengalokasikan sumber daya
Berikut adalah beberapa tantangan umum yang mungkin dihadapi oleh pengelola sumber daya, dan beberapa ide untuk mencegah atau mengatasinya:
Perangkat lunak yang ketinggalan jaman: Meskipun beberapa perusahaan masih menggunakan perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman untuk struktur organisasi pusat dalam pengelolaan sumber dayanya, mungkin akan lebih bermanfaat jika menggunakan perangkat lunak berbasis cloud. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk membuat perubahan secara real-time, menghindari perbedaan dan miskomunikasi, serta menghemat waktu dan tenaga karena fitur otomatisasi komputer.
Perubahan dalam lingkup proyek: Terutama ketika bekerja dengan klien, manajer proyek mungkin ingin beradaptasi terhadap perubahan tak terduga dalam lingkup dan skala proyek serta tekanan pada sumber daya. Salah satu cara terbaik untuk merespons situasi seperti ini adalah dengan memperbarui sumber daya dan jadwal proyek serta menggunakan keterampilan pemecahan masalah yang kreatif untuk mengalokasikan kembali sumber daya secara efektif.
Salah mengelola talenta karyawan: Penting bagi sebuah bisnis untuk mengelola talenta karyawan dengan baik dan menugaskan tugas yang tepat kepada anggota tim yang tepat. Pastikan karyawan berpengalaman memiliki tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat keterampilan mereka untuk menumbuhkan keterlibatan dan minat, dan arahkan karyawan junior untuk mengerjakan tugas-tugas pemula untuk mencegah kelelahan.
Perubahan ketersediaan sumber daya: Dalam proyek apa pun, mungkin ada perubahan tak terduga dalam ketersediaan sumber daya manusia atau non-manusia, karena karyawan mungkin sakit, mesin rusak, atau masalah lain mungkin terjadi. Buatlah rencana cadangan untuk situasi ini terlebih dahulu sehingga Anda dapat segera mengatasinya dan mengatasi tantangan ini dengan mudah.
Kurangnya komunikasi: Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam memastikan keberhasilan suatu proyek, dan penting bagi manajer untuk memastikan semua orang yang terlibat memiliki akses terhadap rencana dan persyaratan sumber daya. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud untuk berbagi dokumen, kalender, dan jadwal serta memungkinkan anggota tim berkolaborasi secara real-time.
Contoh alokasi sumber daya
Berikut adalah beberapa contoh alokasi sumber daya yang dapat Anda gunakan saat mengalokasikan untuk sebuah proyek: Meskipun strategi alokasi sumber daya berbeda-beda berdasarkan tujuan dan prioritas perusahaan, mempelajari contoh strategi tersebut dapat membantu Anda mempersiapkan rencana Anda sendiri. Berikut adalah tiga contoh situasi proses:
Berikut ini contoh dari industri pertanian:
