Mari Belajar Komunikasi Bisnis

Pengenalan Komunikasi

         Komunikasi adalah Proses transfer/ penyampaian Informasi dan pesan antara pengirim dan penerima,menggunakan 1 atau lebih media tertulis, visual, lisan maupun media elektronik. Esensi dari Komunikasi sendiri adalah Membagikan data, informasi, pandangan maupun inspirasi sebagai pertukaran yang menguntungkan antara si pengirim dan orang – orang yang diajak berkomunikasi. Diluar dari keuntungan pribadi, komunikasi juga penting untuk perusahaan, beberapa keuntungan yang diberikan komunikasi antara lain :

1. Hubungan yang lebih dekat antara beberapa Komunitas di pasar.
2. Peluang untuk mempengaruhi pembicaran, persepsi dan tren.
3. Meningkatkan produktivitas dan mempercepat penyelesaian masalah.
4. Hasil finansial yang lebih baik, dan retur yang lebih tinggi bagi investor.
5. Peringatan lebih dini dari masalah potensial, peningkatan biaya operasional hingga masalah keamanan.

Untuk sebuah komunikasi terbentuk, ada 8 proses mengenai bagaimana terjadinya sebuah komunikasi :

1. Pengirim mempunyai ide.
   Keberhasilan suatu komunikasi dimulai dari ide pokok dan motivasi dari kenapa sebuah pesan akan dibuat/ dikirimkan.
2. Pengirim merubah ide menjadi pesan.
   Untuk bisa mengirimkan sebuah pesan, si pengirim perlu untuk menaruh ide itu menjadi sebuah pesan.
3. Pengirim menempatkan pesan ke sebuah media
   Dengan pesan yang sudah dibuat sedemikian rupa untuk menyampaikan ide, pesan tersebut perlu untuk disampaikan melalui media komunikasi, yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan ke si penerima.
4. Pengirim mengirimkan pesan melalui sebuah jaringan
   Seiring dengan perkembangan teknologi, ada begitu banyak jaringan komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan.
5. Penerima menerima pesan
   Apabila jaringan komunikasi digunakan dengan baik, pesan pasti dapat mencapai sang penerima, namun tidak ada jaminan bahwa pesan tersebut akan dipahami/ disadari oleh si penerima
6. Penerima mencoba menerjemahkan isi pesan
   Setelah pesan diterima, penerima perlu untuk memahami ide dari pesan tersebut, tahap ini disebut sebagai decoding
7. Penerima merespon pesan si pengirim
   Dengan membuat pesan yang menunjukan keuntungan dari merespon pesan si pengirim, pengirim dapat meningkatkan probabilitas kemungkinan si penerima untuk merespon secara positif
8. Penerima memberikan feedback kepada si pengirim
   Sebagai tambahan selain merespon, penerima bisa juga untuk memberikan feedback yang kiranya dapat membantu si pengirim mengevaluasi tingkat efektivitas dari komunikasi tersebut

Berkolaborasi dan Tim dalam bekerja:

Dengan menggunakan kolaborasi dan bekerja sama dengan orang lain dapat mempermudah dalam meyelesaikan sebuah masalah,dan kolaborasi selalu digunakan pada setiap profesi pekerjaan.

Tim adalah unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berbagi misi yang sama dan bertanggung jawab untuk bekerja mencapai tujuan mereka. Organisai memnbentuk beberapa jenis tim, dan setiap jenis berkomunikasi degan cara yang sedikitr berbeda. Perusahaan-perusahaan dapat menciptakan tim formal, yang menjadikan bagian dari struktur organisasi, atau perusahaan tersebut dapat membentuk tim pemecah masalah, bekerja mengatasi aktivitas khusus, atau mendorong partisipasi karyawan.

Tim pemecah masalah (problem-solving team) dan gugus tugas (task force) merupakan tim-tim informal yang dibentuk untuk memecahkan isu-isu spesifik dan kemudian dibubarkan setelah tujuan mereka tercapai.

Komite adalah tim formal yang biasanya mempunyai masa hidup lama dan dapat menjadi bagian permanen dari strukturn organisasi. Komite biasanya menangani tugas-tugas yang berulang.

