“Pemberian nota atau kuitansi sesuai dengan nilai transaki asli. Mohon maklum, terima kasih.”
Begitu bunyi sebuah tulisan yang terpampang dalam ruang kasir sebuah rumah makan di Ungaran, Jawa Tengah. Dilansir dari Kompas.com, sang pemilik mengaku ide itu bermula dari banyaknya pelanggan yang meminta nota kosong - yang sudah distempel dan ditandatangani. Kemudian suatu hari, dirinya menerima telepon yang ternyata berasal dari instansi yang melakukan audit. Dari sana, diketahui kalau nota kosong yang diminta oleh salah satu konsumennya itu digunakan untuk praktik markup. Semenjak itulah, sang pemilik menempel pengumuman itu.
Modus markup seperti ini pernah diulas oleh Tirto.id pada pemberitaanya berjudul ‘Modus-Modus Korupsi Receh’ pada akhir 2016 silam. Kala itu, Indonesia Corruption Watch (ICW) menengarai praktik seperti ini lazim terjadi di hampir setiap birokrasi pemerintah. Dari nota fiktif, tiket fiktif hingga kuitansi fiktif. Jumlah keuntungan yang diambil tak banyak, tapi yang namanya ‘sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit’. Karena jumlahnya terlalu kecil, praktik markup jarang sekali diungkap.
Diketahui salah satu faktor yang memicu munculnya korupsi kecil-kecilan ini adalah karena adanya kesempatan lantaran lemahnya sistem pengawasan internal. Sehingga seringkali pelaku sejak awal memang sudah niat untuk melakukan markup. Beruntung telah muncul metode pengadaan barang dan jasa melalui media digital, atau e-procurement. Di Indonesia, instansi pemerintah lebih sering menyebutnya dengan istilah LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik). Akhirnya, celah markup ini bisa diminimalisir.
Fenomena Markup di Lingkungan Perusahaan dan UMKM
Tapi bagaimana dengan perusahaan, khususnya UMKM? Memang proses pengadaan (procurement) kerapkali diwarnai praktik seperti markup dan hidden margin. Umumnya, tiap departemen atau divisi sebuah perusahaan memiliki kebutuhan pengadaan baik yang bersifat langsung (direct procurement) maupun tidak langsung (indirect procurement). Untuk mengontrol bocornya anggaran, sejumlah perusahaan telah membuat membuat prosedur yang sedemikian rupa.
Dimulai dari identifikasi kebutuhan, penentuan sumber barang atau daftar vendor, pemilihan vendor berdasarkan pertimbangan tertentu, pembuatan purchase order, monitoring barang yang dipesan, invoice verification, dan pembayaran. Sayangnya, mekanisme ini tidak benar-benar menutup celah markup. Perusahaan terkadang sulit melacak alokasi anggaran saking banyaknya pos-pos pengadaan yang harus dipenuhi sebelum akhirnya disetujui.
Keadaan itu lebih parah terjadi di UMKM. Berbeda dengan perusahaan yang manajemennya lebih tersistem. Selain belum bankable, ada sejumlah UMKM bahkan belum mampu menyajikan laporan pencatatan data transaksi yang layak. Sehingga meraka tidak dapat mengevaluasi performanya secara keseluruhan. Tidak jarang, ada pos-pos pengeluaran yang tidak terduga di tengah-tengah produksi, yang mungkin saja digunakan oleh oknumnya untuk melakukan praktik markup ini.
Memasuki era revolusi industri 4.0, digitalisasi mulai dilakukan hampir di semua segmen. Termasuk dalam proses pengadaan atau lebih dikenal dengan e-procurement. Sistem pengadaan online ini ditargetkan dapat menutupi kekurangan model pengadaan tradisional. Berbagai startup menghadirkan platform e-procurement. Di Indonesia, salah satu yang pionirnya adalah Mbizmarket.co.id
Mbizmarket Alternatif Pengadaan Online
“Ini end-to-end, bukan transactional platform. Jadi mulai dari membeli bahan baku, proses produksi, pemasaran, penjualan, hingga pembayaran vendor, semuanya dilakukan langsung dalam satu platform,” ujar CEO Mbiz Rizal Paramarta, dilansir dari technologue.id, saat peluncuran Mbizmarket, di Jakarta, Senin (22/4/2019).
