Facility Management

Mungkin judul tulisan ini sudah tidak asing bagi beberapa kalangan, namun perkenankan penulis untuk mengulas, menyampaikan dan menjelaskan secara singkat untuk istilah yang satu ini. Facility Management mulai dikenal di Indonesia sejak akhir tahun 2005, anda mungkin pernah kenal dengan istilah HRD-General Affair (HRD-GA) atau juga dengan istilah general service atau bagian umum atau rumah tangga kalau di intansi pemerintah atau mungkin pernah mendengar bagian IPSRS (Instansi Pengelolaan/Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit) kalau di sebuah RS, saat ini kedua bagian atau istilah tersebut telah bertransformasi, bermetamorposis sederhananya berganti istilah menjadi facility management. Era tahun 1990an sampai pertengahan tahun 2003  bagian ini  kurang populer dikalangan dunia bisnis, formasinya hanya diisi oleh beberapa orang staff sangat jarang ada perusahaan yang menempatkan seseorang sebagai manajer, padahal deskripsi kerja bagian ini  sangat penting untuk berlangsungnya operasional perusahaan, antara lain mengelola officeboy, keamanan, sewa mobil, sewa kantor, sopir, dan memastikan tersedianya segala kebutuhan penunjang kinerja karyawan perusahaan seperti air, telephone, listrik, gas, internet termasuk mencari tukang pasang dan service AC.

Pada akhir tahun 2005 sudah mulai banyak bermunculan istilah departemen facility management dikalangan dunia usaha dan bisnis bahkan di perusahaan-perusahaan multi nasional banyak menggunakan istilah-istilah yang lebih keren seperti Corporate Site Operations (CSO), Work Services Departement dan bahkan ada yang menggunakan istilah bagian/departement real estate. Padahal hanya perbedaan istilah saja pada dasarnya tugas intinya sama yakni menunjang kegiatan operasioal kantor/perusahaan sesuai dengan visi, misi dan tujuan perusahaan.

Bagi perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk mengurusi bidang pekerjaan ini mau tidak mau harus mencari perusahaan jasa yang menyediakan fasilitas penunjang operasional bisnisnya, sehingga kondisi ini memicu beberapa perusahaan multi nasional untuk membuka jasa facility management service atau service provider yang memiliki SDM yang profesional yang sudah berpengalaman khusus dibidang ini, dan pada awal tahun 2006 mulai tumbuh subur perusahaan multinasional yang konsent dibidang jasa ini.  

Layanan jasa yang disediakan oleh service provider dalam bidang jasa facility managemen ini terbagi kedalam tiga jenis jasa kekhususan atau specialis, yaitu Operation, Hospitality dan Enginering specialis.

• Jasa operational dan hospitality biasanya dalam bentuk Virtual Office. Mereka menyediakan berbagai layanan yang dibutuhkan dalam operasional bisnis atau perusahaan, mulai dari pengelolaan pendukung kantor (receptionis, officeboy, scurity/kemanan dan lain-lain), area kerja (foto copy, e-mail, inernet, ruang meeting, sewa mobil, costumer service dan lain-lain) dan pengelolaan tempat (koordinasi proyek/pekerjaan, mutasi karyawan, pendataan karyawan dan lain-lain) serta utility management (air, listrik, gas, termasuk pencatatan dan pengawasan penggunaannya). Virtual office tumbuh subur di Jakarta seperti Regus, vOffice, Xwork, infiniti, SCBD dan diikuti oleh beberapa kota besar lainnya di Indonesia seperti Surabaya, Bandung Medan, Makasar dan lain-lain diikuti dengan berbagai penawaran yang menarik dari masing-masing penyedia layanan atau service provider disamping mereka menawarkan lokasi bisnis atau domisili kantor yang sangat strategis dikawasan bisnis elit Jakarta.
• Jasa Enginering biasanya jasa ini berupa:
• Perawatan dan pemeliharaan fasilitas/peralatan kantor seperti AC, UPS, generator, komputer dan lain-lain.
•  Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) atau environmental health savety, standar untuk kesehatan dan kesehatan lingkungan kerja, saat ini di Indonesia masih merujuk kepada standar K3 dari kementrian tenaga kerja, OSHA dan NFPA dan samapai saat ini belum ada standar yang khusus untuk dijadikan rujukan dalam implementasi K3 diperusahaan.
• Energy and Sustainability, penggunaan energi secara lebih efisien namun tetapi dengan tingkat keuntungan yang sama.
• Critical environmental management, bisanya untuk perusahaan perbankan data center adalah area kritikal.  transaksi akan terhenti jika data center mati, hal ini akan mengakibatkan kerugian tersendir bagi perusahaan. Untuk perusahaan lainnya, area produksi adalah merupakan area kritikal yang menjadi jantung perusahaan.
• Business contingency plant, dalam keadaan force majeur dapat mengakibatkan perusahaan terpaksa berhenti beroperasi, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang untuk memindahkan lokasi kerja ke lokasi tertentu yang aman untuk sementara waktu dalam keadaan darurat.
• 
  
