Manfaat penggunaan Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah atau yang lebih dikenal dengan ARKAS dalam rangka melakukan perencanaan dan pelaporan dana BOSP di Satuan Pendidikan sudah tidak dapat diragukan lagi. Selain memiliki segudang manfaat, penggunaan ARKAS pun sudah diwajibkan dalam tata kelola dana BOSP.
Berdasarkan Permendikbud No. 63 Tahun 2022, pada Lampiran II terkait Teknis Pengelolaan Dana BOSP, ARKAS digunakan dimulai dari tahapan perencanaan dan penganggaran, tahapan pelaksanaan dan penatausahaan, serta tahapan pelaporan dan pertanggungjawaban dana BOSP.
Tahapan perencanaan dan penganggaran Dana BOSP, dilakukan sebelum Satuan Pendidikan menggunakan dana BOSP. Perencanaan anggaran dana BOSP pada Satuan Pendidikan disusun dalam satu tahun anggaran dalam bentuk dokumen RKAS (Rencana Kerja Anggaran Sekolah). Penyusunan dokumen RKAS ini dilakukan berdasarkan hasil evaluasi diri pada profil Satuan Pendidikan dan Prioritas kebutuhan Satuan Pendidikan. Tujuan Satuan Pendidikan menyusun dokumen RKAS adalah untuk menentukan komponen penggunaan Dana BOSP yang digunakan, rincian komponen pembiayaan yang dibutuhkan, rincian barang/jasa kebutuhan, dan satuan harga dan volume yang menjadi basis penganggaran. Dalam penyusunan dokumen RKAS, harus dilakukan melalui rapat penyusunan dokumen RKAS dengan melibatkan warga satuan pendidikan dan komite sekolah, selanjutnya hasil penyusunan dokumen RKAS di input/dituangkan ke dalam ARKAS.
Dengan menggunakan ARKAS, Satuan Pendidikan terbantu dalam merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun anggaran, serta dapat mengurangi kelalaian dalam pelaksanaan kegiatan, karena dalam penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya di awal tahun.
Selanjutnya, pada tahapan pelaksanaan penatausahaan Dana BOSP, penggunaan dana dilaksanakan oleh Satuan Pendidikan sesuai dengan dokumen perencanaan dan penganggaran Dana BOSP yang telah di input pada ARKAS. Setiap penggunaan dana BOSP oleh Satuan Pendidikan dicatat secara lengkap yang disertai dengan bukti-bukti pendukung, termasuk dokumentasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Setiap penggunaan dana yang telah dilakukan oleh Satuan Pendidikan di input ke dalam sistem aplikasi rencana kegiatan dan anggaran Satuan Pendidikan yang disediakan oleh Kementerian. Penginputan penggunaan dana dalam sistem aplikasi rencana kegiatan dan anggaran Satuan Pendidikan dapat dilakukan setiap waktu oleh Satuan Pendidikan.
Dalam proses pelaksanaan penatausahaan, ARKAS dapat menjadi acuan Satuan Pendidikan dalam melengkapi bukti pendukung penggunaan Dana BOSP, sehingga lebih aman dalam penggunaan dana yang akuntabel serta transparan.
Untuk tahapan pelaporan dan pertanggungjawaban Dana BOSP, pelaporan dan pertanggungjawaban Dana BOS ini disusun berdasarkan pada hasil pelaksanaan penatausahaan Dana BOSP. Pelaporan dan pertanggungjawaban termasuk pemeriksaan dan verifikasi atas penyelesaian pengadaan barang/jasa dan penggunaan dana tahun berkenaan. Bentuk dokumen laporan dan pertanggungjawaban tercantum dalam sistem aplikasi ARKAS. Laporan dan pertanggungjawaban Dana harus diverifikasi, divalidasi, dan disampaikan oleh Satuan Pendidikan melalui ARKAS. Satuan Pendidikan bersedia diaudit sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan terhadap laporan dan pertanggungjawaban dana Satuan Pendidikan.
Penggunaan Dana BOSP tidak lepas dari pertanggungjawaban laporan penggunaan dana yang wajib dipenuhi oleh Satuan Pendidikan, yang di mana untuk proses pemenuhan pertanggungjawaban ini harus dilaporkan melalui aplikasi ARKAS. Dengan begitu proses pelaporan penggunaan dana dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan.
Pada saat melakukan Penganggaran dan Penatausahaan, Satuan Pendidikan dapat melakukan pergeseran maupun perubahan anggaran. Untuk Pergeseran dengan ketentuan:
- Penganggaran dilakukan satu kali untuk satu tahun anggaran
- Penyusunan dokumen RKAS dilakukan berdasarkan kebutuhan Satuan Pendidikan dan hasil evaluasi diri pada profil Satuan Pendidikan
- Pada tahap ini, satuan pendidikan harus membuat perencanaan kegiatan detail sampai ke nominal kegiatan (termasuk pajak, biaya administrasi dan ongkos kirim)
- Kertas Kerja yang sudah disahkan disebut RKAS
Sedangkan untuk perubahan dapat dilakukan dengan ketentuan:
- Pada tahapan ini, satuan pendidikan dapat mencatatkan realisasi pembelanjaan secara kronologis sesuai dengan yang telah diinput pada tahap penganggaran
- Penatausahaan dilakukan setiap bulan secara berurutan
- Jika pembelanjaan tidak terjadi pada bulan yang sudah direncanakan, maka kegiatan tersebut dapat direalisasikan ke bulan berikutnya. Namun, tidak bisa dimajukan ke bulan sebelumnya kecuali satdik melakukan revisi RKAS (Pergeseran & Perubahan)
- Jika harga barang yang dianggarkan lebih rendah dari realisasi, maka selisihnya perlu untuk dianggarkan ulang.
Dengan berbagai fungsi dan fitur yang sudah dijelaskan sebelumnya dalam menggunakan ARKAS, maka dalam proses perencanaan dan penganggaran, pelaksanaan penatausahaan, serta pelaporan dan pertanggungjawaban penggunaan Dana BOSP sangat membantu.