Tidak hanya melayani instansi pemerintahan dan perusahaan, Mbizmarket juga siap mendukung akselerasi bisnis UMKM. Mbiz melihat proses digitalisasi pengadaan barang dan jasa efektif dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas dan kinerja perusahaan. “Kami ingin dampak positif tersebut juga dapat dirasakan oleh bisnis berbagai skala, termasuk usaha kecil dan menengah. Inilah yang mendorong kami memperluas jangkauan layanan dan manfaat dengan meluncurkan Mbizmarket,” jelas Chief Commercial Officer (CCO) Mbiz, Andik Duana Putra dilansir dari harianbhirawa.com, Rabu (15/5/2019).
Untuk lebih jauh melihat manfaat e-procurement melalui Mbizmarket.co.id, marilah kita simak ulasan berikut:
1. Belanja Pengadaan Lebih Efisien Dengan Sistem Terintegrasi
Dalam platformnya, Mbizmarket berusaha memberikan ruang ideal antara customer dan vendor. Ibarat pasar, puluhan ribu Stock Keeping Unit (SKU) produk dijajakan melalui sebuah katalog online. Tentunya, para penjual dijamin terpercaya dengan penawaran produk dengan pilihan harga terbaik. Fitur-fitur yang tersedia pun disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Adapun kategori produk yang dihadirkan terbilang lengkap. Dimulai dari agrikultur; elektronik, telekomunikasi; otomotif. transportasi; peralatan industri, mesin, bahan baku; pakaian, tekstil, aksesoris; olahraga, hobby, hiburan; kesehatan, kecantikan; peralatan kantor, penyimpanan; peralatan rumah tangga, penerangan, konstruksi; dan jasa. Sistem ini dipermudah dengan adanya filter urutan dari yang termurah atau termahal, serta rentang harga yang diinginkan oleh para customer.
Dari platform ini, para calon pembeli juga dapat melihat perbandingan harga pada satu halaman yang sama secara real time. Untuk kepentingan regulasi terkait perpajakan, Mbizmarket juga akan memberikan tanda apakah vendor penyedia barang dan jasa adalah Perusahaan Kena Pajak (PKP) atau bukan.
Sementara, bagi penyedia suplai atau peserta tender, e-procurement juga memberikan manfaat tersendiri. Persaingan bakal berjalan lebih terbuka, sehat, adil, tanpa adanya diskriminasi dan intervensi dari pihak mana pun.
2. Transaksi Aman dan Transparan
Tidak berbeda jauh dengan prosedur procurement konvensional perusahaan. Pembayaran akan diberikan kepada penjual setelah barang diterima dan tidak ada komplain. Hal ini juga diterapkan dalam sistem e-procurement Mbizmarket. Pembayaran baru akan diteruskan ke penjual setelah pesanan diterima pembeli. Ditambah, memastikan barang tiba di lokasi customer dengan aman dan tepat waktu. Dengan begitu, diharapkan dapat menghadirkan rasa aman dalam tiap transaksinya.
Selain itu, transparansi menjadi salah satu kelebihan yang ditawarkan Mbizmarket sebagai platform e-procurement. Sebelumnya, dalam sistem pengadaan tradisional, perusahaan terkadang sulit melacak alokasi anggaran saking banyaknya pos-pos pengadaan yang harus dipenuhi sebelum akhirnya disetujui. Akhirnya muncul ceruk berbahaya penyalahgunaan yang rawan dimanfaatkan.
Munculnya e-procurement yang menerapkan teknologi Blockchain, memiliki fungsi utama untuk menghindari hidden margin dan potensi mark-up informasi. Selain itu, seluruh data transaksi pengadaan tersimpan dalam platform dan dapat dilihat siapa pun yang terlibat dalam proses pengadaan. Hanya dengan sekali klik, Anda dapat melihat transaksi terdahulu, transaksi yang sedang diproses, bahkan rencana pembelian selanjutnya. Di samping itu, sistem pelacakan transaksi yang terpusat dapat memudahkan perusahaan dalam membuat laporan yang minim eror.