Keuntungan Tim kerja :

1. Meningkatkan informasi dan pengetahuan : Dengan berkerja secara bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan.
2. Meningkatkan ragam pandangan : Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legalitas dan kualitas pengambilan keputusan.
3. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi : Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama perusahaan.
4. Meningkatkan tingkat kinerja : Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual

Kerugian Tim kerja :

1. Groupthink : Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus darimayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim.
2. Tim kerja memungkinkan terjadinya free rider. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya.
3. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut . Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim

Memahami Proses Penulisan dalam Tiga Langkah :

Langkah 1 : Merencanakan pesan bisnis

1. Alalisis situasi
   Definisikan tujuan dan susun profil audiens
2. Kumpulkan informasi
   Tentukan kebutuhan audiens dan peroleh informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut
3. Seleksi media yang tepat
   Pilihlah media terbaik untuk mengirimkan pesan anda
4. Atur informasi
   Definisikan ide pokok anda, batasi ruang lingkup anda, selesai pendekatan langsung atau pendekatan tak langsung, dan buat garis besar isi pesan

Langkah 2 : Menulis pesan bisnis

1. Beradaptasilah pada audiens
   Bersikap sensitif pada kebutuhan audiens dengan sikap “Anda”, kesopanan, penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias. Bangun hubungan yang kuat dengan audiens dengan membentuk kredibilitas Anda dan memproyeksikan citra perusahaan Anda. Kendalikan gaya Anda dengan nada percakapan, berbahasa Inggris lugas, dan suara yang pantas.
2. Susun peran
   Pilihlah kata-kata kuat yang akan membantu Anda menciptakan kalimat yang efektif dan paragraf yang koheren.

Langkah 3 : Selesaikan pesan bisnis

1. Revisi pesan
   Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang apakah dapat dibaca; kemudian edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.
2. Buat pesan
   Gunakan unsur desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan pesan bersih dan profesional
3. Koreksi pesan
   Periksa kembali kesalahan tata letak, ejaa, dan seluk beluk mekanis

Distribusikan pe

Kirimkan pesan Anda dengan menggunakan media yang dipilih; pastikan semua semua dokumen dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan baik

Mendefinisikan Tujuan Anda

         Semua pesan bisnis mempunyai tujuan umum yaitu memberi tahu, membujuk, atau bekerja sama dengan audiens. Tujuan ini membantu mendefinisikan keseluruhan pendekatan yang dibutuhkan yang meliputi mengumpulkan semua informasi, media pilihan dan bahkan cara mengatur pesan. Tujuan umum juga menentukan tingkat partisipasi audiens yang tepat dan besarnya kendali yang dimiliki atas pesan anda. Di delam ruang lingkup tujuan umum, setiap pesan juga memiliki tujuan spesifik, yang menjelaskan apa yang diharapkan untuk dapat dicapai dari pesan anda dan apa yang seharusnya dilakukan atau yang seharusnya dipikirkan oleh audiens setelah mereka menerima pesan anda. Untuk melakukan tujuan spesifik, pikirkanlah bagaimana ide atau perilaku audiens dipengaruhi oleh pesan.

Uji tujuan dengan mengajukan pertanyaan yaitu :

1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan anda?
2. Apakah pesan anda realistis?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda?

Mengumpulkan informasi (gathering information).

Ada beberapa teknik informal yang dapat digunakan untuk mengumpulkan pengetahuan dan membimbing anda dalam upaya penelitian:

1. Mempertimbangkan sudut pandang dari penonton.
   Caranya adalah dengan memposisikan diri kita sebagai penonton. Apa yang mereka pikirkan, rasakan atau rencanakan? Informasi apa saja yang mereka butuh untuk disampaikan? Jika anda memulai percakapan dalam konteks media sosial, apakah informasi akan merangsang diskusi pada masyarakat yang menjadi targetmu?

1. Mendengarkan masyarakat.
   Untuk sebagian besar topik yang berkaitan dengan bisnis pada saat ini, ada kemungkinan dari keterlibatan komunitas pelanggan, penggemar produk atau orang lainnya dalam diskusi secara online. Maka, temui mereka dan dengarkan apa saja yang mereka katakana.

1. Membaca laporan dan dokumen lain dari perusahaan.
   Laporan tahunan, laporan keuangan, blog dari para ahli, laporan pemasaran dan survei pelanggan merupakan sebagian kecil dari banyaknya sumber yang berpotensi. Ini dapat digunakan untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki sistem manajemen pengetahuan, pengalaman dan wawasan karyawan seluruh organisasi yang terpusat dalam sebuah database.

1. Berbicara kepada supervisor, kolega dan pelanggan.
   Sesama pekerja dan pelanggan mungkin memiliki informasi yang diperlukan, atau mereka memiliki wawasan yang baik terkait dengan apa yang dibutuhkan oleh penonton sebagai target.

1. Menanyakan kepada penonton sebagai masukan.
   Jika anda tidak yakin dengan apa yang penonton butuhkan hanya berdasarkan pesan anda maka, tanyakan pada mereka, jika sama sekali dimungkinkan. Mengakui bahwa anda tidak mengetahui tetapi, ingin memenuhi kebutuhan mereka akan memberi kesan pada penonton lebih dari sekedar menebak dan ternyata salah