Optimalkan Penataan Arsip, Lapas Terbuka Lombok Tengah Lakukan Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif

Lombok Tengah - Dalam mempermudah pencarian arsip, Lapas Terbuka Kelas IIB Lombok Tengah Kanwil Kemenkumham NTB lakukan penataan dan penyimpanan arsip aktif dan inaktif, Kamis (27/6).

Penataan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi terutama pada Lapas Terbuka Kelas IIB Lombok Tengah sehingga perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip untuk menjaga siklus arsip itu sendiri mulai dari tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya.

Kepala Urusan Umum, Lalu Hamdani Gazali menyatakan penataan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi terutama pada Lapas Terbuka Lombok Tengah. Pengelolaan dan penataan arsip dilakukan berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 54 tentang Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kemenkumham.

"Ruangan arsip bukan ruangan gudang. Maka, penting pula melakukan penataan dan penyusunan yang baik," ujar Lalu Hamdani Gazali.

Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Untuk mempermudah pencarian kembali, setiap berkas harus diberi petunjuk yang jelas mengenai unit pemilik arsip, misalnya diberi nama untuk masing-masing seksi. 

Setiap rak penyimpanan diberi kode arsip yang tersimpan dalam lemari tersebut, seperti jenis arsip, tahun pembuatan, dan nomor arsip. Penataan arsip juga harus memilah antara arsip aktif dan inaktif, agar arsip inaktif yang sudah memenuhi kriteria sesuai jadwal retensi arsip dapat segera dimusnahkan.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Lalu M. Hizbullah juga menambahkan, "Betapa pentingnya aspek sistem tata kelola kearsipan ini sehingga jenis pekerjaan ini memiliki jenjang keahlian tertentu yang sudah masuk dalam kategori Jabatan Fungsional yaitu Jabatan fungsional Arsiparis".