3. Minim Beban Kerja dan Budget
Awalnya, tahapan pengadaan barang dan jasa terbilang ribet dan membutuhkan waktu yang panjang. Tim pengadaan seringkali membutuhkan waktu berhari-hari untuk mendapatkan tanggapan ketika menyampaikan korespondensi kepada vendor.
Belum lagi, di dalam tahapan procurement itu, tidak hanya tim pengadaan saja yang terlibat. Bisa bersinggungan dengan divisi lain seperti keuangan dan hubungan masyarakat (humas). Seringkali waktu tim terbuang untuk mengoreksi kesalahan dokumen yang kian menumpuk.
Oleh karena itu, kehadiran sistem e-procurement sangat membantu sekali. Karena di dalamnya, sudah tersedia fasilitas e-catalog dan database vendor yang akan membantu pelanggan menghubungi vendor, tanpa harus menunggu berhari-hari untuk mendapatkan tanggapan.
Juga, segala informasi transaksi dan pemantauan pengiriman tersaji secara online. Sehingga kesalahan informasi pada dokumen akibat human error – seperti yang sering ditemukan dalam pengadaan manual – pun dapat diminimalkan. Dengan begini, penggunaan dokumen fisik bisa diminimalisir dan otomatis dapat memangkas biaya pengeluaran.
4. Membantu menganalisis pola pengadaan
Tidak hanya memudahkan membeli kebutuhan perusahaan semata. Dengan platform e-procurement milik Mbizmarket, nantinya akan memberikan histori data untuk memprediksi anggaran dan pengadaan jangka pendek dan jangka panjang. Pembuatan keputusan dalam pengadaan akan diserahkan melalui analisis data.
Pelaku transaksi pengadaan ke depannya dapat memanfaatkan data ini untuk melakukan evaluasi lebih lanjut dan analisis terkait kerja sama dengan vendor, analisis risiko, serta aspek lainnya yang berkaitan dengan implementasi pengadaan jangka panjang.
Dengan analisis ini akan membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih detil mengenai rantai suplainya. Gambaran tersebut kemudian dapat dimanfaatkan oleh staf pengadaan profesional dalam meningkatkan manajemen pengeluaran, mendeteksi potensi kecurangan, meminimalisasi risiko kerugian, serta mempromosikan strategi negosiasi yang lebih baik dan dapat menguntungkan kedua belah pihak.
5. Memberi UMKM untuk berpartisipasi sebagai vendor precurement
Mbizmarket juga membuka peluang para pelaku UMKM untuk mengembangkan bisnisnya dengan menjadi vendor penyedia barang atau jasa untuk keperluan e-procurement perusahaan lain.
Caranya cukup mudah. Dimulai dari mendaftar sebagai penjual di Mbizmarket.co.id, mendaftarkan produk, terima dan konfirmasi permintaan (RFQ) pembeli, lalu pembeli mengirimkan purchase order, kirim pesanan pembeli, dan terakhir, terima pembayaran.
Diharapkan dengan adanya Mbizmarket, para pelaku UMKM dapat memanfaatkan untuk melakukan ekpansi bisnis. Dengan demikian, angka penjualan mereka bisa meningkat dan bisnisnya pun naik kelas.
Ke depannya, perkembangan e-procurement akan terus berlanjut. Terdekat dengan diterapkannya teknologi big data, penyimpanan awan, kecerdasana buatan dan lain sebagainya. Dengan begitu, dapat meminimalisasi campur-tangan manusia dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Walakhir, saat sistem procurement yang digunakan benar-benar transparan, cepat, aman, dan praktis, diharapkan produktifitas perusahaan atau UMKM yang bersangkutan dapat meningkat. Performanya menjadi lebih baik dan semakin maju.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