• Bagi praktisi bisnis atau starup, service provider ini akan memberikan banyak keuntungan, antara lain :
• Efisienkan head count perusahaan. Biaya yang besar yang harus dikeluarkan perusahaan karena harus menyediakan semua peralatan dan perlengkapan serta maintenance hingga kebutuhan SDM dan jaminan lainnya. Dengan adanya penyedia jasa ini, perusahaan hanya membayar biaya service yang termasuk dalam kategori expense, yang secara laporan keuangan tidak termasuk dalam capital perusahaan.
• Mengalihkan resiko kepada penyedia jasa. Beberapa perusahaan memastikan para penyedia jasa ini bertanggung jawab penuh kepada area yang mereka kelola dengan menggunakan system penalty, jika target tidak tercapai, akan dikenakan penalty kepada perusahaan tersebut: misalnya, ditargetkan untuk perawatan gedung, taman, kebersihan, kemamanan hingga maintenance seperti AC yg harus memenuhi target 100% setiap bulannya.
• Meningkatkan dan memperbaiki kinerja. Beberapa perusahaan menyadari bahwa mereka tidak ahli untuk bidang ini dan para penyedia jasa adalah perusahaan yang sudah memiliki standard untuk jasa-jasa yang mereka sediakan, bahkan untuk officeboy, sudah banyak yang menyediakan tenaga cadangan jika karyawan bertugas ada yang izin tidak masuk kerja atau sakit.

Kemudian, bagaimana dengan perusahaan atau instansi tempat anda bekerja? Apakah sudah mempunyai kinerja yang cukup baik untuk facility management? Apakah team facility management anda sudah bekerja dengan maksimal? Anda rasa, bahwa tim yang sudah ada bisa menjadi core business perusahaan?

Evaluasi ini adalah cukup penting dilakukan, jika anda ingin meningkatkan core business dari perusahaan anda. Service provider akan sangat berguna untuk mengambil alih pekerjaan facility management, beberapa perusahaan dapat menyediakan jasa untuk menilai kinerja perusahaan, untuk mengetahui apakah facility management di perusahaan anda sudah memenuhi standard atau belum.

Banyak praktisi bisnis yang berpikir, kalau memakai service provider, berarti karyawan saya harus dikurangi dong.  Belum tentu juga, karena jika karyawan tersebut mempunyai keahlian yang dibutuhkan perusahaan, maka dapat dimaksimalkan untuk membantu perusahaan dalam mencapat ujuan perusahaan atau mungkin bisa saja ada service provider yang menyanggupi untuk mengambil alih mereka yang ada menjadi karyawan mereka tentunya dengan ketentuan dan syarat tertentu.

Apa yang harus diperhatikan? Tentunya tergantung pada visi dan misi dari perusahaan anda. Jika terkait dengan memajukan dan meningkatkan keuntungan perusahaan, peningkatan kinerja facility management adalah salah satu strategy yang sangat baik yang perlu mendapatkan perhatian yang serius.

Pada umumnya, facility management pada saat ini adalah salah satu solusi untuk perusahaan yang ingin fokus untuk memajukan perusahaan sesuai dengan core business dari perusahaan atau instansi tempat anda bekerja.