Automasi Pendaftaran Mahasiswa dengan Telegram Bot, Solusi Efisien di Era Digital

Automasi Pendaftaran Mahasiswa dengan Telegram Bot: Solusi Efisien di Era Digital

Penerapan teknologi dalam proses administrasi akademik telah menjadi tren penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas di berbagai institusi pendidikan, termasuk di Indonesia. Salah satu contoh inovatif yang patut mendapat perhatian adalah penggunaan Telegram chat bot dalam proses pendaftaran mahasiswa baru untuk masa orientasi, atau MASTA IMM, di Universitas Muhammadiyah Surakarta. 

Dalam era di mana digitalisasi telah merambah hampir semua aspek kehidupan, langkah ini tidak hanya relevan, tetapi juga sangat signifikan dalam mengurangi beban administrasi manual yang selama ini menjadi tantangan utama dalam pengelolaan data mahasiswa baru. 

Menurut laporan, proses pendaftaran yang sebelumnya dilakukan secara manual sering kali menghadapi masalah duplikasi data, redundansi, dan keterlambatan dalam pengolahan informasi, yang pada akhirnya memperlambat jalannya keseluruhan proses (2024). 

Dengan adanya Telegram bot, sistem yang lebih terstruktur, otomatis, dan efisien berhasil diterapkan, menghilangkan banyak potensi kesalahan yang umum terjadi dalam penginputan data manual.

Penggunaan teknologi open-source seperti API Telegram dan bahasa pemrograman Python dalam pengembangan sistem ini menunjukkan bahwa teknologi murah dan fleksibel dapat dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung kebutuhan manajemen informasi di lingkungan akademik.

 Python dengan library seperti PyTelegramBotAPI dan Openpyxl memungkinkan automasi yang tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi data, sehingga memberikan solusi komprehensif bagi tantangan administrasi. 

Dalam konteks ini, penerapan bot Telegram di Universitas Muhammadiyah Surakarta bisa dilihat sebagai cerminan keberhasilan penerapan teknologi dalam pendidikan, mengingat penggunaannya dinilai cukup mudah oleh mayoritas pengguna dengan nilai System Usability Scale (SUS) mencapai 76,33, yang berada di atas rata-rata standar industri untuk usability testing.

Penggunaan Telegram chat bot dalam sistem pendaftaran mahasiswa baru di Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak hanya mencerminkan inovasi dalam manajemen informasi, tetapi juga menandai adanya transformasi digital yang efektif.

 Dengan memanfaatkan model pengembangan sistem Waterfall yang telah dimodifikasi, setiap tahapan mulai dari perencanaan hingga implementasi dipastikan melalui evaluasi yang menyeluruh. Pendekatan ini berperan penting dalam memastikan bahwa semua kebutuhan pengguna, termasuk pengelolaan data, pembagian kelas, hingga pencetakan absen, dapat terakomodasi dengan baik.

 Proses yang dilakukan secara manual sebelumnya sering kali rentan terhadap kesalahan, seperti duplikasi data dan ketidakakuratan dalam pembagian informasi, yang diakui menjadi salah satu masalah signifikan (2024). Namun, dengan sistem bot ini, semua proses tersebut diotomatisasi, sehingga secara langsung mengurangi risiko kesalahan.