Pengalaman Magang Mahasiswa UIN Maliki Malang di Kantor Kementrian Agama Kota Malang

Yang lagi mau memasuki ranah Magang, Yuks baca ini !!!

Biar kalian tau dunia kerja seperti apa

Saya adalah mahasiswa UIN Maliki Malang Jurusan Manajemen Pendidikan Islam, pada matakuliah kami khususnya di semester 6 ini akan melaksanakan magang III dari jurusan langsung terjun ke kantor. Pada kesempatana magang III kali ini saya diwajibkan memilih lokasi untuk magang dan ditugaskan langsung dari jurusan untuk magang di Kantor Kementrian Agama Kota Malang, lokasinya di Jl. Raden Panji Suroso, No. 2, Polowijen, Kec. Blimbing, Kota Malang, Jawa Timur 65126.

Kemenag Kota Malang adalah kantor yang terpilih untuk tempat magang III saya, pemilihan tersebut di karenakan memang sejalur dengan jurusan saya, melaui proposal dan surat izin untuk magang di Kantor Kementrian Agama Kota Malang, pada serah terima dari kampus  yakni tanggal 6 Juni 2022 untuk hari pertama. Setelah serah terima kami sudah ditetapkan untuk magang selama 1 bulan setengah.

Setelah serah terima tersebut saya di jelaskan oleh pamong saya ( Ibu Susi )  mengenai tempat dan tugas yang akan menjadi profesi di kemenag, untuk tempatnya saya di tugaskan di PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu). Pertama memasuki ruang kerja saya sangat berhati-hati sekali karena selama ini jarang bekerja sama dan berkomunikasi secara langsung dengan pegawai kantor, kesan pertama yang diberikan oleh para pegawai kantor sangat ramah, kita disambut langsung oleh ketua kasubag TU yakni bapak Tris kemudian pamong ibu susi yang selalu ada untuk saya dan para pegawai kemenag khususnya para pegawai yang bertugas di bagian PTSP sangat ramah, kemudian mengajarkan secara step by step mengenai pelayanan yang akan saya kerjakan di PTSP.

Untuk hari pertama saya stay di PTSP sampai hari ke dua, lalu karena pada saat bulan juni adalah bulannya Haji jadi bagian haji meminta saya untuk bisa membantuk bekerja dibagian Haji, untuk pekerjaan di bagian Haji saya memulai dari merekap nomer porsi jamaah Haji, menyesuaikan nomer porsi dengan nomer yang telah terdaftar di Kemenag, menyatukan file nomer pemberangkatan jamaah haji dari Bank BSI, mereka[ data jamaah haji yang akan berangkat. Tidak hanya sampai disitu saya sambal mengerjakan tugas di bagian Haji, saya jugak melayani segala kebutuhan pelayanan online haji, biasanya bisa dimulai dari konsul Haji, Pendaftaran Haji, pembiayaan Haji, pembatalan Haji serta urusan haji secara online lainnya.

1 minggu saya dibagian Haji, saya pindah lagi ketempat asal semula yakni bertugas di bagian PTSP, disana tugas pertama saya yakni melayani pelayan secara langsung, tersenyum, memenuhi kebutuhannya dan harus selesai, itu adalah target yang diajarkan oleh para petugas PTSP dalam pelayanan. Untuk pertama kalinya di kantor Kementrian Agama Kota Malang saya memegang beberapa admin pelayanan, salah satunya admin PTSP, bagian Haji, bagian Pondtren dan bagian Pendma. Jam kerja sebagai anak magang mengikuti jam kerja para pegawai disana, yakni jam 07.30 WIB untuk para pegawai dan saya sebagai anak magang harus lebih pagi yakni jam 07.15 WIB sudah di kantor, menurut saya para pekerja di kantor Kementrian Agama Kota Malang sangat menghargai keberadaan orang baru dan sangat ramah.

