Pendampingan Pemanfaatan Sistem Informasi Perkembangan Pelaporan Koperasi dalam Meningkatkan Akuntabilitas dan Tata Kelola Kelembagaan Koperasi

Denpasar - Dinas Koperasi UKM dan Tenaga Kerja Kabupaten Tabanan merupakan salah satu Perangkat Daerah yang membidangi 3 urusan, yaitu Koperasi, Usaha Kecil Menangah dan Tenaga Kerja di Kabupaten Tabanan. Hasil survey lapangan yang dilakukan oleh tim pengusul pada 20 Maret 2023 atas data pelaporan perkembangan Khusus pada bidang Koperasi hingga tahun 2021 terdapat sekitar 568 Koperasi dengan rincian 405 status aktif dan 163 tidak aktif. Besarnya asset yang merupakan himpunan dari dana masyarakat atau anggota Koperasi tersebut tentunya harus dapat dipertanggungjawabkan oleh para pengelola Koperasi kepada para anggota atas dasar 7 aspek yaitu aspek permodalan, kualitas aktiva produktif, manajemen, efesiensi, likuiditas, kemandirian dan pertumbuhan serta jatidiri koperasi (1) (2). Untuk memastikan 7 aspek tersebut dapat terpenuhi dan untuk dapat mengklasifikasi nilai tingkat Kesehatan Koperasi maka Dinas Koperasi UKM dan Tenaga Kerja Kabupaten Tabanan melakukan upaya pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan terhadap Koperas-koperasi yang ada diwilayah kerjanya, hal tersebut sesuai dengan salah satu tugas pokok dan fungsinya. Dalam upaya melaksanakan fungsinya maka Dinas Koperasi UKM dan Tenaga Kerja Kabupaten Tabanan berkewajiban untuk melakukan upaya pengawasan secara terjadwal dan berkelanjutan dalam bentuk pemantauan perkembangan Koperasi.Dalam teknis pelaksanaan pemantauan perkembangan Koperasi saat ini di Kabupaten Tabanan dilakukan dengan pengiriman atau pengumpulan laporan secara manual yaitu para pengelola koperasi mengirimkan sejumlah dokumen yang menyangkut Narasi Perkembagan, Identitas Koperasi, Dasar Hukum, Pelaksanaan Pengawasan berkala serta Ruang Lingkup dan Hasil Pengawasan. Dokumen tersebut diisi secara manual kemudian dicetak dan dikirimkan secara hard copy ke Dinas Koperasi UKM dan Tenaga Kerja Kabupaten Tabanan. Tentu hal ini membutuhkan waktu oleh karena jarak tempuh dari lokasi Koperasi ke Dinas Koperasi sangat berpariatif serta kemungkinan terjadinya kesalahan input pada dokumen manual sangat tinggi karena tidak tervalidasi secara otomatis.

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini maka berdasarkan beberapa penelitian terkait yang menerapkan teknologi informasi pada koperasi  semestinya proses pengisian data laporan perkembangan Koperasi tersebut dapat dilakukan secara digital dan daring sehingga tingkat akurasi pengisian data dapat terjamin, tidak perlu waktu lama untuk proses pengiriman dokumen dan mengurangi penggunaan kertas yang berdampat pada lingkungan dan pengarsipan laporan secara digital. Tata kelola kelembagaan koperasi juga menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan, terutama dalam konteks akuntabilitas dan transparansi. Sebagai organisasi yang didirikan oleh dan untuk kepentingan anggota, koperasi harus memastikan bahwa pengelolaan usaha dilakukan secara profesional dan bertanggung jawab. Untuk menjaga akuntabilitas dan tata kelola kelembagaan koperasi, diperlukan sistem pelaporan yang dapat membantu pengurus koperasi dalam mengumpulkan,menyimpan, dan menganalisis informasi mengenai perkembangan koperasi. Sistem pelaporan ini juga dapat membantu anggota dalam memahami dan memantau kinerja koperasi, serta memastikan bahwa pengelolaan usaha dilakukan secara transparan dan akuntabel.

Sehingga berdasarkan permasalahan pada mitra pengabdian, dicetuskanlah kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) yang telah memperoleh pendanaan dari Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi atas hibah dana dalam rangka pelaksanaan program Pengabdian kepada Masyarakat Skema Pengabdian Masyarakat Pemula. tim Pengabdian terdiri dari Dosen Institut Bisnis dan Teknologi Indonesia (INSTIKI) yaitu I Nyoman Widhi Adnyana, S.Kom., M.Pd., Ir. I Made Subrata Sandhiyasa, S.Kom., M.Kom serta Ni Putu Eka Kherismawati, S.Pd.,M.M. 

Tujuan pada kegiatan pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) ini yaitu merancang dan membangun sistem pelaporan perkembangan koperasi menjadi sangat penting untuk dilakukan. Dengan adanya sistem ini, diharapkan koperasi dapat memperbaiki tata kelola kelembagaan, meningkatkan akuntabilitas, serta membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Kegiatan pendampingan ini memfokuskan pada perancangan sistem informasi pelaporan perkembangan koperasi serta pada kegiatan tranfer knowledge terkait penggunaan sistem informasi pada pengelola koperasi di Kecamatan Kerambitan, Kabupaten Tabanan, Bali. Maka terdapat beberapa solusi yang dapat diberikan oleh tim pelaksana pengabdian melalui Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Perkembangan Koperasi, Pelaksanaan Pendampingan Sistem Informasi Pelaporan Perkembangan Koperasi serta Pelaksanaan Pendampingan Sistem Informasi Pelaporan Perkembangan Koperasi. 

Gambar 2. Kegiatan Pendampingan Penggunaan Sistem

Setelah proses perancangan sistem informasi perkembangan koperasi dan dilaksanakannya pendampingan penggunaan sistem, maka pada tahap ini dilakukan evaluasi kemampuan peserta kegiatan pendampingan dengan berdasarkan hasil pre-test dan post test terkait pengetahuan umum penggunaan sistem informasi, proses input dan output sistem serta fitur sistem. hasil evaluasi pre-test dan post-test kepada 6 peserta pelatihan menunjukkan terdapat peningkatan kemampuan dari sebelum mengikuti pelatihan dibandingkan setelah peserta memperoleh pendampingan dalam menggunakan sistem informasi perkembangan pelaporan koperasi, terdapat peningkatan sebesar 15,7% secara keseluruhan kemampuan peserta. Sehingga hal ini menunjukkan bahwa kegiatan pengabdian pendampingan penggunaan sistem informasi ini dapat memberikan peningkatan pemahaman bagi pengelola koperasi dalam menunjang akuntabilitas dan tata Kelola kelembagaan koperasi.