Arsip Digital atau Tradisional? Mana yang Lebih Efektif dan Efisien?

ARSIP DIGITAL ATAU TRADISIONAL? MANA YANG LEBIH EFEKTIF DAN EFISIEN?

Oleh: Febiana Nur Indah Sari

Kerap kali kita sering melihat tumpukan kertas dan dokumen di atas meja kantor, atau kertas yang disusun di  lemari. Sekarang tekhnologi telah memudahkan kita dalam segala hal termasuk dalam menyimpan berkas file arsip. Namun yang jadi pertanyaannya.. apakah pengarsipan digital lebih aman dan efektif dalam menyimpan berkas yang banyak. Nah dalam artikel ini kita bakalan ngobrolin seputar arsip digital dan tradisional. Supaya kalian tau cara menyimpan arsip yang sesuai dengan kebutuhan kalian.

Sebelumnya kita kenalan dulu nih dengan arsip. 

• APA SIH ARSIP ITU?

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga,organisasi, maupun perseorangan . 

• APA ITU PENGARSIPAN?

Pengarsipan adalah kegiatan pengelolaan catatan atau dokumen dan sumber informasi yang dilakukan secara terencana dan teratur. tujuannya agar dokumen dapat ditemukan dengan mudah dan cepat ketika dibutuhkan.

•  Arsip memiliki 2 jenis. Yakni arsip fisik dan non fisik

1. arsip fisik (disimpan secara tradisional)

Arsip fisik adalah arsip yang berwujud fisik, seperti dokumen kertas,foto,surat fik dan bentuk lain yang nampak, dapat disentuh dan disimpan secara langsung. Biasanya arsip fisik ini membutuhkan tempat yang aman,seperti dilemari arsip, ruang penyimpanan yang tertutup, atau gudang arsip. 

2. arsip non fisik (disimpan secara pengarsipan digital)

Arsip digital adalah kumpulan dokumen atau informasi yang disimpan dalam format digital, yang berupa teks, gambar,visio, audio dan data lainnya. arsip ini dikelola dandisimpan menggunakan alat perangkat elektronik, seperti komputer, server, dan dapat diakses mudah melalui teknologi informasi. 

Dari kedua pengarsipan tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing masing . Berikut kelebihan dan kekurangan dari pengarsipan digital dan tradisional.

• KELEBIHAN ARSIP TRADISIONAL

1. Tidak bergantung pada teknologi

Arsip fisik tidak memerlukan adanya teknologi. Arsip ini dikelola dengan memanfaatkan lemari atau filling cabinnet. Sehingga tidak memerluka orang yang berkeahlian khusus untuk mengelola arsip ini.

2. Simplicity

Lebih mudah diakses tanpa memerlukan keterampilam teknis atau perangkat khusus

3. Memudahkan dalam mengirim data fisik

Tidak perlu lagi mengubah bentuk ke data fisik ketika di perlukan pengiriman dokumen fisik. Sehingga menghemat banyak waktu dan pengeluaran.

• KEKURANGAN ARSIP TRADISIONAL

1. Memakan banyak ruang

kerena harus disimpan secara manual dengan menggunakan lemari, maka bila ada banyak arsip sangatlah memakan banyak ruang dalam penyimpanannya agar terorganisir dengan baik.

2. Akses lebih lambat

Pencarian dokumen akan lebih lambat dari arsip digital yang langsung tersedia dengan adanya kata kunci. sehingga ketika sedang terburu-butu maka akan lebih kesulitan dalam menemukan dokumen yang diinginkan, lalu pekerjaan yang lain pun tertunda. 

3. Kerusakan fisik

Dokumen fisik dapat rusak dan tidak ada backup data akibat bencana alam seperti kebakaran, banjir atau keausan normal seperti di makan rayap

4. Sulit diakses secara remote

Arsip fisik tidak memungkinkan untuk diakses dari lokasi yang jauh tanpa memindahkan fisik arsip tersebut

• KELEBIHAN ARSIP DIGITAL

1. Akses lebih mudah 

Akses digital dapat diakses kapan saja dan dimana saja, asalkan memiliki perangkat dan koneksi internet serta memiliki akses mengelola arsip tersebut semacam kata sandi. 

2. Penghematan ruang 

Tidak memerlukan ruang fisik yang besar untuk penyimpanan, karena data disimpan dalam media elektronik.(server, cloud, auau perangkat penyimpanan lainnya)

3. Pencarian yan efisien

Kalau sedang buru-buru, pusing sekali dihadapkan dengan banyaknya kertas yang harus dipilah. dengan adanya pengarsipan digital kita tak perlu lagi kehabisan waktu. Karena data dapat mudah dicari menggunakan kata kunci, mendata atau memfilter pencarian lainnya.

4. Keamanan terjamin

jangan khawatir dengan kemanan arsip digital. karena data dapat diamankan dengan sestem yang canggih seperti enkripsi, backup otomatis, dan kontrol akses

5. Penghematan biaya

Arsip digital mengurangi biaya yang berkaitan dengan penyimpanan fisik seperti pembelian banyak lemari kabnet atau ruangan khusus untuk pengarsipan yang mana pastinya memerlukan biaya perawatan setiap bulannya. kemudian arsip digital lebih tahan lama tanpa khawatir kerusakan arsip fisik.

• KEKURANGAN ARSIP DIGITAL 

1. Ketergantungan pada tekhnologi

dalam pengelolaan arsip digital diperlukankeahlian khusus di bidang IT. yang mana haru ada pelatihan dan khursus yang dilakukan oleh karyawan atau bagian pengarsipan. selain itu pengarsipan digital juga memerlukan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengaksesnya, serta dapat terpengaruh dengan kerusakan yang disebabkan oleh virus dan penggunaan yang asal-asalan serta  kerusakan tehnologi atau kegagalan sistem.

2. Keamanan dan privasi yang rentan

Jika tidak dijaga dengan baik , data digital bisa lebih rentan terhadap peretasan atau kebocoran data informasi. maka dari itu kita harus melakukan dua kali sistem pengamanan.

Jadi.. arsip tradisional lebih efektif untuk dokumen yang harus disimpan dalam bentuk fisik atau untuk kebutuhan jagka pendek dilingkungan yang tidak memiliki akses teknologi, sedangkan arsip digital lebih efektif dalam hal efisiensi waktu, pengelolaan,aksesibilitas, dan penyimpanan dalam jumlah yang besar. Nah.. jika inginkan keuntungan, keduanya bisa digabungkan loh. Adanya arsip digital untuk mempermudah pencarian data dan juga arsip tradisional untuk menyediakan data yang siap untuk dikirim atau diperlukan secara fisik.

jadi, kalian sudah tau belum metode pengarsipan apa yang tepat bagi organisasi atau instalasi kalian?

Semoga bermanfaat:)

Baca juga: Directing: Kunci Mencapai Tujuan Bersama