Tahapan ini bertujuan untuk mengevaluasi kondisi awal instansi, dengan membandingkan sistem yang sudah ada dengan persyaratan ISO 9001:2015. Gap analysis membantu mengidentifikasi:
- Proses-proses yang sudah sesuai dengan standar.
- Proses yang membutuhkan perubahan atau perbaikan.
- Celah (gap) dalam prosedur, dokumentasi, dan pelaksanaan yang harus diatasi.
Output dari tahap ini biasanya berupa rencana kerja atau roadmap penerapan ISO 9001:2015.
4. Penentuan Ruang Lingkup SMM
Instansi pemerintah harus menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu yang akan diterapkan. Ini mencakup:
- Fungsi, layanan, atau kegiatan yang akan menjadi fokus dalam penerapan ISO.
- Penentuan batasan ruang lingkup, seperti unit kerja tertentu atau seluruh instansi. Ruang lingkup harus didokumentasikan dengan jelas dan dapat diverifikasi selama proses sertifikasi.
5. Penyusunan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
ISO 9001:2015 mengharuskan instansi memiliki kebijakan mutu dan sasaran mutu yang selaras dengan tujuan organisasi. Langkah ini mencakup:
- Merumuskan kebijakan mutu yang menggambarkan komitmen instansi terhadap kualitas pelayanan publik.
- Menetapkan sasaran mutu yang spesifik, terukur, relevan, dan berbatas waktu (SMART).
- Mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu kepada seluruh pegawai.
6. Pengembangan dan Dokumentasi Sistem
Tahapan ini melibatkan pembuatan dan penyempurnaan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu. Beberapa dokumen penting meliputi:
- Manual Mutu: Gambaran umum tentang sistem manajemen mutu yang diterapkan.
- Prosedur Operasional Standar (POS): Panduan detail untuk setiap proses kerja.
- Instruksi Kerja: Langkah-langkah spesifik untuk tugas tertentu.
- Formulir dan Rekaman: Dokumen untuk mencatat hasil atau bukti pelaksanaan sistem.
Dokumentasi harus disesuaikan dengan kebutuhan instansi dan mudah dipahami oleh seluruh pegawai.
7. Implementasi Sistem
Setelah sistem dirancang dan didokumentasikan, langkah berikutnya adalah mengimplementasikan sistem di seluruh unit kerja. Implementasi meliputi:
- Sosialisasi sistem kepada pegawai.
- Penerapan prosedur dan kebijakan yang telah disusun.
- Pencatatan data dan rekaman mutu sebagai bukti pelaksanaan.
