Analisis Beban Kerja dengan Metode Work Sampling pada Tenaga Kependidikan (Studi Kasus: Fakultas Teknik di Perguruan Tinggi X)

Pada era globalisasi ini, sektor organisasi baik perusahaan maupun instansi memegang peranan strategis dalam tingkat persaingan. Strategis tersebut dilakukan dengan melakukan perencanaan manajemen sumber daya manusia di dalam organisasi tersebut. Hal tersebut dilakukan untuk mencapai suatu output yang sesuai dengan target organisasi. Pengadaan sumber daya manusia perlu dibentuk sesuai dengan standar prosedur yang ada.

Manajemen sumber daya manusia terdapat perencanaan kebutuhan tenaga kerja. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja bertujuan untuk memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan tersebut juga melibatkan analisis pekerja yang terdiri dari penyusunan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja memiliki arti penting dimana manajemen dapat mengurangi risiko yang timbul dari perubahan lingkungan eksternal yang terjadi, yaitu dengan mempersiapkan sumber daya manusia dalam jumlah yang tepat dan mempunyai kompetensi yang tinggi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi dan dapat mendukung perubahan strategi.

Perguruan Tinggi X merupakan salah satu lembaga pendidikan di atas tingkat menengah yang berada di Indonesia dan memiliki beberapa unit kerja yang menjadi penopang untuk keberlangsungan manajemen perguruan tinggi itu sendiri. Topik utama yang paling menarik untuk dilakukannya penelitian yaitu manajemen sumber daya manusia dengan analisis beban kerja di Unit Fakultas Teknik Perguruan Tinggi X tersebut. Hal tersebut dikarenakan terdapat permasalahan di dalam unit kerja yang bersangkutan yaitu banyak sumber daya manusia di dalamnya yang tidak terampil dalam berkompetisi, tingkat produktif yang tidak maksimal, kedisiplinan yang rendah, dan sebagainya. Akan tetapi, terdapat satu faktor yang tentunya banyak ditemukan di Perguruan Tinggi X ini yaitu kapasitas tenaga kerja yang berlebihan sehingga dapat menimbulkan banyak tenaga kerja yang menganggur.  Selain itu, dari kapasitas tenaga kerja yang berlebihan tersebut dapat memicu ketidaksesuaian antara kapasitas staf dengan pekerjaannya.

Pada permasalahan-permasalahan tersebut, maka penulis melakukan analisis dan pembahasan dengan metode work sampling. Work sampling adalah proses membuat sejumlah pengamatan secara acak dengan jumlah sampel yang cukup. Work sampling bertujuan untuk mengukur analisis beban kerja berdasarkan produktivitas tenaga kerja di tempat kerja. Selain itu, penulis juga menggunakan metode observasi yang digunakan sebagai metode pengumpulan data. Penulis melakukan pengumpulan data kepada 8 orang tenaga kependidikan mulai dari tanggal 20 November 2023 – 8 Desember 2023. Delapan pegawai tersebut adalah pelaksana sekretariat (2 orang), pelaksana fakultas bidang IT dan Web (1 orang), pelaksana tata usaha program studi teknik elektro (2 orang), pelaksana tata usaha program studi teknik sipil (2 orang), dan pelaksana tata usaha program studi teknik arsitektur (1 orang).

Langkah-langkah pengolahan data, analisis data dan pembahasan dalam menyelesaikan permasalahan pada kasus, antara lain:

