Menerapkan Five Disciplines dan Theory of Constraints di PT Kimia Farma Diagnostika

Sebagai seorang staf piutang di PT Kimia Farma Diagnostika, saya memiliki tanggung jawab untuk memastikan pengelolaan piutang berjalan secara efektif, mulai dari penagihan hingga rekonsiliasi. Dalam perjalanan ini, saya menyadari bahwa pendekatan sistemik dan prinsip-prinsip manajemen sangat penting untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dua konsep yang sangat relevan bagi saya adalah Five Disciplines oleh Peter Senge dan Theory of Constraints (ToC).

Five Disciplines: Penerapan dalam Pengelolaan Piutang

1. Personal Mastery (Penguasaan Diri) Dalam pekerjaan saya, penguasaan diri berarti terus meningkatkan kemampuan teknis dan interpersonal. Saya belajar menggunakan perangkat lunak akuntansi terbaru dan memperdalam pengetahuan tentang kebijakan kredit. Selain itu, saya juga mengembangkan keterampilan komunikasi untuk bernegosiasi dengan klien secara efektif dan memastikan hubungan baik tetap terjaga.
2. Mental Models (Model Mental) Model mental adalah pola pikir yang memengaruhi cara saya melihat masalah. Di awal karier, saya pernah berasumsi bahwa keterlambatan pembayaran murni disebabkan oleh kelalaian klien. Namun, setelah menggali lebih dalam, saya memahami bahwa penyebabnya sering kali bersifat struktural, seperti proses internal yang lambat atau ketidaksepahaman dalam syarat pembayaran. Dengan mengubah model mental ini, saya menjadi lebih proaktif dalam mencari solusi.
3. Shared Vision (Visi Bersama) Dalam tim piutang, memiliki visi bersama sangat penting. Kami berkomitmen untuk mendukung kesehatan finansial perusahaan dengan menjaga arus kas yang sehat. Dengan visi ini, saya merasa lebih termotivasi untuk bekerja secara kolaboratif dengan tim lain, seperti tim penjualan dan keuangan.
4. Team Learning (Pembelajaran Tim) Saya sering terlibat dalam diskusi tim untuk mengevaluasi kinerja dan berbagi praktik terbaik. Misalnya, kami mengidentifikasi pola pembayaran klien tertentu dan membuat strategi baru untuk meningkatkan kolektibilitas.
5. Systems Thinking (Berpikir Sistemik) Sebagai staf piutang, saya harus melihat sistem secara keseluruhan. Keterlambatan pembayaran tidak hanya memengaruhi departemen saya, tetapi juga arus kas perusahaan dan hubungan dengan pemasok. Dengan berpikir sistemik, saya dapat memahami interkoneksi ini dan berkontribusi pada solusi jangka panjang.

Theory of Constraints: Mengatasi Hambatan dalam Proses Piutang

Theory of Constraints membantu saya memahami bahwa setiap sistem memiliki hambatan utama yang membatasi kinerja keseluruhan. Dalam konteks pekerjaan saya, hambatan tersebut sering kali berupa:

1. Dokumentasi yang Tidak Lengkap Ketidaklengkapan dokumen penagihan dapat memperlambat proses pencairan pembayaran. Untuk mengatasi ini, saya bekerja sama dengan tim penjualan untuk memastikan dokumen lengkap sebelum dikirim ke klien.
2. Proses Penagihan Manual Proses manual sering kali menjadi hambatan besar. Dengan mendorong digitalisasi, seperti pengiriman faktur elektronik, saya membantu mempercepat proses.
3. Komunikasi yang Tidak Efektif Hambatan komunikasi antara tim internal dan klien dapat menyebabkan miskomunikasi. Saya memastikan bahwa setiap klien mendapatkan informasi yang jelas tentang jadwal pembayaran dan konsekuensi keterlambatan.

Dengan mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-hambatan ini, saya mampu meningkatkan efektivitas proses pengelolaan piutang.

Refleksi dan Manfaat

Mengintegrasikan Five Disciplines dan Theory of Constraints dalam pekerjaan saya telah membantu saya menjadi karyawan yang lebih produktif dan proaktif. Saya tidak hanya fokus pada tugas harian, tetapi juga berpikir strategis untuk mendukung tujuan perusahaan. Penerapan konsep-konsep ini memungkinkan saya untuk terus belajar, beradaptasi, dan memberikan kontribusi yang lebih besar dalam mendukung keberlanjutan PT Kimia Farma Diagnostika.