Untuk menghadapi dunia kerja yang semakin ketat dan penuh dengan tantangan, salah satu universitas di Surabaya yaitu Universitas 17 Agustus 1945 atau yang biasa disebut Untag mengharuskan mahasiswa mereka untuk mengikuti program magang sebagai salah satu syarat kelulusan. Kegiatan ini dirancang agar mahasiswa mendapatkan pengalaman dan mempraktikkan ilmu yang diperoleh dari kampus ke dalam dunia kerja, sekaligus mempersiapkan diri untuk memasuki karier profesional.
Pada kesempatan kali ini, saya sebagai salah satu mahasiswa Untag semester akhir, berkesempatan untuk menjalani  program magang di sebuah hotel berbintang tiga yaitu Quest Hotel Darmo Surabaya yang berlokasi di daerah pusat kota Surabaya selama dua bulan, dimulai dari 18 Maret hingga 18 Mei 2024. Selama magang saya ditempatkan di departemen Finance & Accounting, khususnya di bagian Cost Control.
Mengasah Soft Skill
Kemampuan saya untuk beradaptasi dengan lingkungan baru benar-benar diuji. Industri perhotelan yang dinamis mendorong saya untuk menjadi lebih fleksibel agar bisa menyesuaikan diri dengan ritme kerja dan tuntutan pekerjaan.
Kemampuan berkomunikasi juga sangat dibutuhkan dalam industri ini. Sebagai bagian dari tim, saya harus bekerja sama dengan rekan kerja yang tak hanya dari divisi yang sama tetapi juga dari divisi lain.
Selain itu, kemampuan problem solving juga diasah selama program ini. Melalui berbagai tantangan yang dihadapi, seperti memahami sistem, menyelesaikan tugas yang membutuhkan ketelitian tinggi.hingga berinteraksi dengan pengunjung hotel.
Apa itu Cost Control?
Cost Control merupakan salah satu bagian penting dalam sistem manajemen keuangan hotel. Bagian ini memiliki tugas yaitu:
- Pencatatan Biaya : mencatat semua pengeluaran secara detail dan akurat
- Pengawasan : Memastikan setiap pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan
- Analisis : Mengidentifikasi pola pengeluaran, menemukan potensi pemborosan, dan memberikan rekomendasi perbaikan
- Pelaporan : Menyusun laporan yang dapat digunakan manajemen untuk pengambilan keputusan strategis.
Penggunaan Software dalam aktivitas manajemen hotel
Visual Hotel Program (VHP) adalah software manajemen hotel yang digunakan oleh Quest Hotel Darmo Surabaya untuk mempermudah berbagai proses operasional. VHP mengintegrasikan berbagai fungsi hotel seperti manajemen reservasi, check-in dan check-out, pengelolaan kamar, serta pencatatan keuangan dan inventaris. Oleh karena itu, semua aktivitas operasional hotel dibantu dengan software ini untuk meningkatkan efisiensi.
Saya juga diberikan sebuah pelatihan dimana saya diajarkan cara untuk menggunakan software tersebut oleh salah satu pegawai disana. Dan setelah mengikuti pelatihan selama beberapa hari, saya mampu menggunakan software tersebut dengan baik. Adapun tugas yang saya lakukan dengan bantuan software tersebut yaitu:
- Membuat laporan Daily Flash Cost : laporan harian keuangan yang berisi segala pengeluaran yang terjadi selama hari itu
- Membuat Receiving Record : setiap penerimaan barang baku yang telah diterima akan dibuatkan sebuah laporan yang berisi detail penerimaan barang tersebut seperti hari, tanggal dan barang apa yang diterima.
