PKM Penerapan Sistem Peramalan Penjualan Barang Berbasis Kecerdasan Buatan pada Ayunadi Swalayan

Perusahaan Retail Ayunadi Swalayan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bisnis ritel ini sudah beroperasi sejak tahun 2004. Perusahaan ini memiliki kurang lebih 15.000 item atau produk dengan rata-rata transaksi harian lebih dari 1000 transaksi. Seluruh transaksi tersebut tercatat ke dalam sistem penjualan yang terintegrasi dengan sistem gudang (warehouse) perusahaan. Perusahaan Retail Ayunadi Swalayan menghadapi permasalahan dalam pengelolaan stok barang. Saat ini, stok barang di gudang seringkali menipis karena kurangnya perencanaan yang tepat dalam pembelian barang. Divisi pembelian hanya mengandalkan insting saat memutuskan untuk membeli persediaan, tanpa mempertimbangkan kalkulasi riwayat penjualan atau jumlah barang yang tersedia di sistem gudang. Ketidaktepatan perencanaan stok barang ini mengakibatkan kerugian karena barang yang dibeli bisa menjadi tidak laku terjual, dan juga dapat mengecewakan konsumen karena stok barang yang habis. Oleh karena itu, diperlukan solusi yang dapat membantu Ayunadi Swalayan dalam melakukan peramalan persediaan barang secara lebih akurat dan efisien.

Berdasarkan kendala yang dialami Ayunadi Swalayan, pada usulan kegiatan PKM yang diprakarsai oleh Dosen Institut Bisnis dan Teknologi Indonesia yaitu  Ir. I Made Dwi Putra Asana, S.Kom., M.T beserta Sugihya Artha Dwipayani, S.T.,M.T. menjadikan Ayunadi Swalayan sebagai mitra sasaran PKM. Kegiatan PKM bertujuan untuk menerapakan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) dalam mengatasi kendala yang dihadapi mitra disebutkan diatas. Berdasarkan analisis situasi, permasalahan pada mitra dapat dijabarkan sebagai berikut :

Mitra mengalami permasalahan pada bidang manajemen persediaan yang mengakibatkan kendala akses informasi perkiraan kebutuhan persediaan barang berdasarkan riwayat transaksi. Mitra belum memiliki media untuk menemukan pola penjualan barang untuk melakukan peramalan atau prediksi persediaan barang yang dibutuhkan untuk operasional.

Berdasarkan permasalahan tersebut tim pengusul kegiatan PKM bersama mitra sepakat untuk melaksanakan kegiatan dalam menyelesaikan permasalahan mitra pada bidang manajemen data. Pada bidang manajemen data tim pengusul akan melaksanakan penerapan dan pelatihan sistem peramalan penjualan barang berbasis kecerdasan buatan. Penggunaan sistem peramalan penjualan yang tepat dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pembelian barang, mengurangi risiko kehabisan stok, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. Dengan menerapkan teknologi dan melatih tim dalam sistem peramalan persediaan yang efektif, Ayunadi Swalayan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengoptimalkan operasional, dan menghindari kerugian yang disebabkan oleh ketidaktepatan perencanaan stok.

Kegiatan PKM dimulai dengan melakukan perancangan dan pembangunan sistem berdasarkan analisis proses bisnis pada lokasi mitra. Pada tahap selanjutnya setelah selesainya pembangunan dan pengujian aplikasi peramalan penjualan oleh tim Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM), dilaksanakanlah kegiatan pelatihan bagi para pengguna di lokasi Mitra PkM, yaitu Ayunadi Swalayan. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan kepada orang staff  EDP dalam menggunakan Sistem Peramalan Penjulan.

Gambar 2. Penjelasan Fitur Sistem oleh Tim PKM (Dok. pribadi)

Kegiatan pelatihan ini dipimpin oleh tim PkM yang telah berpengalaman dalam pengembangan aplikasi peramalan penjualan. Seluruh anggota tim PkM turut hadir dalam pelatihan ini bersama dengan Mitra PkM, Ayunadi Swalayan. Dengan pendekatan praktikal, pelatihan ini memberikan panduan langkah demi langkah kepada para peserta, memastikan bahwa mereka memahami dan dapat mengoperasikan aplikasi peramalan penjualan dengan lancar. Sesuai kebutuhan, sesi tanya jawab dan diskusi pun dilakukan untuk memastikan pemahaman yang mendalam dari setiap peserta. Hasil dari kegiatan pelatihan menunjukkan kesuksesan, di mana para pengguna aplikasi peramalan penjualan mampu menguasai dengan baik fungsi-fungsi yang ada. Diharapkan, pemahaman dan keterampilan yang telah diperoleh akan membantu para pengguna meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi operasional di Ayunadi Swalayan.