Kegiatan saya dari mulai pagi hari, sampai di kantor tepat jam 07.15 WIB dan langsung absensi di bagian kepegawaian kemudian menuju kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP), mulai menyiapkan kantor pelayanan sebelum para pegawai dating dan sebelum kantor bukak dengan menyiapkan berkas-berkas pada setiap tempat duduk petugas PTSP, membersihkan document yang tidak diperlukan ketempat lainnya, menghidupkan computer dan masing computer langsung saya sambungkan ke bagian admin PTSP dan membuka web pelayanan kantor Kementrian Agama Kota Malang yakni web SENYUM ( https://ptspmalangkota.kemenag.go.id/), disetiap computer yang saya hidupkan langsung  disambungkan ke masing- masing admin dan kebagian Customer Service untuk pemanggilan nomer urut layanan, kemudian saya mulai membereskan ruangan agar bisa dipakai dan langsung pada penghidupan television khusus untuk daftar pengungjungan pengungjung PTSP.

Pekerjaan di Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) adalah melayani semua kebutuhan layanan untuk urusan pendidik, pegawai sampai kebutuhan orang biasa. Pelayan yang kami sediakan ada 42 layanan yang tidak bisa saya sebutkan satu-satu, tapi salah satu yang akan disembutkan adalah pelayanan yang paling banyak di layani untuk kebutuhan masyarakat, yakni

• Pelayanan recomendasi Umroh
• Pada pelayanan recom umroh ini biasanya masyarakat dimintak untuk menyediakan berkas-berkas persyaratan dan oleh saya langsung diproses ke bagian recom umroh di web SENYUM mulai dari memasukkan data-datanya secara satu persatu, dan semua data di scan untuk dimasukkan ke website sebagai bukti file asli kemudia  tinggal menunggu nomer keluar dari website dan bisa di proses pengeprinan yang akan langsung di berikan kepada orang yang recom umroh.
• Pendaftaran Haji
• Pada pelayanan pendaftaran Haji, biasanya ini bukan tugas PTSP tapi karena kadang butuh personil jikalau rame sehingga saya sebagai anak magang yang dituntu untuk bisa menguasai dan mengerjakan semua hal yang saya bisa lakukan secara langsung, jadi untuk prosesnya masuk kebgaian admin haji dan meminta semua persyaratan yang harus dilengkapi dan memasukkan data diri calon haji ke pendaftaran kemudian proses menunggu nomer keluar, sambil menunggu proses nomer keluar saya melakukan sesi foto dengan pendaftar dan setelah selesai semua tinggal proses print dan selesai.
• Proses mutasi guru,
• Biasanya untuk proses mutase guru yakni dengan pemenuhan segala persyaratan yang kemudian membutuhkan tanda tangan dan untuk pengurusannya langsung pada bagian kepegawaian.
• Pemindahan siswa kesekolah lainnya,
• Pemindahan siswa ini biasanya sering disebut mutasI siswa, pada prosesnya saya bagian PTSP memasukkan semua persyaratan di bagian admin PENDMA dan proses pengecekan kemudian penyetoran file asli kepada bagian PENDMA dan penyerahan nomer pelayanan.
• Pencairan dana BOS
• Pencairan dan BOS hanya bagian penerima proposal dari pihak sekolah dan saya petugas PTSP memberikan tanda terima kepada pihak sekolah ( dengan pengantaran proposal pada bagian Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) dan kemudian oleh bagian PTSP diantarkan secara langsung ke bagian Pondtrend (Pondok Pesantren) )
• Pelayanan surat menyurat
• Pelayanan ini baik surat masuk yang langsung di layani dengan penerimaan surat dari luar kemudian dengan tanda terima oleh petugas PTSP untuk prosesnyankepada yang tertuju dngan proses penyescanan dan penulisan surat masuk tanggal berapa kemudian ditujukan kepada siapa.
• Pelayanan surat keluar
• Pelayanan surat keluar yakni kebanyakan dari bagian haji untuk nomer surat, biasanya langsung di layani dengan pembukaan admin PTSP pada bagian surat keluar dan memasuk sesuai dengan devisi yang akan butuh nomer surat keluar kemudian proses pemasukan satu persatu filenya dan muncullah nomer surat dari web PTSP tersebut, nomer pelayanan keluar lalu cantumkan dan nomer surat keluar.

Itu adalah beberapa bagian yang bisa saya jelaskan salah satunya, kemudian masih banyak lagi pelayanan yang biasanya saya layanin untuk masyarakat mulai dari pengantaran semua dokumen ke bagian kantor-kantor di setiap kemenag, pengantaran tersebut sesuai dengan document yang ada di PTSP hasil dari kebutuhan masyarakat setiap harinya kemudian pengantaran kebagian-bagian kantor kementrian agama kota malang.