Bab IV
Pengertian Administrasi
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catatan, surat menyurat, pembukuan ringan, mengetik, agenda, dan sebagainya administrasi teknis. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dengan menggunakan infrastruktur tertentu yang efisien dan efektif.
Menurut Hebert A. Simon dalam Hindrajid, Widodo, & Nugroho, 2016 bahwa Administrasi sebagai aktivitas kelompok (orang) yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Menurut Moh. Rifai dalam Hindrajid et al, 2016 menjelaskan bahwa "Administrasi merupakan suatu bantuan agar suatu usaha dapat berjalan dengan lancar dalam upaya untuk mencapai tujuan dengan tanpa menghambur-hamburkan sumber-sumber yang tersedia.
Menurut Sondang P. Siagian dalam Hindrajid et al, 2016 mendefinisikan "pengertian administrasi adalah sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau yang lebih didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya".
Administrasi  pada PT PPI
Kegiatan administrasi yang ada di PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut:
Pencatatan Kartu Piutang, adalah buku besar pembantu untuk mencatat mutase piutang pelanggan. Setiap kartu piutang digunakan untuk mencatat satu pelanggan dan kegiatan piutangnya.
Pencatatan Kartu Persediaan, adalah Kartu persediaan barang adalah sebuah laporan yang berisi mengenai semua kuantitas barang hingga pergerakan setiap barang yang ada di gudang.
Pencatatan Kartu Hutang, adalah formulir yang digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan hutang kepada salah satu pemasok (kreditur) tertentu. Kartu hutang memuat informasi tentang hutang kepada salah satu kreditur.
Pengadministrasian Pencatatan Kartu Piutang
Pencatatan Kartu Piutang adalah buku besar pembantu untuk mencatat mutasi piutang pelanggan. Setiap kartu piutang digunakan untuk mencatat satu pelanggan dan kegiatan piutangnya. Adapun proses yang penulis lakukan dalam Pencatatan Kartu piutang , dapat dilihat pada gambar berikut:
-
Gambar 4.1 Proses Pencatatan Kartu Piutang
Meminta data penjualan mingguan dan penerimaan faktur penjualan dari bulan Januari sampai Oktober
Mengecek dan menyamakan nomor faktur yang sebelumnya sudah tertulis pada kartu piutang
Setelah pengecekan nomor faktur yang tertera pada kartu piutang dan faktur jalan lalu dituliskan nominal piutang penjualan dari setiap pelanggan, lalu setelah itu input juga di excel.
Setelah mencatat faktur penjualan ke kartu piutang dari Januari -- Oktober mencatatat juga pelunasan yang telah dilakukan dan di catat pada kartu piutang bagian pelunasan.
Kendala dan Solusi Proses Pengadministrasian Kartu Piutang
Kendala dalam pencatatan kartu piutang dan solusi yang diambil, yaitu (a) saat pengecekan nominal piutang dan nomor faktur pada surat jalan ada yang sama atau dua kali input sehingga membuat faktur pelunasan menjadi double; (b) nomor faktur berbeda dengan yang telah di catat di kartu piutang; dan (c) barang yang di retur masih belum di input ulang di kartu piutang. Sedangkan solusi untuk meminimalisir kesalahan maka sebaiknya dibuat sistem informasi terkomputerisasi, yaitu (a) Solusi yang di ambil dalam pencatatan kartu piutang adalah melakukan koreksi terlebih dahulu pada bagian pembuatan fakturis surat jalan. Lalu menyamakan dengan kartu piutang yang sudah di input agar sama jumlah nominal pengambilan barang dan saldonya.
Jika ada barang yang di retur sebaiknya segera membuat surat retur dengan nomor faktur yang sebelumnya agar menghindari kesalahan dalam pencatatan pelunasan piutang di kartu piutang.
