Teknologi Informasi sebagai Sistem & Paradoks Produktivitas (3) : Cara Mencegah Terjadinya Paradoks Produktivitas dengan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi

Pada penerapan teknologi informasi (TI), sering terjadi paradoks produktivitas yang membuat investasi TI tidak menjadi pendukung perkembangan perusahaan atau organisasi, bahkan justru menyebabkan kemunduran dalam bidang produktivitas. Upaya pencegahan terjadinya paradoks produktivitas dapat dilakukan dengan terlebih dahulu mengetahui alasan terjadinya paradoks. Menurut Willcocks et al (2000) dalam Willcocks, Feeny, dan Olson(2005)alasan terjadinya paradoks produktivitas tersebut dan mengklasifikasikannya menjadi tiga kategori, yaitu: permasalahan analisa dan representasi data tidak memperlihatkan terjadinya peningkatan produktivitas, manfaat yang diperoleh oleh TI tidak terlihat karena adanya kerugian di area lain, dan peningkatan produktivitas tidak terlihat karena adanya kegagalan penerapan TI atau tingginya alokasi biaya TI.

Pencegahan terjadinya paradoks produktivitas dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: melakukan perencanaan strategis TI, menyeimbangkan manfaat antar area dalam organisasi atau perusahaan, mengantisipasi kegagalan penerapan TI  secara teknis dengan memberikan sosialisi dan pelatihan kepada pihak-pihak yang terkait dengan penerapan IT tersebut dan melakukan efisiensi pada biaya penerapan TI. Pada ulasan kali ini, akan dibahas tentang cara pencegahan paradoks produktivitas dengan melakukan perencanaan strategis TI.

Perencanaan Strategis TI

Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya paradoks produktivitas yaitu melakukan perencanaan strategis TI. Menurut Ward & Peppard (2002), perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Wedhasmara (2007) menyatakan bahwa faktor penting dalam proses perencanaan strategis SI/TI adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Tujuan dari penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis SI/TI adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan.

Metode Perencanaan Strategis TI

Pada pendekatan metodologi versi Ward and Peppard, perencanaan strategis SI/TI dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. Tahapan masukan terdiri dari: analisis lingkungan bisnis internal (mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi), analisis lingkungan bisnis eksternal (mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan), analisis lingkungan SI/TI internal (mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, kematangannya, kontribusi terhadap bisnis, keterampilan SDM, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini), analisis lingkungan SI/TI eksternal (mencakup trend teknologi dan peluang pemanfaatannya, penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok). Sedangkan tahapan keluaran terdiri dari: strategi SI bisnis (mencakup cara unit/fungsi bisnis memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi), strategi TI (mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan SDM SI/TI), strategi manajemen SI/TI (mencakup elemen-elemen yang diterapkan organisasi untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI). Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Success Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.

Keputusan Investasi TI

Pada perencanaan strategis SI/TI, perlu juga dilakukan analisis yang komprehensif sebelum dilakukan keputusan investasi TI.  Menurut Ross dan Beth dalam penelitiannya yang diterbitkan pada MIT Sloan Management Review yang berjudul Beyond the Busniess Case: New Approach to IT Investment dalam LINK Magazine edisi Juni menyatakan terdapat dua pendekatan umum dalam melakukan investasi TI, yaitu: strategic objective (mengutamakan keuntungan jangka pendek dan pertumbuhan jangka panjang) dan technology scope(menerapkan infrastruktur TI dan sebagai business solution). Untuk implementasi sebuah investasi TI, setidaknya perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: rencana strategis, alokasi sumber daya (mencakup Infrastruktur IT yang ingin diterapkan, pendanaan, SDM, dan sumber daya lainnya), rencana perubahan atau pengembangan TI, perubahan bisnis proses, dan faktor lainnya yang mempengaruhi implementasi IT. Dengan melakukan analisis secara menyeluruh terhadap keputusan investasi TI, diharapkan akan dapat memperkecil kemungkinan terjadinya paradoks produktivitas pada penerapan TI.

Kesimpulan

Pencegahan terjadinya paradoks produktivitas pada penerapan TI dapat dilakukan dengan perencanaan strategis TI menggunakan metode Ward & Peppard. Metode ini menekankan pada analisis kebutuhan bisnis organisasi atau perusahaan, yang terdiri dari beberapa tahapan: identifikasi kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis, menangkap peluang bisnis, memanfaatkan SI/TI dengan maksimal untuk meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi. Pada perencanaan strategis SI/TI perlu juga dilakukan analisis dilakukan keputusan investasi TI dengan memperhatikan beberapa hal, antara lain: rencana strategis, alokasi sumber daya, rencana perubahan atau pengembangan TI, perubahan bisnis proses, dan faktor lainnya yang mempengaruhi implementasi IT.

Referensi

Ward,John. and Joe Peppard. 2002. Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons.

Wedhasmara, A. 2007. Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard. Palembang: Universitas Sriwijaya.

Willcocks, L., Feeny, D. and Olson, N. 2005. Governance of IT Outsourcing: Implementation Challenges. Proceedings of the Leadership and Governance of IT Conference, Reading, U.K.,June.

Yanti. 2008. Evaluasi Investasi IT, Pentingkah Bagi Perusahaan? LINK Magazine Edisi Juni.

Matakuliah  : Sistem Teknologi Informasi

Dosen           : Sony Warsono, PhD., MAFIS, Akuntan

Topik           : Teknologi Informasi sebagai Sistem dan Paradoks Produktivitas

Kelompok    : Group Bit (Citra Dewi Mariana, Elly Widyastuti, Fika Puspita Sutra)