Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.
Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan.
- Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
- Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
- Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
- Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
- Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip Universitas Padjajaran;
Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.
Pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Fitria Agustina dan Yuli yang merupakan pegawai Pusat Arsip UGM.
Daftar Pertanyaan Diskusi Interaktif mahasiswa dengan Pusat Arsip UGM:
1. Menanyakan Perbedaan lembaga kearsipan Arsip UGM dengan yang lain: arsip UGM adalah salah satu lembaga kearsipan di perguruan tinggi. Tugasnya sama pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, pelayanan arsip. Yang lagi progress itu publikasi kearsipan audiovisual ugm membuat produk film dokumenter.
2. Pertanyaan seputar Sistem informasi: arsip dinamis SIKI (inaktif) blm berjalan lancar karena berkaitan dengan unit kerja lain yg mana SDM kearsipannya kurang, kalau ada pun pekerjaannya tidak hanya tentang kearsipan. Arsip statis sudah dikembangkan dari 2009 yaitu SIKS layanan arsip statis, bisa digunakan kapan saja dimana saja. Diluar civitas daftar masukin email, nama, dll. Kalau civitas pake sso ugm. Sekarang masih dalam perkembangan agar pengguna mudah dalam pencarian arsip bentuknya sekarang kaya katalog. Ingin dikembangkan seperti marketplace. Pengguna yg ingin menggandakan bs datang ke sini, tp pengennya ngga dating jg bs dan bisa akses SIKS di arsipugm.ac.id
3. Permasalahan dan solusi dalam pengelolaan arsip: yg non tekstual (yg tekstual bs dibaca infonya dlm bahasa apapun) foto, rekaman suara, vid VHS, dll masalahnya di alat pemutarnya itu susah, jarang yg punya. Teknisinya jg susah. Alatnya punya UGM sudah rusak. Arsip foto: ada yang tanpa keterangan jadi tidak diketahui disitu ada kegiatan apa, siapa orangnya, belum lagi kalau sudah lama sekali dan tidak bisa menjumpai lagi tidak kenal. Deskripsi arsip foto pernah mengundang mantan pegawai humas yg mengalami banyak periode rektor pernah kenal dan bertanya, siapa namanya, kegiatannya apa, kapan. Ini lumayan membantu untuk permasalahan. Kalau yg masalah alat blm ditemukan solusinya, sudah mencari ke Jakarta juga tidak ditemukan karena jarang recordingnya
4. Salah satu tupoksi arsip ugm memberikan pelayanan UGM ada kendala seperti apa untuk pelayanan: sejauh ini bs ditangani dengan SIKS karena user gaperlu baca manual, tapi bisa langsung menggunakan SIKS. Sejauh arsipnya ada di dalam daftar arsip jadi aman. Kendalanya itu ada di penggandaan kartografi alatnya belum punya, masih menggunakan pihak ketiga untuk penggandaannya.
