Apa itu WBS?
Apa pentingnya menggunakan WBS?
Bagaimana WBS memberikan dampak yang signifikan bagi keberlangsungan proyek?
Saya pernah menjadi moderator di sebuah acara bertajuk Industri 4.0, dengan Pak Christian Siboro sebagai pembicaranya. Saat itu saya masih kuliah tingkat 4 menyelesaikan tugas akhir atau skripsi saya. Saya dan Pak Chris banyak berbincang waktu itu. Salah satu obrolan yang saya ingat adalah beliau bertanya apa fokus studi saya, dan saya bilang "Project Management". Kemudian beliau memberikan saya sebuah ilmu baru "Project Management itu yang penting punya BMW".
"Biaya, Mutu, Waktu" lanjut beliau.
Biaya, Mutu, dan Waktu merupakan constraint yang perlu diperhatikan dalam menjalankan proyek, umumnya juga disebut triple constraint. Kalau berdasarkan Project Management Body of Knowledge (PMBoK) sendiri, sebetulnya ada 6 constraint yang terdiri dari cost, scope, schedule, resource, risk, dan requirement. Sehingga bisa dikatakan memang BMW salah 3 dari apa yang disebutkan PMBoK.
Dalam proyek, 6 constraint tersebut diperhatikan terus mulai dari perencanaan sampai dengan eksekusi, bahkan sampai tracking progress proyek. Ini dilakukan agar tim proyek paham tentang apakah proyek mereka sudah align atau sesuai dengan apa yang mereka rencanakan? Atau justru melenceng? Kalau melenceng, berapa jauh melencengnya? Ini semua dapat dilakukan perhitungannya sendiri.
Agar hal tersebut dapat dilakukan project team dapat menggunakan WBS atau Work Breakdown Structure, yang dibuat pada saat perencanaan proyek. Sesuai namanya, WBS sendiri merupakan sebuah struktur hierarki yang menjabarkan deliverables yang harus dibuat oleh tim proyek.
Dari WBS, nantinya tim proyek dapat menjabarkan aktivitas-aktivitas apa saja yang dilakukan, sehingga dapat digunakan untuk membuat schedule, kemudian pengalokasian sumber daya juga dapat dilakukan tepat guna dan tepat sasaran karena tim proyek sudah memiliki gambaran yang jelas terkait keseluruhan aktivitas proyek. Tidak hanya itu, tim proyek dapat membuat cost estimation untuk masing-masing aktivitas proyek yang sudah dijabarkan (dapat menggunakan beberapa cara, salah satunya cost aggregation).
Kemudian, yang tidak kalah penting adalah bagaimana tim proyek dapat melakukan tracking progress, pada saat proyek sudah berjalan. Ini dilakukan dalam upaya melihat performansi proyek. Sederhana nya, ini bisa dilakukan dengan melihat deliverables mana saja yang sudah diselesaikan (jika sudah), dan berapa persen pengerjaannya (jika belum). Sehingga pada saat pelaporan (weekly atau monthly progress), tim proyek dapat menjabarkan dengan jelas sudah berapa persen progres proyek dengan menjabarkan apa saja yang sedang dikerjakan dan apa yang sudah selesai.
Hal ini, tentu saja untuk mengurangi dampak dari kegagalan proyek karena proyek tim tidak tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang harus diselesaikan. Dengan WBS, tim proyek dapat dengan gamblang dan jelas melakukan PDCA (Plan-Do-Check-Action) sehingga keterlambatan dan kelebihan biaya proyek dapat diminimalisasi.
