Tim Magang Kependidikan Universitas Jambi Tingkatkan Efisiensi Dalam Pengelolaan Arsip Di Gedung Rektorat

Pada Desember 2024, Mahasiswa Universitas Jambi menyelesaikan pelaksanaan Program Magang Kependidikan yang berlokasi di Unit Kearsipan dan Tata Usaha Gedung Rektorat Universitas Jambi. Pelaksanaan Magang Kependidikan ini dimulai dari awal semester hingga kepada penghujung pembelajaran kalender akademik Universitas Jambi pada bulan Desember 2024 ini. Meskipun lingkup pelaksanaan Magang Kependidikan ini berada di dalam ranah kampus, akan tetapi dampaknya cukup besar karena dapat memberikan pengalaman berharga bagi Mahasiswa serta adanya kontribusi dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip Universitas.

Foto Proses pelaksanaan Program Magang Kependidikan oleh salah satu mahasiswa Prodi Administrasi Pendidikan, Sumber: Tim Magang Kependidikan UNJA

Salah satu anggota dari Tim Magang Kependidikan Universitas Jambi Lasria Rovi Naro Simatupang yang berasal dari Program Studi Administrasi Kependidikan menyampaikan bahwa program ini melibatkan berbagai tugas penting seperti digitalisasi arsip, penyortiran dokumen, hingga penghapusan arsip sesuai dengan prosedur yang diberikan. Kami belajar banyak akan berbagai kegiatan ini, seperti tata kelola arsip, penggunaan perangkat lunak pengarsipan, hingga teknik penghapusan yang aman dan ramah lingkungan, ujarnya. 

Program Magang Kependidikan ini diikuti oleh Mahasiswa Semester 5 (lima) yang terdiri dari Lasria Rovi Naro Simatupang, Miko Fernanda, Julita Tantri, Diding Hawari. Selama pelaksanaan magang kependidikan di Rektorat Universitas Jambi, Tim Magang Kependidikan turut serta dalam penghapusan arsip an-aktif yang memenuhi ruang penyimpanan, maksudnya arsip-arsip yang telah melewati masa retensi yang dihancurkan dengan menggunakan metode sesuai standar ketentuan kearsipan. Pelaksanaan kegiatan ini membantu Mahasiswa dan pegawai dalam menciptakan ruang kerja yang lebih tertata dan nantinya akan mendukung kelancaran operasional Universitas. Selain itu, Mahasiswa juga ikut terlibat dalam digitalisasi dokumen guna mempercepat aksesibilitas data.

Proses penghapusan arsip Rektorat Universitas Jambi oleh Staf dan Tim Magang Kependidikan UNJA, Sumber: Tim Magang Kependidikan UNJA

Dosen Pembimbing Lapangan Tim Magang Kependidikan Universitas Jambi Shaela Maliha menyampaikan Kegiatan ini tidak hanya meningkatkan keterampilan teknis mahasiswa, tetapi juga mendukung pengembangan soft skill seperti kemampuan memanajemen waktu, team work, dan komunikasi yang lebih intensif. Berkat kolaborasi mahasiswa dan Staf Unit Kearsipan menghasilkan dampak yang signifikan, hal tersebut dapat dilihat dari adanya kelancaran dalam proses pengarsipan, ujarnya. 

Pada pelaksanaan program magang kependidikan ini mencakup pelatihan tentang prosedur pengarsipan modern. Mahasiswa mendapat pemahaman mendalam tetang pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung tata kelola yang transparan dan akuntabel. Kegiatan ini menjadi bukti nyata bahwa kolaborasi antara dunia akademik dan institusi dapat memberikan manfaat yang luas, baik bagi mahasiswa maupun institusi.

Pihak Universitas Jambi berharap program seperti ini dapat terus dikembangkan untuk mencetak lulusan yang kompeten dan siap menghadapi dunia kerja dimasa mendatang. Dukungan dari berbagai pihak, termasuk Staf Unit Kearsipan dan Mitra Eksternal menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan program ini.