Â
Hasil kegiatan Magang
Kemampuan Bekerja Sama
Menurut Julia (2017: 53), kemampuan bekerjasama adalah kegiatan atau usaha yang dilakukan oleh beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama dan menumbuhkan ikatan batin diantara teman lainnya tidak hanya teman karibnya saja. Kegiatan yang berkaitan dengan mata kuliah tersebut adalah melaksanakan tugas yang di berikan atasan secara langsung , yang di bagi menjadi 3 yaitu ada yang mengerjakan pencatatan kartu piutang , kartu persediaan dan kartu hutang. Bagian saya saat magang saya mengerjakan kartu piutang dan juga menghitung pengeluaran kantor yang biasa di kasih di kala saya sudah menyelesaikan tugas menginput piutang ke dalam kartu piutang.
Kreatifitas
Menurut David Campbell kreativitas adalah suatu kemampuan untuk menciptakan hasil yang sifatnya baru, inovatif, belum ada sebelumnya, menarik, aneh, dan berguna bagi masyarakat.
Saat melaksanakan kegiatan magang di Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) penulis memiliki ketrampilan dalam merapihkan data nota rembesan yang perhitungannya tidak sesuai sehingga berusaha untuk memperbaikinya.
Kepemimpinan
Menurut Stoner, (1996 : 161) menyatakan bahwa kepemimpinan adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok.
Kegiatan magang yang menunjukan kepemimpinan adalah diajarkan untuk memiliki jiwa pemimpin seperti berani memberikan arahan kepada team dan mau memberikan pidato singkat saat rapat.
Kemampuan Administrasi
Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Kerjasama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama (Silalahi, 2010 : 8).
Kegiatan Administrasi yang di lakukan pada PT PPI adalah penulis mampu mencatat dan mengkoreksi laporan penjualan dan pembayaran secara manual di kartu piutang secara detail.
Kemampuan Berkomunikasi
Kegiatan magang di PT PPI yang berkaitan dengan mata kuliah tersebut adalah penulis mendapatkan keberanian dalam berbicara dengan bahasa yang baik saat di berikan pertanyaan secara langsung oleh atasan dan saat mengikuti kegiatan pasar murah.
Kemampuan Merumuskan Masalah Teknis
Kegiatan magang di PT PPI yang berkaitan dengan mata kuliah tersebut adalah penulis menemukan banyak masalah yang ada pada PT PPI seperti : Â (a)Jaringan internet yang lambat ,(b) atap kantor yang bocor, (c) Ac diruangan yang jarang digunakan sehingga menjadi rusak,(d) piutang yang sudah lunas masih tercatat di daftar tagihan piutang sehingga membuat pencatatan tertulis dua kali dengan nomor yang sama.
Kemampuan Menyelesaikan Masalah Teknis
Penyelesaian masalah teknis yag ada di PT PPI adalah
Piutang perusahaan yang sudah lunas masih banyak yang tercatat di daftar tagihan piutang sebaiknya perlu di cek Kembali dan dicocokan dengan catatan piutang oleh bagian Gudang.
Jaringan Wifi atau internet perlu di tingkatkan Kembali
Perbaikan atap bangunan yang sudah rusak perlu di segera di tangani karena untuk kenyamanan Bersama.
Ac kantor yang rusak perlu segera di perbaiki dan digunakan kalau sudah benar agar menghindari kerusakan Ac yang sudah di perbaikiPengertian Administrasi
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catatan, surat menyurat, pembukuan ringan, mengetik, agenda, dan sebagainya administrasi teknis. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dengan menggunakan infrastruktur tertentu yang efisien dan efektif.
Menurut Hebert A. Simon dalam Hindrajid, Widodo, & Nugroho, 2016 bahwa Administrasi sebagai aktivitas kelompok (orang) yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Menurut Moh. Rifai dalam Hindrajid et al, 2016 menjelaskan bahwa "Administrasi merupakan suatu bantuan agar suatu usaha dapat berjalan dengan lancar dalam upaya untuk mencapai tujuan dengan tanpa menghambur-hamburkan sumber-sumber yang tersedia.
Menurut Sondang P. Siagian dalam Hindrajid et al, 2016 mendefinisikan "pengertian administrasi adalah sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau yang lebih didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya".
Administrasi pada PT PPI
Kegiatan administrasi yang ada di PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut:
Pencatatan Kartu Piutang, adalah buku besar pembantu untuk mencatat mutase piutang pelanggan. Setiap kartu piutang digunakan untuk mencatat satu pelanggan dan kegiatan piutangnya.