• Merencanakan sampling pekerjaan yang digunakan dalam penelitian.
• Melakukan perhitungan analisis beban kerja dengan metode work sampling pekerjaan
  • Melakukan sampling pendahuluan, seperti menetapkan interval waktu dan menghitung jumlah kunjungan pada pengamatan.
  • Menentukan nilai rata-rata non produktif, nilai rata-rata non produktif dan persentase produktivitas.
  • Menentukan tingkat ketelitian dan tingkat kepercayaan. Pada penelitian ini penulis menetapkan tingkat ketelitian yang digunakan yaitu 10% (nilai s = 0,1) dan tingkat kepercayaan yang digunakan yaitu 90% (nilai k = 1,65).
  • Uji keseragaman data dengan penentuan nilai BKA dan BKB. Proses uji keseragaman yang telah dilakukan menyatakan bahwa setiap tenaga kependidikan yang diteliti menghasilkan data yang seragam. Hal tersebut dapat dilihat bahwa data berada di antara batas kendali.
  • Uji kecukupan data. Pengujian kecukupan data ini dilakukan dengan formulasi yang melibatkan nilai tingkat ketelitian dan tingkat kepercayaan. Setelah dilakukan pengolahan data menyatakan bahwa data yang telah terkumpul sudah cukup untuk dilakukan pengolahan data tahap selanjutnya.
  • Melakukan perhitungan menit pengamatan berdasarkan jam kerja yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi X dan jumlah hari pengamatan. Serta melakukan perhitungan menit produktivitas dengan melibatkan persentase produktivitas dengan hasil jumlah menit pengamatan.
  • Penentuan waktu siklus yang diawali dengan menghitung jumlah produktif. Penentuan waktu siklus yang dilakukan yaitu dengan melakukan pembagian antara jumlah menit pengamatan dan jumlah produktif dari pengamatan yang telah dilakukan.
  • Melakukan perhitungan waktu normal berdasarkan nilai faktor penyesuaian. Pada perhitungan waktu normal ini diawali dengan melakukan rating factor untuk mengetahui nilai faktor penyesuaian, dimana setiap tenaga kependidikan memiliki nilai faktor penyesuaian yang berbeda. Hal tersebut dikarenakan penulis menetapkan nilai tersebut sesuai dengan tingkat kemampuan setiap tenaga kependidikan saat melakukan pekerjaan.
  • Penentuan waktu baku yang mengacu dengan persentase kelonggaran (allowance). Penetapan persentase kelonggaran (allowance) yaitu berada di skala < 5%. Adapun waktu baku yang dihasilkan oleh setiap tenaga kependidikan yang bersangkutan adalah sebagai berikut: (Tabel pada link folder Gdrive di bawah ini)

Link Folder Gdrive (Tabel Dokumentasi): Dokumentasi Tabel Analisis Beban Kerja

• Melakukan perhitungan beban kerja pada masing-masing tenaga kependidikan yang bersangkutan. Proses pengolahan data yang telah dilakukan, maka didapatkan bahwa beberapa tenaga kependidikan di Perguruan Tinggi X memiliki tingkat beban kerja yang berbeda. Adapun tingkat beban kerja berdasarkan persentase produktivitas pada masing-masing tenaga kependidikan di Unit Fakultas Teknik Perguruan Tinggi X, sebagai berikut: (Tabel pada link folder Gdrive di bawah ini)

Link Folder Gdrive (Tabel Dokumentasi): Dokumentasi Tabel Analisis Beban Kerja

Kesimpulan:

Berdasarkan hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa waktu baku yang tertinggi yaitu 24,6 menit dan terendah yaitu 21,1 menit. Maka rata-rata waktu baku bagi tenaga kependidikan untuk mengerjakan satu kegiatan yaitu 22,9 menit atau 23 menit (hasil pembulatan). Sedangkan untuk tingkat beban kerja tertinggi yaitu pada pelaksana tata usaha program studi teknik sipil ke-1 yaitu sebesar 86,6% dan tingkat beban kerja terendah yaitu pada pelaksana tata usaha program studi teknik sipil ke-2 yaitu sebesar 58,1%. Dengan demikian, besar tingkat beban kerja yang telah dihasilkan tersebut telah berada di skala > 50% maka tenaga kependidikan yang bersangkutan memiliki tingkat produktivitas yang optimal. Jadi, kebutuhan sumber daya manusia pada Unit Fakultas Teknik di Perguruan Tinggi X sudah mencapai tingkat optimal.