Usaha-usaha dalam industri kreatif umumnya erat dengan fleksibilitas dan informalitasnya. Sebuah studio sangat lumrah untuk tidak menerapkan ketatnya peraturan kantor yang memiliki jam kerja 9-to-5 atau harus berpakaian formal. Nuansa tersebut diatur se-rileks mungkin agar mampu menimbulkan ide-ide kreatif maupun bisa leluasa untuk bekerja.
Dalam dunia industri kreatif yang dinamis tersebut, di mana inovasi dan ekspresi artistik lebih berkuasa, amat mudah bagi para pemilik studio untuk mengabaikan tugas-tugas administrasi sehari-hari yang sering kali biasa tetapi amat penting sebagai sebuah usaha. Padahal kegiatan-kegiatan yang tampaknya tidak penting ini merupakan tulang punggung proyek-proyek yang sukses, yang memastikan bahwa visi kreatif dapat diwujudkan tanpa adanya rintangan yang tidak perlu. Mengapa hal ini amat perlu bagi proyek bahkan di industri kreatif dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Sebagai Sarana Manajemen Sumber Daya yang Efektif
Administrasi yang tepat melibatkan pelacakan dan pengalokasian sumber daya secara cermat, baik manusia maupun material. Dalam industri kreatif seperti video game atau animasi, adanya administrasi berupa checklist progress, brief kualitas, terms pengerjaan, jobdesk, hingga PIC (person in charge) akan sangat membantu agar pengerjaan tidak menjadi liar dan lempar tanggung jawab dalam studio. Oleh karenanya dengan mempertahankan gambaran umum yang jelas tentang personel, peralatan, dan anggaran yang tersedia, manajer proyek dapat memastikan bahwa tim kreatif memiliki semua yang mereka butuhkan untuk berkembang maupun menyelesaikan proyek. Hal ini tidak hanya mencegah kondisi-kondisi seperti penundaan dan gangguan, tetapi juga mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas.
2. Channel Komunikasi yang Efisien
Komunikasi yang jelas dan penyelesaian proyek yang tepat waktu sangat penting dalam industri kreatif. Adanya perubahan konsep dadakan atau lost track progress akan sangat memusingkan. Adanya sistem administrasi yang efektif menyediakan saluran yang diperlukan untuk berbagi informasi yang lancar di antara anggota tim, klien, dan berbagai pemangku kepentingan proyek. Hal ini dapat mencegah kesalahpahaman, memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, dan memfasilitasi adanya kolaborasi.
Proses kreatif pada dasarnya tidak dapat diprediksi, dan tantangan yang tidak terduga dapat muncul kapan saja. Segala bentuk permintaan hingga revisi dadakan umum terjadi. Administrasi yang tepat seperti adanya rencana kontingensi dari kemungkinan-kemungkinan yang terjadi akan membuat identifikasi risiko yang potensial terjadi dan pengembangan strategi untuk menguranginya. Dengan mengantisipasi dan menangani masalah secara proaktif, tim proyek dapat menghindari kemunduran yang merugikan dan mempertahankan momentum proyek.
4. Fungsi Pengawasan Keuangan
Pelacakan dan pelaporan keuangan yang akurat sangat penting untuk keberlanjutan setiap proyek kreatif. Ini akan menghindari sebuah proyek ditembak dan dilaksanakan dengan budget yang tidak sesuai. Administrasi yang efektif akan memastikan bahwa anggaran dipatuhi, pengeluaran dipantau, dan pendapatan dimaksimalkan dan ini akan memerlukan transparansi yang jelas. Hal ini tidak hanya melindungi kesehatan keuangan proyek tetapi juga memberikan wawasan berharga untuk perencanaan di masa mendatang.
5. Bentuk Kepatuhan Hukum
Industri kreatif tetaplah bagian dari ekosistem dunia usaha yang tunduk pada berbagai peraturan hukum, termasuk undang-undang hak cipta, hak kekayaan intelektual, dan ketentuan kontrak. Seorang pemilik studio harus tetap memberlakukan bahwa ia menghormati segala norma maupun peraturan yang ada sekalipun klien bahkan meminta bentuk-bentuk seperti plagiasi karya. Dengan adanya administrasi yang tepat dimana studio akan menjunjung tinggi aturan dan norma akan membantu melibatkan memastikan bahwa semua persyaratan hukum dipenuhi, melindungi proyek dari potensi sengketa hukum, dan menjaga kepentingan semua pihak yang terlibat.
Dokumentasi dan pencatatan yang komprehensif sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang proyek kreatif. Dapat terjadi dimana ketika seorang desainer grafis memiliki klien yang telah biasa repeat order, maka ia perlu membuka-buka track catatan file-file lama untukkarena ada sesuatu yang di file tersebut yang diperlukan. Dengan memelihara arsip terperinci dari berkas proyek, bentuk komunikasi yang ada, dan keputusan-keputusan yang telah dibuat, tim dapat merujuk kembali ke informasi penting sesuai kebutuhan, menyederhanakan proyek di masa mendatang, dan menunjukkan akuntabilitas.
7. Memperbesar Kemungkinan Kepuasan Klien dan Keberhasilan Proyek
Administrasi yang efektif memainkan peran penting dalam memastikan kepuasan klien. Jika seorang desainer atau animator bekerja tanpa arah dan tanpa pedoman, hal itu dapat membuat komunikasi dengan klien kurang baik yang berdampak pada kepuasan klien tidak terjaga. Dengan menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan standar manajemen tertinggi, serta adanya transparansi terutama dalam administrasi tim dapat membangun kesuksesan proyek, hubungan yang kuat dengan klien dan mendorong prospek bisnis yang berulang.
8. Sarana Pemberi Semangat dan Produktivitas Tim
Lingkungan administratif yang terorganisasi dengan baik dan efisien dapat meningkatkan semangat dan produktivitas tim secara signifikan. Seorang pekerja kreatif amat mudah stres jika tidak ada kepastian bagaimana ia dapat diupah atau digaji dengan layak maupun bagaimana ia bekerja dalam proyek. Adanya administrasi membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif dengan mengurangi stres, menghilangkan kebingungan, dan menyediakan infrastruktur yang mendukung.
