SAPA HMKI sebagai salah satu program kerja baru di Divisi PSDM dan Jaringan Internal (DPJI) oleh Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia (HMKI) berisi rangkaian kegiatan branding atau pengenalan HMKI dan perekrutan staf magang untuk mahasiswa kearsipan khususnya mahasiswa baru angkatan tahun 2022 baik secara online dan/atau offline. Kegiatan ini bertujuan untuk mewadahi mahasiswa angkatan 2021/2022 untuk mendapatkan pengalaman event management dan relasi dari berbagai kampus sesama konsentrasi ranah kearsipan dan SAPA HMKI ini juga memudahkan kabinet kepengurusan selanjutnya dalam mendapatkan jejaring SDM untuk kepengurusan selanjutnya.
Kegiatan ini dilaksanakan pada 6 kampus atau region konsentrasi kearsipan yang ada di HMKI yaitu:
- Universitas Gadjah Mada;
- Universitas Indonesia;
- Universitas Brawijaya;
- Universitas Diponegoro;
- Universitas Padjadjaran;
- Politeknik Negeri Malang.
Rangkaian kegiatan SAPA HMKI terdiri atas:
1. Sosialisasi HMKI kepada mahasiswa baru angkatan 2022
Sosialisasi HMKI ini dilaksanakan secara tentatif online dan/atau offline, dalam hal ini pengurus DPJI bekerja sama dengan Koordinator Wilayah dan Bendahara Wilayah setiap kampus dalam pelaksanaannya. Periode pelaksanaan persiapan yang dilakukan pengurus SAPA HMKI yaitu rentang akhir September hingga awal November.
2. Open Recruitment Staf Magang HMKI untuk angkatan 2021 dan 2022
Periode pendaftaran mulai 21 -- 24 November 2022 dengan periode screening estimasi selama 3 hari yang terbuka untuk mahasiswa ranah kearsipan yang ingin berproses bersama Divisi yang ada di HMKI (DMI, DKP, DEK, DPJI)
3. Plotting staf magang terpilih ke masing-masing divisi dan program untuk berkegiatan.
Setelah proses screening dilaksanakan, pengurus SAPA HMKI beserta Kepala Divisi DPJI memberikan hasil screening kepada Kepala Divisi lainnya (DEK, DMI, DKP) untuk dapat dianalisis potensi peserta, peserta diplotting berdasarkan potensi dan minat untuk mengembangkan diri.
Kuota keseluruhan dari penerimaan ini yaitu 25 orang yang ditentukan berdasarkan pertimbangan Kepala Divisi untuk masing-masing program kerja agar tidak terjadi kapasitas berlebih yang akan mempengaruhi efektifitas kerja sama tim. Dalam hal ini, nantinya 25 orang tersebut akan dialokasikan ke masing-masig program yang ada di HMKI.
Staf magang dialokasikan terspesialisasi ke masing-masing program kerja dalam divisi tujuannya agar staf magang dapat lebih terfokus dalam berkegiatan pengembangan di program yang dialokasikan oleh Kepala Divisi.
