Dear PNS, Teliti dan Hati-hati dengan Dokumen

Bekerja seorang Pegawai Negeri Sipil di satu instansi Pemerintah Daerah maupun Kementerian atau Lembaga, akan selalu bersentuhan dengan surat-menyurat, dokumen, nota dinas, laporan kepada pimpinan dan dokumen lainnya. Sering menjadi masalah adalah keberadaan dokumen itu tidak tau dimana karena tercecer, hilang atau tidak ingat diletak dimana.

Hal itu sangat sering dialami oleh seorang Pegawai Negeri Sipil terkait status dokumen atau surat yang tidak diketahui fisiknya ada dimana. Oleh karena itu sangat penting dituntut ketelitian akan sebuah dokumen, baik menyimpan dokumen yang sudah selesai di proses, baik menyampaikan dokumen kepada pimpinan untuk ditandatangani, atau menyampaikan kepada pihak lain untuk proses selanjutnya dan lain sebagainya.

Karena kalau tidak teliti atau hati-hati dalam memegang berkas dokumen, menyimpan atau mendistribusikan, bisa-bisa dokumen atau surat tersebut hilang, tercecer atau kita bisa lupa diletakkan dimana yang mengakibatkan dokumen tersebut tidak kelihatan. 

Yang ada kita akan jadi bulan-bulanan atasan ataupun rekan kerja yang memproduksi dokumen atau surat tersebut sehingga bisa menghambat proses kerja selanjutnya. Apalagi kalau dokumen atau surat yang hilang itu adalah dokumen penting untuk segera ditindaklanjuti.

Dan itu pernah saya alami ketika membuat sebuah nota dinas yang disampaikan kepada Bupati untuk didisposisi pada nota dinas dimaksud, agar menjadi petunjuk kepada Perangkat Daerah untuk menindaklanjuti apa yang menjadi maksud dari nota dinas dimaksud. 

Walaupun alur prosesnya menggunakan tanda terima kepada setiap penerima surat atau dokumen. Namun tidak menutup kemungkinan berkas atau dokumen bisa hilang. Tapi setidaknya dengan ada nya buku tanda terima, bisa menjadi evidence atau bukti yang bisa menghindarkan kita untuk disalahkan atas hilangnya dokumen tersebut.

Ditengah proses penyampaian nota dinas yang terlebih dahulu mengikuti alur proses adminsitrasi surat menyurat melalui Asisten yang selanjutnya akan disampaikan kepada Sekretaris Daerah dan selanjutnya kepada Bupati, nota dinas yang kami ajukan ternyata tidak kelihatan karena sudah begitu lama tidak juga kembali kepada pimpinan kami untuk ditindaklanjuti.

Karena sudah lama prosesnya belum juga kembali kepada kami, akhirnya saya menelusuri nota dinas itu sudah sampai dimana. Ternyata setelah melalui proses penelusuran, nota dinas tersebut tidak lagi kelihatan keberadaannya. 

Atau dengan kata lain sudah hilang tidak tau tercecer dimana. Potensi hilang atau tercecer sangat mungkin terjadi karena disebabkan banyaknya berkas dari setiap perangkat daerah yang disampaikan kepada kepala daerah.

Karena sudah mencari kemana melalui agenda surat, ternyata nota dinas kami tersebut sudah hilang, mau tidak mau harus mengulang kembali membuat nota dinas yang baru dengan isi yang sama untuk ditanda tangani kepala dinas dan selanjutnya diajukan kembali kepada Bupati melalui alur administrasi yang berlaku di pemerintah daerah.